W jaki sposób ująć w kosztach wydatki na modernizację budynku, jeśli część prac podlegała zgłoszeniu?

Ekspert Vademecum Doradcy Podatkowego odpowiada na pytanie Użytkownika programu:Podatnik zakupił budynek na potrzeby działalności gospodarczej (PKPiR). Oddał go do użytkowania i wprowadził do ewidencji środków trwałych. Następnie dokonał jego remontu. Wydatki remontowe zaliczył do bieżących kosztów uzyskania przychodu. Następnie okazało się, że kontrahent wymaga przedstawienia odbioru technicznego budynku. W tym celu podatnik dokonał zgłoszenia robót remontowych niewymagających pozwolenia na budowę: zmniejszenie wrót garażowych, wykonanie posadzki w miejscu, gdzie jej nie było, wymiany okien drewnianych na PCV, zamurowanie 3 okien i drzwi, ocieplenie budynku i wyrównanie podłogi.Czy takie zgłoszenie powoduje, że dokonane wydatki remontowe zostaną potraktowane jako wydatki modernizacyjne lub adaptacyjne i powinny zostać wyksięgowane z bieżących kosztów w PKPiR?Budynek pierwotnie w ewidencji budynków widniał jako budynek inwentarski. W tej chwili zmieni się jego przeznaczenie na budynek biurowo-magazynowy. Nie wydano pozwolenia na budowę lub przebudowę budynku.

Odpowiedź:

Fakt, że wykonanie niektórych robót jest objęte zgłoszeniem, nie przesądza o tym, czy wydatki na te cele na gruncie podatku dochodowego należy uznać za remont lub modernizację.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie Vademecum Doradcy Podatkowego Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów

Uzasadnienie:

Podział robót budowlanych na remont lub modernizację ma istotne znaczenia z punktu widzenia zasad rozliczania kosztów podatkowych. W zależności bowiem od tego, które z ww. zdarzeń miało miejsce (remont czy modernizacja), wydatki na te cele podlegać będą bezpośredniemu lub pośredniemu (przez odpisy amortyzacyjne) zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu.
Ponieważ ustawy z dnia 22 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. nie zawiera definicji remontu, powszechną praktyką stało się odwoływanie do ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 290 z późn. zm.) - dalej p.b.
Zgodnie z art. 3 pkt 8 p.b., remont to wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. W związku z powyższym za remont środka trwałego należy uznać wszystkie nakłady związane z podtrzymaniem bądź odtworzeniem wartości użytkowej środka trwałego – stanu pierwotnego, poprzez np. naprawę czy wymianę zużytych elementów, o ile nie zmienia to charakteru oraz funkcji danego środka trwałego. Przy czym konserwacja traktowana jest podobnie jak remont. Działania konserwacyjne mają na celu zachowanie i zabezpieczenie należytego stanu technicznego, czyli stanu pierwotnego, zapobieganie zniszczeniu oraz umożliwienie korzystania z danego środka trwałego zgodnie z jego przeznaczeniem, nie powodując zmiany jego zastosowania czy funkcji.
Z kolei art. 22g ust. 17 u.p.d.o.f., określa, że ulepszenie (modernizacja) środka trwałego następuje:
- poprzez przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację,
- gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł,
- gdy poniesione wydatki powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
Modernizacją środka trwałego jest zatem jego ulepszenie polegające na jego unowocześnieniu, poprawieniu stanu i zmiany jego cech bądź przystosowaniu danego środka trwałego w celu zmiany jego przeznaczenia i pełnionej funkcji. Efektem ulepszenia jest zwiększenie wartości użytkowej składnika majątku.
Tak więc za modernizację środka trwałego należy uznać wydatki poniesione w celu podniesienia standardu składnika majątku, poprawy jego funkcjonalności, jego rozbudowy (powiększenia w przypadku budynków), a także zmiany jego cech i właściwości poprzez np. adaptację do pełnienia innej, nowej funkcji, co w efekcie prowadzi do zwiększenia wartości.
W praktyce dokonanie rozgraniczenia pomiędzy poszczególnymi wydatkami wywołuje wiele wątpliwości interpretacyjnych. Należy jednak zauważyć, że za remont uznaje się nakłady mające na celu przywrócenie środkowi trwałemu stanu z dnia przekazania środka trwałego do używania. Jeżeli jednak podatnik kupi stary i w złym stanie technicznym budynek i dokona jego „remontu” – w istocie podatnik dokona modernizacji, ponieważ ulepszy go w stosunku do stanu z dnia przekazania do używania.
Urzędy skarbowe wskazują, że przy ocenie przedmiotowych wydatków należy brać pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny, mające wpływ na sposób i środki realizowania robót tym pojęciem objętych. W ujęciu podatkowym należy także zauważyć, że pewne unowocześnienie środka trwałego w wyniku poddania go pracom remontowym przy zastosowaniu materiałów nowej generacji nie musi być równoznaczne z jego ulepszeniem.
Wskazać ponadto należy, że niektóre roboty związane czy to z remontem, czy to modernizacją budynku wymagają na gruncie u.p.b. jedynie zgłoszenia robót a na inne jest potrzebne pozwolenie na budowę. Przy czym pewne prac nieobjęte obowiązkiem zgłoszenia, na gruncie u.p.d.o.f. mogą być zaliczone do modernizacji (np. ocieplenie budynku czy niektóre prace adaptacyjne). Innymi słowy kwalifikacja prac na gruncie p.b. do podlegających zgłoszeniu lub nie nie przesądza, że dla celów podatku dochodowego będą to wydatki na modernizacyjne lub remontowe.
W mojej ocenie opierając się na rozumieniu pojęć „remont” i „modernizacja” dla celów podatkowych, koszty poniesione na zmniejszenie wrót garażowych, zamurowano niektórych otworów okiennych i drzwiowych, ocieplenie budynku i wykonanie posadzki w miejscu, gdzie jej nie było czy jej wyrównanie, to wydatki modernizacyjne (ujmowane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne), natomiast wymiana okien drewnianych na PCV to wydatek remontowy (zaliczany do kosztów bezpośrednio, w momencie poniesienia).
W sytuacji zaś, gdy w odniesieniu do danego środka trwałego (budynku) równocześnie prowadzone są prace remontowe oraz powodujące jego ulepszenie, konieczne jest rozliczenie wartości poszczególnych robót w taki sposób, aby możliwe było rozróżnienie obu rodzajów wydatków. Faktem jest, że w praktyce mogą pojawić się problemy z podziałem ponoszonych wydatków na wskazane kategorie. Przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że to na nim spoczywa obowiązek właściwego ich udokumentowania z rozgraniczeniem na zaliczane do kosztów remontu i związane z ulepszeniem. Z tego względu podatnik powinien prowadzić odpowiednie ewidencje umożliwiające rozdzielenie kosztów remontu i ulepszenia, w formie np. odrębnych dokumentacji prowadzonych prac czy szczegółowych kosztorysów sporządzonych w rozbiciu na poszczególne prace.
Jeżeli jednak przedsiębiorca po zakończeniu prac nie będzie dysponował takimi dokumentami, powinien zwrócić się do biegłego z właściwego zakresu, który oszacuje na podstawie zbiorczych wydatków wartość kosztów przypadających na remont i ulepszenie.

Marek Jurek