Pytanie
Czy spółka z o.o. będąca dużym podatnikiem, prowadząca pełną księgowość wg przepisów o rachunkowości, jest zobligowana do wprowadzenia do polityki rachunkowości zasad tworzenia plików JPK (jednolitych plików kontrolnych)?
Spółka uważa, że są to sprawy podatkowe nie wymagające odpowiednich zapisów w polityce rachunkowości, tym bardziej że te zasady/wymogi zmieniają się dość często i są one określone/aktualizowane np. na stronie Ministerstwa.
Odpowiedź
Zmiany związane z wprowadzeniem przepisów dotyczących jednolitego pliku kontrolnego (JPK) nie mają co do zasady wpływu na sposób przetwarzania i przechowywania danych finansowo-księgowych, a tym samym nie powinny mieć wpływu na politykę rachunkowości spółki. Tym bardziej spółka nie ma obowiązku wprowadzenia do swojej polityki rachunkowości zasad tworzenia plików JPK.
Przy implementacji przepisów dotyczących JPK warto zwrócić jednak uwagę, że:
- często polityka rachunkowości przewiduje prowadzenie wielu dzienników, a wtedy wprowadzając standardy JPK trzeba upewnić się, że istnieją uzgodnione sposoby ich identyfikacji;
- przedsiębiorstwa deklarujące rozliczenie VAT w cyklach kwartalnych są zobowiązane do przesyłania pliku JPK_VAT w okresach miesięcznych, co może zmienić organizację wprowadzania i weryfikacji danych VAT;
- dane księgowe mogą być podawane w walucie innej niż PLN, z tym że niektóre dane muszą być przeliczane na PLN, a wtedy może się okazać, że sposób przeliczenia walut wymaga doprecyzowań w polityce rachunkowości.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
