Oto lista przykładowych pytań, jakie należy sobie zadać w ramach audytu komunikacyjnego:
1. Czy istnieje strategia lub przynajmniej jakaś przemyślana linia w komunikowaniu się kancelarii (biura) z otoczeniem? Chodzi tu przede wszystkim o główny, wyrazisty przekaz (kim jesteśmy, co oferujemy, jakie są elementy wyróżniające naszą firmę, korzyści dla klienta itp.)
2. Czy komunikaty wychodzące z kancelarii (biura) są skoordynowane, czy każdy dział, czy poszczególni pracownicy kształtują komunikację odrębnie (na własną rękę)? Chodzi o szczegóły, takie jak stosowanie logotypu firmowego w podpisie maila, papieru firmowy do oficjalnej korespondencji itp. Warto też sprawdzić, czy nie występują w tych przekazach sprzeczności.
3. Czy jest identyfikacji wizualna, a jeśli tak, czy jest wszystkim znana i konsekwentnie stosowana przez pracowników?
4. Czy komunikaty o kancelarii (biurze) docierają do wszystkich grup potencjalnych klientów, kontrahentów, partnerów biznesowych itp. najdogodniejszą dla nich drogą? Czy i jakie kanały komunikacyjne są stosowane? Czy firma posiada media własne (newsletter, strona firmowa itp.)?
5. W jakim stopniu dotychczasowa komunikacja zaspokajała zapotrzebowanie na wiedzę o firmie u grup docelowych? Czy kancelaria (biura) jest widoczna na rynku, a informacje na jej temat łatwo i szeroko dostępne?
6. Jaki jest ogólny klimat wokół firmy, jej wizerunek, jak jest postrzegana (także na tle konkurencji)?
7. Czy to, jak firma prezentuje się na zewnątrz jest spójne z tym jak działa w rzeczywistości – czy wizerunek jest zgodny z tożsamością)?
8. Jakie odnotowano dotychczas bariery i problemy w komunikacji z otoczeniem?
9. Jakie informacje budziły największe zainteresowanie otoczenia?
10. Jakie kontakty nawiązane dotychczas mogą być pomocne w planowanych działaniach promocyjnych?
To tylko przykładowe zagadnienia, jakim należy się przyjrzeć planując działania komunikacyjne, pamiętając, że solidna analiza sytuacji wyjściowej to fundament skutecznej strategii promocji.
Oprac. na podstawie K. Wojcik, Public Relations. Wiarygodny dialog z otoczeniem, Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa 2013 r.
