Czy powinny zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski?
W przedmiotowej sytuacji podatnik nie jest zobowiązany do tłumaczenia faktur wystawionych w języku obcym, powinien natomiast przeliczyć ich wartości na walutę polską, a wynik przeliczenia zamieścić bezpośrednio na fakturze, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
Ustawy o podatkach dochodowych nie określają sposobów dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając do odrębnych przepisów (por. art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. oraz odpowiednio art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.)
Te odrębne przepisy to ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) - dalej u.o.r., zgodnie z przepisami której podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 u.o.r.).
Przepis art. 21 ust. 1 u.o.r. wprowadza wymóg, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Zgodnie z art. 21 ust. 3 u.o.r. dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 5 u.o.r. na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Jak wynika z powyższych przepisów faktura wystawiona w języku obcym i w walucie obcej nie musi zostać przetłumaczona na język polski aby stanowiła dowód księgowy (z wyjątkiem przypadków żądania organów kontroli lub biegłego rewidenta), powinna natomiast zostać przeliczona na złote stosownie do zasad obowiązujących w podatku dochodowym i w rachunkowości, a wynik tego przeliczenia powinien zostać umieszczony na fakturze.
Na marginesie można nadmienić, iż obowiązek przeliczenia kwot w walutach obcych na złote dotyczy podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów oraz księgi handlowe, nie dotyczy natomiast podatników zryczałtowanego podatku dochodowego oraz podatników opodatkowanych kartą podatkową.
Co istotne, potwierdzeniem faktu, iż przepisy prawa podatkowego nie przewidują konieczności stałego czy bieżącego tłumaczenia faktur otrzymanych od zagranicznych kontrahentów i wystawionych w języku obcym (z wyjątkiem sytuacji gdy zażąda tego organ kontrolujący w trakcie prowadzonej kontroli) jest również brzmienie art. 287 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.). Zgodnie z powyższym przepisem, kontrolowany, osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.