Jak zauważa Stanisław Koc w komentarzu praktycznym "Roczne zamknięcie ksiąg rachunkowych" opublikowanym w Vademecum Głównego Ksiegowego, od 1 stycznia 2009 r. może to być także biuro rachunkowe lub wyspecjalizowana jednostka.
Oddanie do archiwum własnego lub prowadzonego usługowo przez wyspecjalizowaną jednostkę poprzedza uprzednie uporządkowanie dowodów księgowych w podziale na miesiące, jak również urządzeń składających się na księgi rachunkowe zarówno prowadzonych przy użyciu komputera, jak i tradycyjnie. Nie wymagają odkładania do archiwum księgi pomocnicze (analityka); mogą one być wykorzystane do prowadzenia ksiąg rachunkowych kolejnego roku obrotowego, pod warunkiem wyraźnego rozgraniczenia sald i obrotów, dotyczących kolejnych lat.
Sposób przechowywania w archiwum dokumentacji księgowej, która obejmuje m.in.:
- dowody księgowe i dokumentację inwentaryzacyjną,
- księgi rachunkowe (dzienniki, konta księgi głównej, zestawienia obrotów i sald),
- sprawozdania finansowe,
powinien umożliwić łatwe dotarcie do poszukiwanych dowodów lub ksiąg a także chronić przed niedozwolonymi zmianami ich treści, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, a także uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci, w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych, oznaczone określeniem nazwy ich rodzaju (kasowe, bankowe itp.) oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze odpowiednio oprawia się, aby uniemożliwić ich pomieszanie lub zagubienie.
Możliwe jest też przeniesienie treści dowodów księgowych za rok obrotowy, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, na inne nośniki danych (płyty CD, pamięć USB) lub mikrofilmy, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów przez czas nie krótszy od wymaganego okresu przechowywania, pod warunkiem posiadania sprawnych urządzeń umożliwiających odtworzenie dowodów w postaci wydruków. Rozwiązanie takie nie może jednak być stosowane do dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, umów o powierzeniu odpowiedzialności majątkowej za składniki aktywów oraz innych ważnych umów i dokumentów określonych przez kierownika jednostki.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polega m.in. na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze odpowiednich środków ochrony zewnętrznej oraz na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych. Zabezpieczenie danych ma na celu zapewnienie trwałości zapisów danych objętych księgami rachunkowymi przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych (5 lat), a także ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, dzięki stosowaniu właściwych rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Jeśli system ochrony danych księgowych, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie spełnia tych wymagań, to na koniec roku obrotowego następuje wydruk ksiąg rachunkowych. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez okres nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu, natomiast - zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości - pozostałe zbiory dokumentacji księgowej przechowywane są przez co najmniej:
1) 5 lat:
- księgi rachunkowe,
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – jeżeli okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, nie jest dłuższy,
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym lub podatkowym – licząc od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumenty inwentaryzacyjne i pozostałe dowody księgowe;
2) 1 rok - dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – licząc terminu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.
Dowody księgowe dotyczą dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
Wskazane powyżej okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
W myśl art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Praktycznie wyznacza to dla dowodów księgowych 5-letni okres ich przechowywania, o ile ustawa nie określa dla nich dłuższego okresu archiwizowania.
| Dowiedz się więcej z książki | |
 |
Zmiany w ustawie o rachunkowości + Ustawa o rachunkowości. Komentarz
|