Zakupu środków trwałych nie udokumentujemy paragonem

Brak jest możliwości dokumentowania paragonami zakupu środków trwałych i wyposażenia. Należy uzyskać od sprzedawcy inny dowód księgowy (fakturę, rachunek lub chociaż umowę sprzedaży z pokwitowaniem zapłaty), ale nie jest konieczne posiadanie tej dokumentacji na dzień przyjęcia środka trwałego do używania - wyjasnia ekspert Vademecum Głównego Księgowego.

Pytanie

Czy przedsiębiorca może zaliczyć do wyposażenia i środków trwałych urządzenia zakupione na podstawie paragonu przed rozpoczęciem działalności gospodarczej?

Odpowiedź

Paragon nie wystarcza do ujęcia wydatków na zakup wyposażenia i środków trwałych.

Uzasadnienie

W zasadzie brak innego niż paragon dowodu zakupu nie przesądza o możliwości ujawnienia na jego podstawie środka trwałego czy ujęcia wyposażenia. Wynika zeń bowiem cena nabycia (art. 22g ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f.). Niemniej jednak takie postępowanie byłoby niezgodne z przepisami o dowodach księgowych. Zgodnie bowiem z § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów paragonami może być dokumentowany jedynie:

- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych (zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru),

- zakup za granicą na paliwa i olejów

Brak więc możliwości dokumentowania paragonami zakupu środków trwałych i wyposażenia. Należałoby zatem uzyskać od sprzedawcy inny dowód księgowy (fakturę, rachunek lub chociaż umowę sprzedaży z pokwitowaniem zapłaty). Proszę zauważyć przy tym, że nie jest konieczne posiadanie tej dokumentacji na dzień przyjęcia środka trwałego do używania. Można więc rozpocząć amortyzację, nie posiadając rachunku czy faktury. Dokument ten służy bowiem jedynie celom dowodowym. Możliwe w szczególności jest wprowadzenie środka trwałego na podstawie paragonu (czy nawet dokumentu magazynowego wydania albo zamówienia internetowego) o ile podatnik końcowo uzyska potwierdzający wydatki dowód księgowy.

Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji ministra finansów z 24 marca 2010 r., ITPB1/415-28/10/PSZ.