Przede wszystkim należy ustalić, co chce się osiągnąć poprzez spotkanie. Może ono służyć uzyskaniu lub przekazaniu informacji, podjęciu wspólnej decyzji, czy rozwiązaniu problemu. Jeśli temat, który ma być poruszony dotyczy sprawy osobistej pracownika , lepiej omówić go w cztery oczy. Jeśli celem spotkania jest rozwiązanie jakiegoś problemu lub podjecie ważnej decyzji – nie należy zapraszać więcej niż 8 osób. Więcej może wziąć udział w „burzy mózgów”. Jeśli spotkanie służy tylko przekazaniu informacji (np. prezentacja projektu – przekaz jednostronny) - może w nim uczestniczyć dowolna liczba osób.
Przed spotkaniem należy ustalić, w jakiej formie ma się ono odbyć, jak skutecznie powiadomić o nim pracowników, trzeba też wyznaczyć termin i miejsce dogodne dla większości uczestników. Należy odpowiednio wyposażyć miejsce spotkania, przydzielić poszczególnym uczestnikom określoną rolę. Pomocny może okazać się schematyczny program spotkania, który warto rozesłać wcześniej uczestnikom. Istotne jest, aby zaplanować czas trwania zebrania - rozpocząć i zakończyć je punktualnie, a w trakcie kontrolować jego przebieg, aby nie wymknął się spod kontroli. Aby zebranie przyniosło oczekiwane rezultaty, ktoś powinien robić notatki. Na końcu należy podsumować spotkanie, zapisać podjęte decyzje i ustalenia, a następnie przekazać je wszystkim uczestnikom. Na podstawie notatek można sporządzić plan działania, zawierający zadania do wykonania, zakres odpowiedzialności i terminy ich wykonania.