Jeśli sprzedawca jest obowiązany do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest paragon fiskalny.
Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (np. firma, gmina), to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.
Natomiast sprzedaż na rzecz podatników (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek) podlega udokumentowaniu fakturą (zob. art. 106b ust. 1 ustawy o VAT).
Co z fakturą, gdy wystawiono paragon
Gdyby jednak sprzedaż na rzecz podatnika (zarówno podatnika VAT czynnego, jak i zwolnionego z podatku VAT) była uprzednio zaewidencjonowaną na kasie rejestrującej, to aby można było wystawić fakturę do paragonu, paragon powinien zawierać numer NIP tego nabywcy (za wyjątkiem usług taksówek osobowych).
Jak bowiem wynika z art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się (art. 106b ust. 6 ustawy o VAT).
Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2023 r., 0111-KDIB3-2.4012.157.2023.1.MN (…) w chwili nabycia towarów i usług przez podatnika, wskazuje on w jakim charakterze dokonuje tego nabycia. Jeśli występuje on jako podatnik VAT, to przedstawia sprzedawcy swój numer identyfikujący go na potrzeby podatku w taki sposób, aby sprzedaż towarów lub usług była właściwie udokumentowana – albo fakturą albo paragonem z numerem identyfikacji podatkowej pozwalającym na ewentualne późniejsze prawidłowe wystawienie do tego paragonu faktury zawierającej ten numer. W przypadku gdy nabywca nie poda numeru NIP do czasu zakończenia rejestracji sprzedaży na kasie rejestrującej należy uznać, że nabywca dokonał zakupu jako konsument. Nabywca będzie mógł wystąpić o wystawienie mu faktury przez sprzedawcę, jednakże sprzedawca w takiej sytuacji powinien wystawić mu fakturę taką, jak dla konsumentów, więc bez podawania NIP nabywcy. Powołany przepis art. 106b ust. 5 ustawy dotyczy szczególnego przypadku, gdy podatnik otrzymuje paragon fiskalny, a następnie żąda wystawienia do niego faktury. W takim przypadku wystawienie faktury zawierającej NIP jest możliwe tylko pod warunkiem, że na paragonie fiskalnym będzie numer NIP nabywcy. (…) jeśli dana transakcja została zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej i została udokumentowana paragonem, to nie ma prawa do wystawienia faktury zawierającej NIP, który nie został ujawniony na paragonie.
Zatem sprzedawca nie ma prawa do wystawienia faktury dla usług udokumentowanych paragonem fiskalnym niezawierającym NIP dla nabywcy będącego podatnikiem VAT (zarówno przedsiębiorcy, jak i np. gminy) (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 marca 2022 r., 0113-KDIPT1-3.4012.10.2022.1.ALN). Wyjątkiem są usługi taksówek osobowych.
Cena promocyjna: 207.9 zł
|Cena regularna: 297 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 237.6 zł
Kiedy sprzedawcy grożą sankcje
Uwaga: W przypadku ujęcia w ewidencji JPK_VAT przez podatnika wystawionej dla niego faktury dotyczącej sprzedaży potwierdzonej paragonem, który nie zawiera numeru NIP, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się (zob. art. 109a ustawy o VAT). Zatem jeżeli sprzedawca pomyłkowo wystawiłby fakturę do paragonu dla nabywcy będącego podatnikiem, pomimo, że paragon nie zawierał numeru NIP tego nabywcy, to z takiej faktury nie przysługuje temu nabywcy prawo do odliczenia VAT, a co więcej za ujęcie jej w ewidencji zakupu JPK_VAT grozi sankcja odpowiadającej 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.
Zatem, w przypadku ujęcia na kasie fiskalnej sprzedaży na rzecz podatnika VAT (np. firmy, gminy) można wystawić fakturę dokumentującą tę sprzedaż pod warunkiem, że na paragonie fiskalnym będzie wskazany numer NIP.
Uwaga: Jeżeli na paragonie znajduje się numer NIP nabywcy będącego podatnikiem VAT, to w przypadku sprzedaży do 450 zł (lub 100 euro) paragon fiskalny zawierający numer NIP nabywcy stanowi w istocie fakturę uproszczoną. Nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP oraz fakturą standardową) (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 lipca 2022 r., 0112-KDIL3.4012.231.2022.1.LS; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 lipca 2022 r., 0112-KDIL3.4012.229.2022.1.MS)
Jak ująć fakturę w ewidencji
Na zakończenie należy przypomnieć, że jeżeli wystawimy fakturę lub e-fakturę do paragonu (lub e-paragonu) to należy mieć na uwadze, obowiązki wynikające z art. 106h ustawy o VAT, tj. odebrania oryginału paragonu i dołączenia go do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika-sprzedawcy. Ponadto należy zwrócić uwagę, że faktury, o których mowa w art. 106h ust. 1-3 ustawy o VAT (tj. ujmując najogólniej wystawione do paragonów, także dla podatników) , ujmuje się w ewidencji JPK_VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione z oznaczeniem „FP” (zob. art. 109 ust. 3d ustawy o VAT w zw. z par. 10 ust. 5 pkt 3 rozporządzenia JK_VAT). Dotyczy to również faktur wystawionych do paragonów dla firm. Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 lipca 2024 r., 0114-KDIP1-3.4012.302.2024.2.PRM, sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej musi być uwzględniona w deklaracji JPK_VAT na podstawie miesięcznego raportu fiskalnego. Raport taki oznaczony powinien zostać w rejestrze sprzedaży jako dokument „RO”. Natomiast, jak już wyżej wskazano, oznaczeniu „FP” podlegają faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym, jak i faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Zatem w sytuacji, zaewidencjonowania sprzedaży zarówno na kasie rejestrującej jak i wystawienia do tej sprzedaży faktury – w ramach samofakturowania - faktura taka w deklaracji JPK_VAT powinna zostać opatrzona symbolem „FP”. Tym samym, faktury wystawiane na rzecz klientów biznesowych, które odnoszą się do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej w deklaracji JPK_VAT powinny zostać oznaczone symbolem „FP”.
Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
Czytaj również: Nie można odliczyć VAT z faktury pro forma
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
