Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy Podatkowego

W działalności gospodarczej wykorzystuję samochód osobowy na podstawie umowy najmu, do którego prowadzę ewidencję przebiegu pojazdu. Paliwo do tego samochodu jest tankowane z wykorzystaniem karty paliwowej. Na paliwo zatankowane w danym miesiącu otrzymuję fakturę od emitenta karty w miesiącu następnym. W treści faktury wpisane jest: „transakcje z kart wg załącznika”, gdzie w załączniku wykazane są wszystkie tankowania w poprzednim miesiącu.

Jak prawidłowo rozliczyć tę fakturę?

Kiedy powinienem ująć w kosztach podatkowych ww. wydatki (oczywiście w ramach „kilometrówki”), czy z datą wystawienia faktury od emitenta karty paliwowej czy z datą tankowań paliwa do samochodu, czy w inny sposób?

Odpowiedź:

Wydatki na zakup paliwa poniesione przykładowo w październiku, udokumentowane fakturą wystawioną w listopadzie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w listopadzie, zgodnie z datą  wystawienia faktury.

Uzasadnienie:

W przypadku samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych (w niniejszym przypadku użytkowanego na podstawie umowy najmu) wydatki związane z jego eksploatacją przedsiębiorca rozlicza w kosztach podatkowych na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z poźn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. Z powołanego przepisu wynika, że możliwość zaliczania ich do kosztów jest ograniczona i wyznacza ją wysokość kwoty będącej iloczynem ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i stawki za 1 km przebiegu pojazdu, czyli z tzw. kilometrówki.

Faktyczny przebieg samochodu osobowego powinien zostać udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. Co jednak istotne sama ewidencja przebiegu pojazdu nie stanowi jednak dowodu potwierdzającego poniesienie wydatku. Wartość z niej wynikająca określa tylko limit wydatków, które można zaliczyć w ciężar kosztów. Natomiast kosztem podatkowym mogą być jedynie w wyznaczonym przez ww. ewidencję limicie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z samochodem osobowym, dla którego jest ona prowadzona.

Jak zaś wynika z art. 22 ust. 5c i ust. 6b u.p.d.o.f., pośrednie koszty uzyskania przychodów (do których należy zaliczyć wydatki na paliwo zużywane do napędu samochodu) są potrącalne w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W pytaniu wskazano, że faktura dokumentująca poniesione w danym miesiącu wydatki na paliwo jest wystawiana w miesiącu następnym. Powyższe w mojej ocenia oznacza, że wydatki na zakup paliwa poniesione przykładowo w październiku, udokumentowane fakturą wystawioną w listopadzie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w listopadzie, zgodnie z datą wystawienia faktury.

O tym zaś w jakiej wysokości ww. wydatki będą ujęte w kosztach wskazuje ewidencja przebiegu pojazdu dotycząca jazd zrealizowanych w listopadzie.

Marek Jurek, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego

Odpowiedzi udzielono 18 listopada 2014 r.