Jesteśmy dużą firmą spółką z o.o. Raz w miesiącu sporządzamy fakturę wewnętrzną z tytułu nieodpłatnego przekazania towarów pracownikom, kontrahentom oraz innym osobom. Wystawiamy jedną fakturę wewnętrzną, w której odbiorcą i wystawcą jest nasza firma. W fakturze tej wpisujemy np:

1. Koszulki z logo firmy 170 szt (przekazane będą one np.: 50 hurtowniom po kilka sztuk w miesiącach następnych)

2. Ubrania robocze przekazane hurtowniom 20 szt (przekazano np.: 5 hurtowniom)

3. Kubki 100 szt

4. Zegary 50 szt

5. Parasolki 200 szt.

Od wszystkich tych zakupów odliczamy VAT naliczony, dlatego tez naliczamy od razu w miesiącu zakupu VAT należny, pomimo że gadżety te wydawane będą przez cały rok. Czy postępujemy prawidłowo, wystawiając jedną fakturę wewnętrzną na koniec miesiąca (wskazując, że wystawcą i nabywcą jest nasza firma)? Ostatnio na szkoleniu dowiedziałem się, że powinniśmy wystawiać faktury poszczególnym odbiorcom (osoby fizyczne i firmy) i wówczas powinno być w miesiącu ok. 200-300 faktur wewnętrznych, a nie jedna faktura.

Jest jak najbardziej dopuszczalne wystawianie jednej tylko (zbiorczej) faktury wewnętrznej za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał). Szczegóły znajdują się w uzasadnieniu.

Przypadki, w których wystawiane są faktury wewnętrzne wymienia art. 106 ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.). Z przepisu tego wynika, ze faktury wewnętrzne wystawiane są, między innymi, w przypadku wykonywania podlegających opodatkowaniu nieodpłatnych dostaw towarów wystawiane są faktury wewnętrzne.

Jednocześnie z treści tego przepisu jednoznacznie wynika, że za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie. A zatem jest jak najbardziej dopuszczalne wystawianie jednej tylko (zbiorczej) faktury wewnętrznej za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał). Twierdzenie, że możliwości takiej nie ma i należy wystawiać faktury wewnętrzne dokumentujące poszczególne czynności jest bezpodstawne.

Błędem (aczkolwiek niewielkim) jest natomiast wskazywanie na wystawianych przez Państwa fakturach wewnętrznych jako nabywcy Państwa firmy. Jako nabywców należy wskazywać podmioty otrzymujące przekazywane towary, a jeśli brak jest konkretnego nabywcy, należy danych dotyczących nabywcy nie podawać (dopuszcza to § 25 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 95, poz. 798, z późn. zm.).