Odpowiedź:
Moim zdaniem jedyną możliwością rozwiązania problemu braku ksiąg jest sporządzenie na określony dzień inwentarza, tzn. spisu zidentyfikowanych i potwierdzonych inwentaryzacją aktywów i pasywów spółki z uwzględnieniem jej kapitału zakładowego wpisanego do rejestru. Nie można jednak zaprowadzić ksiąg rachunkowych „od zera”, ponieważ spółka posiada wpisany do rejestru kapitał zakładowy oraz majątek, który nie zniknął w związku z utratą ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych, na podstawie których były księgowane operacje gospodarcze.
Uzasadnienie:
Nie ulega wątpliwości, że poprzez fakt utraty (zgubienia lub zniszczenia) ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych spółka z o.o. nie utraciła swojego bytu prawnego, ponieważ nie została wyrejestrowana z KRS-u. Posiada nadal wpisany do rejestru kapitał zakładowy, którego wysokość na razie nie uległa zmianie. Istnieje umowa spółki, której odpis można uzyskać u notariusza, jeżeli nie zachował się ten dokument w aktach spółki lub u wspólników, tym samym znany jest rok obrotowy spółki.
Jak wiadomo, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), niezależnie od wielkości przychodów. Stąd wniosek, że należy jak najszybciej księgi rachunkowe ponownie założyć.
Według podanych w pytaniu informacji nie ma możliwości odtworzenia ksiąg rachunkowych za lata wcześniejsze, chociaż powinny zachować się składane do KRS-u i urzędu skarbowego sprawozdania finansowe, które moim zdaniem pomocniczo można by wykorzystać przy otworzeniu „nowych” ksiąg rachunkowych.
Niestety, prawdopodobnie nie uda się osiągnąć ciągłości pomiędzy ostatnim dniem bilansowym, na który sporządzono sprawozdania finansowe, a dniem otworzenia ksiąg rachunkowych po ich utracie, co może spowodować chęć ze strony fiskusa oszacowania dochodu podlegającego opodatkowaniu. Uważam, że o utracie i ponownym założeniu ksiąg rachunkowych spółka powinna również poinformować właściwy dla Państwa spółki urząd skarbowy, a nie tylko policję i prokuraturę.
Tadeusz Waślicki, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 12.09.2016 r.
W jaki sposób należy postąpić w sytuacji zagubienia ksiąg rachunkowych przez spółkę z o.o.?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoSpółka z o.o. zagubiła księgi rachunkowe. Brak jest także dokumentów źródłowych z okresu przed zagubieniem ksiąg, ponieważ też zostały zagubione. Sprawa zagubienia dokumentów została zgłoszona do organów ścigania. Prokuratura umorzyła postępowanie.W jaki sposób w tej sytuacji postąpić?Czy można zaprowadzić księgi rachunkowe od początku, tj. od zera?
