Wydatki związane z podróżami służbowymi

Jeżeli przedmiotowy wydatek nie został zaakceptowany przez kierownika jednostki, jako wydatek uzasadniony i niezbędny do odbycia podróży służbowej, a pracownik ponosi z tego tytułu koszt (tak, jakby od razu poniósł wydatek z własnych środków) to jednostka nie ma obowiązku w ogóle ujmować tej faktury w ewidencji księgowej. Fakt, że za ten wydatek pracownik dokonał płatności kartą firmową, a więc dokonał płatności ze środków firmy, będzie mieć swoje odzwierciedlenie w rozliczeniu delegacji, gdzie kwota wydatkowana jako nieuzasadniona będzie potracona z należności pracownika z tytułu delegacji (diety, nocleg, itp.) lub zwrócona przez niego do kasy.

Natomiast w przypadku, gdyby kierownik jednostki zdecydował jednak o zwrocie pracownikowi przedmiotowego wydatku, wówczas taki zwrot traktowany byłby dla pracownika jako uzyskany przychód, podlegający opodatkowaniu i od którego należałoby odprowadzić składki ZUS - jak w przypadku wynagrodzenia.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) - dalej r.k.p.s. - z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1) przejazdów;

2) noclegów;

3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej;

4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższy pkt 4 mówi o zwrocie wydatków uzasadnionych, co wskazuje na brak obowiązku zwrotu wszystkich wydatków poniesionych przez pracownika w trakcie delegacji, a więc również prywatnych.

Warto zwrócić uwagę, że według art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.; Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wartość owych nieodpłatnych świadczeń ustala się - jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu (art. 11 ust. 2a pkt 2 u.p.d.o.f.).

Przykłady:

W związku z powyższym w przypadku nie dokonywania zwrotu wydatku za przedmiotową fakturę, jednostka nie ujmuje jej w kosztach, a płatność dokonaną kartą ujmuje na koncie rozrachunków z pracownikami:

Wn konto 234 Inne rozrachunki z pracownikami

Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy.

A zwrot nieuzasadnionego wydatku odbędzie się albo do kasy (wpłata) albo zostanie potracony z wynagrodzenia, np.:

Wn konto 101 Kasa krajowych środków pieniężnych

Ma konto 234 Inne rozrachunki z pracownikami

lub

Wn konto 231 Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń

Ma konto 234 Inne rozrachunki z pracownikami.

W przypadku, gdyby jednostka postanowiła zwrócić pracownikowi wydatek (w sytuacji, gdyby uznała konieczność tego kosztu, np. jako spotkanie służbowe z kontrahentem), wówczas ewidencja odbyłaby się w następujący sposób:

1. Zaksięgowanie nieodpłatnego świadczenia:

Wn konto 404 Wynagrodzenia (bezosobowe)

Ma konto 241 Rozliczenie wynagrodzeń

- faktura:

Wn konto 241 Rozliczenie wynagrodzeń

Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi

- zapłata kartą (wyciąg bankowy):

Wn konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi

Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy

- zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:

Wn konto 241 Rozliczenie wynagrodzeń

Ma konto 226 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych