Najważniejszą kwestią jest poinformowanie całego personelu kancelarii podatkowej, co oznacza i na czym polega ustawowy obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej doradcy podatkowego i osób zaangażowanych w obsługę klienta kancelarii. Przepisy na ten temat znajdują się w ustawie o doradztwie podatkowym oraz w Zasadach Etyki Doradcy Podatkowego.
Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie procedury postępowania na wypadek kontroli lub wizyty komornika w kancelarii. Pozwoli to uniknąć błędów i uchybień wywołanych stresem towarzyszącym takim sytuacjom. Każdy pracownik kancelarii powinien wiedzieć, jakie ma obowiązki w stosunku do organu kontrolującego oraz dobrze znać prawa, które mu przysługują w takim przypadku.
Niezwykle istotne jest odpowiednie zabezpieczenie przed ujawnieniem lub niepożądanym dostępem niepowołanych osób wszelkich danych, dokumentów i informacji związanych z obsługą klientów. Doradca podatkowy powinien stosować w kancelarii procedury chroniące dane w każdej postaci, w tym również elektronicznej. W praktyce oznacza to obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia lokalu biurowego, komputerów i bezpiecznego przechowywania dokumentów papierowych znajdujących się w kancelarii, a także wszelkich form komunikacji (w tym elektronicznej). Warto pamiętać, że ochronie podlegają wszelkie dane – także odręczne notatki, nagrania z rozmów z klientem, wydruki robocze itp. Pracownicy powinni być zobowiązani do niszczenia wszelkich niepotrzebnych wydruków w taki sposób, aby nie mogły być odtworzone. Muszą pamiętać o zabezpieczeniu dostępu do dokumentów i komputera przy każdorazowym opuszczaniu stanowiska pracy.
Tajemnica zawodowa obejmuje również pracowników poza godzinami pracy. Powinni być uprzedzeni, że żadne informacje związane z obsługą klientów przez nich samych lub któregokolwiek pracownika kancelarii nie mają prawa dotrzeć do osób trzecich. Nie powinni prowadzić rozmów o klientach w miejscach publicznych ani dzielić się wiedzą uzyskaną w pracy na portalach społecznościowych. W tym celu warto uzyskać na piśmie od każdej osoby uczestniczącej w procesie świadczenia usług (nie tylko księgowej, kadrowej czy doradcy, ale też np. pracowników administracji) zobowiązania do zachowania tajemnicy zawodowej. Takie oświadczenie może być zawarte w umowie o pracę (lub cywilnoprawnej) lub stanowić osobny dokument.
Niezależnie od zabezpieczenia tajemnicy zawodowej warto pamiętać o odpowiednich zapisach dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa (kwestie organizacyjne, handlowe, marketingowe, techniczne, informatyczne itp.).
Chcesz wiedzieć więcej? Z książki „Doradca podatkowy. Jak z sukcesem prowadzić kancelarię, biuro rachunkowe” dowiesz się m.in.:
- jakie rozwiązania organizacyjne i marketingowe należy wprowadzić w kancelarii doradcy podatkowego, by osiągnąć sukces zawodowy
- jak postępować w trudnych sytuacjach biznesowych
- jak przełożyć oczekiwania klientów na oferowane usługi
- jak poszerzyć bazę klientów i oddziaływać na środowisko biznesowe.
