Wydatki na autostradę powinny być zwracane poza kilometrówką

Wydatki na autostradę i parking nie są kosztem przejazdu (dojazdu), wobec czego powinny być zwracane poza kilometrówką w pełnej wysokości. Kwota zwrócona pracownikowi z tego tytułu jest objęta zwolnieniem od podatku i składek ZUS - wyjasnia ekspert Vademecum Głównego Księgowego.

Pytanie

Jak rozliczyć podatkowo wydatki na autostrady i parkingi poniesione przez pracowników podczas delegacji służbowych?

Rozporządzenie dotyczące podróży służbowych opłat za autostrady i parkingi nie klasyfikuje do wydatków związanych z używaniem samochodu, więc można założyć, że powinny być one zwrócone pracownikowi w całości bez ograniczenia do wysokości ewidencji przebiegu pojazdu.

Czy takie podejście jest poprawne?

Czy przedsiębiorca wynajmując samochód osobowy od innego podmiotu, ma obowiązek uwzględniać koszty parkingów, autostrad w grupie kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodu tylko do wysokości kilometrówki, czy może je traktować jako koszt firmy w momencie poniesienia?

Odpowiedź

Wydatki na autostradę i parking nie są kosztem przejazdu (dojazdu), wobec czego powinny być zwracane poza kilometrówką w pełnej wysokości. Kwota zwrócona pracownikowi z tego tytułu jest objęta zwolnieniem od podatku i składek ZUS.

Uzasadnienie

W myśl art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie zaś z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – dalej r.p.s., z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W treści § 4 r.p.s. czytamy, że pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

W efekcie uznać należy, że w rozumieniu r.p.s. autostrada i parking nie są to ani koszty przejazdu, ani dojazdu, tylko inne udokumentowane wydatki. Tym samym nie mogą być one rozliczane w ramach kilometrówki, bo ta została przewidziana dla rozliczania kosztów przejazdu, a jest to odrębna kategoria świadczeń w rozumieniu r.p.s.

Tym samym autostrada i parking mogą być zwracane w pełnej wysokości, jeżeli tylko zostaną udokumentowane (wystarczą kwity). Nielimitowany charakter wydatku powoduje, że wypłacona kwota z tego tytuł korzysta ze zwolnienia od podatku i składek ZUS odpowiednio na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Uwagi

Mimo, że r.p.s. obowiązuje od 2013 r., wciąż niektórym organom podatkowym zdarza się twierdzić, że autostrada i parking powinny być rozliczane w ramach kilometrówki, ale stanowisko to nie znajduje obecnie ani uzasadnienia prawnego, ani logicznego.