1. Pobieranie kaucji
Kaucje są pobierane przez sprzedawców jako gwarancje wykonania zobowiązania przez nabywców sprzedawanych przez nich towarów lub świadczonych usług. Kaucje mają z natury charakter zwrotny, tj. po należnym wykonaniu takiego zobowiązania są zwracane nabywcom (ewentualnie zaliczane na poczet wynagrodzenia za czynności, które zabezpieczają – zob. punkt 3. Zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia).
Kaucje pobierane przez sprzedawców nie stanowią ich obrotu (nie stanowią kwoty należnej z tytułu sprzedaży – zob. art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm. – dalej u.p.t.u.), a w konsekwencji nie podlegają opodatkowaniu VAT. Pobieranie kaucji nie powinno być zatem dokumentowane fakturami VAT (co jednak nie oznacza, że na wystawianych fakturach nie można wzmiankować w formie adnotacji o pobraniu kaucji; jest to jak najbardziej dopuszczalne), jak również ewidencjonowane za pomocą kas fiskalnych. Pobieranych kaucji nie należy również wykazywać w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT.
Brak opodatkowania VAT czynności pobierania kaucji potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Tytułem przykładu wskazać można pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku z dnia 14 lipca 2004 r. (PI/005-698/04/CIP/01, http://sip.mf.gov.pl/sip/), w którym czytamy, że „w przypadku kaucji zwrotnej, będącej jedynie zabezpieczeniem wykonania przyszłej umowy kupna-sprzedaży, gdy kaucja ta podlega zwrotowi w całości kontrahentowi po realizacji umowy, nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 2 cyt. wyżej ustawy, tym samym nie rodzi obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług na podstawie art. 19 ust. 11 tej ustawy”. Podobnie Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w decyzji z dnia 14 listopada 2005 r. (IS.IX/3-443/212/05, http://sip.mf.gov.pl/): „kaucja jest to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania umowy, stanowiąca odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania umowy. Kaucja nie podlega opodatkowaniu, gdyż ma charakter zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy najmu i w całości, podlega zwrotowi po wygaśnięciu umowy”.
Zasada powyższa dotyczy wszystkich kaucji, w tym kaucji, które mogą zostać w przyszłości zaliczone na poczet wynagrodzenia za czynność podlegającą opodatkowaniu. Również takie kaucje nie stanowią w momencie ich pobrania obrotu sprzedawców (zob. przykładowo postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Ursynów z dnia 26 września 2007 r. - 1438/VAT2/443-91/07/298-109/JB, http://sip.mf.gov.pl/sip/) i nie powinny być dokumentowane fakturami oraz ewidencjonowane za pomocą kas fiskalnych, jak również wykazywane w ewidencji czy deklaracjach VAT.
2. Zwrot pobranej kaucji
Podobnie jak pobranie kaucji, również zwrot kaucji nie stanowi czynności podlegającą opodatkowaniu VAT i nie wywołuje żadnych skutków w tym podatku. W szczególności w związku ze zwrotem kaucji nie należy wystawiać faktury korygującej (skoro kaucje nie są dokumentowane fakturami VAT), jak również nie należy wykazywać zwracanej kaucji w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT. Wnioski powyższe potwierdzają organy podatkowe w udzielonych wyjaśnieniach (zob. przykładowo postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków-Stare Miasto z dnia 30 listopada 2006 r., PP-1/443-98185/06/10997/145/123/mk, http://sip.mf.gov.pl/sip/).
3. Zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia
Do opodatkowania VAT może natomiast dojść z chwilą zaliczenia pobranej kaucji na poczet wynagrodzenia sprzedawcy (dostawcy towaru lub świadczeniodawcy). Staje się tak przede wszystkim wówczas, gdy obowiązek podatkowy dla danej dostawy towarów lub świadczenia usługi powstaje na zasadach ogólnych i zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia nastąpi przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zaliczona na poczet wynagrodzenia kaucja stanowi wówczas część należności otrzymaną przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, której otrzymanie (zaliczenie na poczet wynagrodzenia) skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usługi, których kaucja taka dotyczy (zob. art. 19 ust. 11 u.p.t.u.). W zakresie tym na zasadach ogólnych należy wystawić fakturę zaliczkową oraz zaewidencjonować obrót za pomocą kasy fiskalnej. Zaliczenie na poczet wynagrodzenia kaucji po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie skutkuje, co do zasady, powstaniem obowiązku podatkowego w VAT (gdyż obowiązek ten powstał wcześniej, tj. z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, względnie wystawienia faktury, nie później niż 7 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – zob. art. 19 ust. 1 i 4 u.p.t.u.).
Analogicznie ma się rzecz w przypadku kaucji dotyczących czynności, dla których przepisy przewidują szczególny obowiązek podatkowy, który powstaje w związku z otrzymaniem części lub całości zapłaty (np. w przypadku wskazanych wcześniej usług najmu – zob. art. 19 ust. 13 pkt 4 u.p.t.u.). W przypadkach takich zaliczenie pobranej kaucji na poczet wynagrodzenia (a więc zapłaty) również powoduje powstanie obowiązku podatkowego (chyba, że obowiązek podatkowy powstał już w tym zakresie wcześniej, np. upłynął termin płatności dotyczący usługi najmu czy upłynął 30. dzień, licząc od dnia wykonania usługi budowlanej lub transportowej – zob. art. 19 ust. 13 pkt 2 u.p.t.u.). Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Tytułem przykładu wskazać można postanowienie Naczelnika II Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty z dnia 30 sierpnia 2005 r. (III-2/443-57/33890/05/PJ, http://sip.mf.gov.pl/sip/), w którym czytamy, że „jak wynika z załączonych do wniosku umów, z wpłaconej przez zamawiającego sumy (kaucji), w przypadku zakończenia danego etapu robót budowlano-montażowych, dokonuje się potrącenia zapłaty za wykonaną usługę. Jeżeli zatem wykonawca zaliczy całość lub część środków zgromadzonych na rachunku powierniczym zamawiającego na wynagrodzenie za wykonane usługi, powstanie obowiązek podatkowy na podstawie art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. d ww. ustawy”.
4. Zatrzymanie kaucji
Kaucja pobrana przez sprzedawcę może zostać również (w części lub całości) przez niego zatrzymana i zaliczona na poczet zaległości wynikających z umowy czy odszkodowania należnego od nabywcy towaru czy usługi. Zatrzymana kaucja pełni w takim wypadku funkcję kary umownej (odszkodowania), a kary umowne i odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu VAT.
Wniosek powyższy potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Tytułem przykładu wskazać można postanowienie Naczelnika II Urzędu Skarbowego w Radomiu z dnia 5 października 2005 r. (1425/021/443/56/05/IW, http://sip.mf.gov.pl/sip/), w którym czytamy, że „zaliczenie kaucji na poczet zaległości z umowy, kary umownej czy odszkodowania nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 ww. ustawy o podatku od towarów i usług”. Podobne stanowisko zajął Naczelnik I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z dnia 29 stycznia 2007 r. (1471/NUR1/443-417/06/GW, http://sip.mf.gov.pl/sip/).
Kaucje są pobierane przez sprzedawców jako gwarancje wykonania zobowiązania przez nabywców sprzedawanych przez nich towarów lub świadczonych usług. Kaucje mają z natury charakter zwrotny, tj. po należnym wykonaniu takiego zobowiązania są zwracane nabywcom (ewentualnie zaliczane na poczet wynagrodzenia za czynności, które zabezpieczają – zob. punkt 3. Zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia).
Kaucje pobierane przez sprzedawców nie stanowią ich obrotu (nie stanowią kwoty należnej z tytułu sprzedaży – zob. art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm. – dalej u.p.t.u.), a w konsekwencji nie podlegają opodatkowaniu VAT. Pobieranie kaucji nie powinno być zatem dokumentowane fakturami VAT (co jednak nie oznacza, że na wystawianych fakturach nie można wzmiankować w formie adnotacji o pobraniu kaucji; jest to jak najbardziej dopuszczalne), jak również ewidencjonowane za pomocą kas fiskalnych. Pobieranych kaucji nie należy również wykazywać w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT.
Brak opodatkowania VAT czynności pobierania kaucji potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Tytułem przykładu wskazać można pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku z dnia 14 lipca 2004 r. (PI/005-698/04/CIP/01, http://sip.mf.gov.pl/sip/), w którym czytamy, że „w przypadku kaucji zwrotnej, będącej jedynie zabezpieczeniem wykonania przyszłej umowy kupna-sprzedaży, gdy kaucja ta podlega zwrotowi w całości kontrahentowi po realizacji umowy, nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 2 cyt. wyżej ustawy, tym samym nie rodzi obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług na podstawie art. 19 ust. 11 tej ustawy”. Podobnie Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w decyzji z dnia 14 listopada 2005 r. (IS.IX/3-443/212/05, http://sip.mf.gov.pl/): „kaucja jest to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania umowy, stanowiąca odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania umowy. Kaucja nie podlega opodatkowaniu, gdyż ma charakter zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy najmu i w całości, podlega zwrotowi po wygaśnięciu umowy”.
Zasada powyższa dotyczy wszystkich kaucji, w tym kaucji, które mogą zostać w przyszłości zaliczone na poczet wynagrodzenia za czynność podlegającą opodatkowaniu. Również takie kaucje nie stanowią w momencie ich pobrania obrotu sprzedawców (zob. przykładowo postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Ursynów z dnia 26 września 2007 r. - 1438/VAT2/443-91/07/298-109/JB, http://sip.mf.gov.pl/sip/) i nie powinny być dokumentowane fakturami oraz ewidencjonowane za pomocą kas fiskalnych, jak również wykazywane w ewidencji czy deklaracjach VAT.
2. Zwrot pobranej kaucji
Podobnie jak pobranie kaucji, również zwrot kaucji nie stanowi czynności podlegającą opodatkowaniu VAT i nie wywołuje żadnych skutków w tym podatku. W szczególności w związku ze zwrotem kaucji nie należy wystawiać faktury korygującej (skoro kaucje nie są dokumentowane fakturami VAT), jak również nie należy wykazywać zwracanej kaucji w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT. Wnioski powyższe potwierdzają organy podatkowe w udzielonych wyjaśnieniach (zob. przykładowo postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków-Stare Miasto z dnia 30 listopada 2006 r., PP-1/443-98185/06/10997/145/123/mk, http://sip.mf.gov.pl/sip/).
3. Zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia
Do opodatkowania VAT może natomiast dojść z chwilą zaliczenia pobranej kaucji na poczet wynagrodzenia sprzedawcy (dostawcy towaru lub świadczeniodawcy). Staje się tak przede wszystkim wówczas, gdy obowiązek podatkowy dla danej dostawy towarów lub świadczenia usługi powstaje na zasadach ogólnych i zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia nastąpi przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zaliczona na poczet wynagrodzenia kaucja stanowi wówczas część należności otrzymaną przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, której otrzymanie (zaliczenie na poczet wynagrodzenia) skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usługi, których kaucja taka dotyczy (zob. art. 19 ust. 11 u.p.t.u.). W zakresie tym na zasadach ogólnych należy wystawić fakturę zaliczkową oraz zaewidencjonować obrót za pomocą kasy fiskalnej. Zaliczenie na poczet wynagrodzenia kaucji po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie skutkuje, co do zasady, powstaniem obowiązku podatkowego w VAT (gdyż obowiązek ten powstał wcześniej, tj. z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, względnie wystawienia faktury, nie później niż 7 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – zob. art. 19 ust. 1 i 4 u.p.t.u.).
Analogicznie ma się rzecz w przypadku kaucji dotyczących czynności, dla których przepisy przewidują szczególny obowiązek podatkowy, który powstaje w związku z otrzymaniem części lub całości zapłaty (np. w przypadku wskazanych wcześniej usług najmu – zob. art. 19 ust. 13 pkt 4 u.p.t.u.). W przypadkach takich zaliczenie pobranej kaucji na poczet wynagrodzenia (a więc zapłaty) również powoduje powstanie obowiązku podatkowego (chyba, że obowiązek podatkowy powstał już w tym zakresie wcześniej, np. upłynął termin płatności dotyczący usługi najmu czy upłynął 30. dzień, licząc od dnia wykonania usługi budowlanej lub transportowej – zob. art. 19 ust. 13 pkt 2 u.p.t.u.). Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Tytułem przykładu wskazać można postanowienie Naczelnika II Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty z dnia 30 sierpnia 2005 r. (III-2/443-57/33890/05/PJ, http://sip.mf.gov.pl/sip/), w którym czytamy, że „jak wynika z załączonych do wniosku umów, z wpłaconej przez zamawiającego sumy (kaucji), w przypadku zakończenia danego etapu robót budowlano-montażowych, dokonuje się potrącenia zapłaty za wykonaną usługę. Jeżeli zatem wykonawca zaliczy całość lub część środków zgromadzonych na rachunku powierniczym zamawiającego na wynagrodzenie za wykonane usługi, powstanie obowiązek podatkowy na podstawie art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. d ww. ustawy”.
4. Zatrzymanie kaucji
Kaucja pobrana przez sprzedawcę może zostać również (w części lub całości) przez niego zatrzymana i zaliczona na poczet zaległości wynikających z umowy czy odszkodowania należnego od nabywcy towaru czy usługi. Zatrzymana kaucja pełni w takim wypadku funkcję kary umownej (odszkodowania), a kary umowne i odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu VAT.
Wniosek powyższy potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Tytułem przykładu wskazać można postanowienie Naczelnika II Urzędu Skarbowego w Radomiu z dnia 5 października 2005 r. (1425/021/443/56/05/IW, http://sip.mf.gov.pl/sip/), w którym czytamy, że „zaliczenie kaucji na poczet zaległości z umowy, kary umownej czy odszkodowania nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 ww. ustawy o podatku od towarów i usług”. Podobne stanowisko zajął Naczelnik I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z dnia 29 stycznia 2007 r. (1471/NUR1/443-417/06/GW, http://sip.mf.gov.pl/sip/).