Procedury podatkowe usprawniają postępowanie podatkowe

Wywiad z Waldemarem Szewcem doradcą podatkowym stosującym procedury podatkowe w praktyce swojej kancelarii

Iwona Kaczorowska:
- Panie Waldemarze, czym są w ogóle procedury podatkowe?
Waldemar Szewc:
- Procedury podatkowe to ciąg czynności realizowanych na podstawie przepisów dotyczących zarówno postępowania, jak i materialnego prawa podatkowego. Stosowane są na co dzień w toczących się postępowaniach. Procedury podatkowe to również normy zachowania, które pełnomocnik stosuje w ramach realizowanego zlecenia, zarówno w kontaktach z klientami zewnętrznymi, jak i personelem. Celem ich stosowania jest efektywne prowadzenie postępowania podatkowego.

I.K.:
- Co rozumie Pan przez klienta zewnętrznego?
W.Sz.:
- Klient zewnętrzny to oczywiście klient w potocznym tego słowa znaczeniu. W kontaktach z klientami zewnętrznymi również obowiązuje mnie pewien model zachowania – myślę przede wszystkim o etyce zawodowej, która determinuje moje zachowanie wobec klientów oraz oczywiście organów podatkowych. Stąd można powiedzieć, że etyka zawodowa to pewnego rodzaju nakładka na procedurę podatkową. W kontaktach z klientem obowiązują mnie dwie podstawowe zasady: działamy z reguły na podstawie dokumentów, a odstąpienie od środka zaskarżenia mogę dokonać jedynie na wyraźne żądanie mojego mandanta.

I.K.:
- W jaki sposób rozwija Pan te zasady w swojej dotychczasowej praktyce?
W.Sz.:
- W postępowaniu podatkowym, podobnie zresztą jak w każdym rodzaju postępowania, najważniejszy jest dobry kontakt z klientem. Mówi się, że z pełnomocnikiem jest jak ze spowiednikiem – może nie być drugiej szansy, więc liczę, że klient nie będzie przede mną niczego ukrywał. Każde postępowanie ma swoją specyfikę – w przypadku postępowań podatkowych tą specyfiką jest współpraca z księgowym, bo to on najwięcej wie o sprawach finansowych przedsiębiorstwa. Jeżeli nie nawiąże poprawnych relacji z księgowym klienta, postępowanie może być znacznie utrudnione. W mojej ocenie pełnomocnicy nie powinni o tym zapominać.

I.K.:
- A co z formalnymi zasadami postępowania, jak wygląda stosowanie procedur podatkowych przez profesjonalnego pełnomocnika?
W.Sz.:
- Oczywiście najważniejszy jest człowiek, najczęściej będzie to wspomniany tu już księgowy, z racji posiadania największej wiedzy w temacie postępowania. Niemniej jednak pełnomocnikowi nie wolno zapominać, że klienci, z którymi współpracują, najczęściej nie mają wiedzy prawniczej, więc często nie zawracają uwagi na istotne elementy procedury podatkowej, takie jak dochowywanie terminów, czy przedkładanie stosownych środków dowodowych. Stosowanie procedur podatkowych to przede wszystkim dążenie przy współpracy z klientem do pełnego wyjaśnienia sprawy już na etapie postępowania przed organem pierwszej instancji.

I.K.:
- Zadam tendencyjne pytanie – czy korzystają Państwo z wzorców procedur?
W.Sz.:
- Ja z kolei przewrotnie odpowiem – w naszej praktyce opieramy się na systemie ISO, który przewiduje pewne procedury, właściwe dla systemu zarządzania jakością. Stanowi to nakładkę na realizowaną procedurę podatkową. Dodatkowymi elementami szablonu postępowania w stosowaniu procedury podatkowej są przede wszystkim etyka zawodowa, narady i konsultacje wewnętrzne, weryfikacja pism, planowanie rozmów i spotkań z klientami, czy przygotowania do spotkań z organem podatkowym. Te dodatkowe elementy dodają wartości prowadzonemu postępowaniu. Istnieją też oczywiście pewne schematy będące odzwierciedleniem czynności wykonywanych na podstawie przepisów prawa podatkowego, jak np. kontrola podatkowa, którą przyjmujemy w imieniu klienta w kancelarii, czy też procedura rozliczania VAT proporcjami.

I.K.:
- Jak wyglądają w takim razie działania pełnomocnika na etapie sporu przed organem podatkowym?
W.Sz.:
- Przede wszystkim unikałbym słowa spór – jest to postępowanie, w którym najczęściej racje stron się ścierają, a rolą pełnomocnika jest wspomaganie klienta i realizacja jego interesów. Oczywiście mogą być to jedynie działania na podstawie i w graniach obowiązującego prawa, stąd znajomość procedur jest podstawą do poprawnego wykonywania obowiązków pełnomocnika. Ważne są również zdolności interpersonalne, które pomagają w osobistych kontaktach z urzędnikami prowadzącymi postępowanie, co często przekłada się na wynik postępowania.

I.K.:
- Czy takie osobiste kontakty z urzędnikami nie stanowią naruszenia którejś z zasad postępowania, czy etyki zawodowej?
W.Sz.:
- Mówiąc o tych kontaktach miałem oczywiście na myśli tylko te na płaszczyźnie zawodowej na linii pełnomocnik strony – organ podatkowy. W przypadku, w którym pojawia się relacja osobista z urzędnikiem prowadzącym postępowanie, któryś z nas powinien wyłączyć się ze sprawy. W postępowaniu podatkowym należy nie tylko słuchać tego, co mówią do nas urzędnicy, ale również sugerować im rozwiązania danej sprawy. Bez nawiązania bezpośredniego kontaktu z urzędnikiem, nakierowanie go na rozstrzygniecie sprawy zgodnie z interesem naszego klienta często będzie niemożliwe.

I.K.:
- Czy mógłby Pan rozwinąć tą ostatnią myśl? Takie sugerowanie rozwiązania sprawy brzmi jakby to pełnomocnik rozstrzygał sprawę.
W.Sz.:
- Oczywiście decyzję podejmuje zawsze organ podatkowy. Pełnomocnik ma jednak szeroki wachlarz możliwości procesowych, które umożliwiają mu bezpośredni wpływ na wynik sprawy. Mówię o środkach dowodowych, które są podstawowym narzędziem w pracy pełnomocnika. Często jest tak, że bez rozmowy z urzędnikiem nie jestem w stanie ustalić, jakie były intencje wezwania skierowanego w formie pisemnej, więc niezbędna jest ustna interwencja u osoby prowadzącej postępowanie w organie podatkowym. Dzięki temu mogę wskazywać na konkretne dokumenty, albo wnioskować o dowody, na które strona postępowania często nie zwraca uwagi, jak np. powołanie biegłego, czy przesłuchanie konkretnie wskazanej osoby w charakterze świadka.

I.K.:
- Kto jest w takim razie dysponentem postępowania? Czy to klient decyduje o jego losach, czy też pełnomocnik?
W.Sz.:
- Tak jak wspominałem wcześniej, to klient decyduje, czy należy stosować środki odwoławcze, moim zadaniem jest natomiast umożliwić mu jak najprostszy i możliwie jak najszerszy wybór. Na etapie postępowania moim obowiązkiem jest takie jego zarządzanie, aby po jego zakończeniu nie było wątpliwości, że uczyniłem wszystko w interesie mojego klienta. Zwracam tu uwagę, że zarządzanie postępowaniem to nie tylko korzystanie z przysługujących mi środków procesowych, ale również zarządzanie czasem, w tym spotkaniami z klientem i urzędnikami.

I.K.:
- Wspominał Pan wcześniej o kulturze osobistej w kontaktach interpersonalnych – czy zdarza się Panu reagować emocjonalnie na rozstrzygnięcia organów podatkowych?
W.Sz.:
- Jestem tylko człowiekiem, więc nie będę ukrywał, że zdarza mi się zareagować emocjonalnie, przy czym zdecydowanie unikam negatywnych emocji wobec urzędników prowadzących postępowania – to zawsze odbija się negatywnie na kliencie. Bez względu na rozstrzygnięcie, staram się zachowywać poprawne relacje z urzędnikami, choć czasami emocje klienta sugerują coś innego.

I.K.:
- A jak to jest w relacji klient – pełnomocnik, czy klient narzuca Panu przebieg postępowania i sugeruje, jakie rozstrzygnięcie go interesuje?
W.Sz.:
- Regułą jest, że klient ma skonkretyzowane oczekiwania dotyczące zakończenia postępowania. Często jest tak, że oczekuje podejmowania przeze mnie aktywnych działań, które staram się realizować.  Bywa, że pomimo oczekiwań co do losów postępowania jest stroną bierną, niewykazującą zainteresowania samym przebiegiem postępowania, np. wskazywaniu konkretnych dowodów, wtedy moją rolą jest podjęcie aktywnych czynności, zmierzających do realizacji interesów klienta. Prowadząc postępowanie podatkowe zawsze realizuję misję mojej kancelarii, tj. wspieranie rozwoju mojego klienta. Przy czym powinienem podkreślić, że w postępowaniu podatkowym odpowiadam jedynie za swoje staranne zachowanie, a nie za wynik sprawy, o czym klienci czasem zapominają.

I.K.:
- Czy w relacji organ podatkowy – pełnomocnik jest podobnie? Jak wygląda realizacja interesu klienta?
W.Sz.:
- Realizacja interesów klienta to oczywiście staranne realizowanie tych wszystkich procedur omówionych powyżej i przede wszystkim nie uleganie sugestiom organu podatkowego, które często nie są zbieżne z interesami klienta. Niestety, w ostatnich czasach tzw. kryzysu finansowego fiskus realizuje głównie interesy Skarbu Państwa kosztem zwykłych podatników. Stąd w kontaktach z organami podatkowymi należy mieć na uwadze, że nasi klienci są słabszą stroną postępowania i należy im zapewnić pełną i rzetelną obsługę. Jeżeli pełnomocnikowi uda się maksymalnie zadbać o interesy klienta oczywiście, działając na podstawie i w granicach prawa, jest to wielki sukces zarówno klienta, jak i pełnomocnika. 

I.K.:
- Mógłby Pan w kilku słowach scharakteryzować rolę pełnomocnika w postępowaniu podatkowym?
W.Sz.:
- Każdy pełnomocnik powinien być liderem w postępowaniu, tj. być aktywnym na każdym jego etapie i być pośrednikiem w relacjach pomiędzy organem podatkowym a klientem. Zasadnicza rola pełnomocnika to wspomaganie klienta w postępowaniu, należy wskazywać klientowi wszystkie potencjalne rozwiązania i uświadamiać klienta, że to on podejmuje decyzje. Misją każdego pełnomocnika powinno być, moim zdaniem, wspieranie rozwoju klienta i to zadanie realizuję w mojej praktyce.

I.K.:
- Dziękuję za przeprowadzoną rozmowę.
W.Sz.:
- Dziękuję.

Waldemar Szewc
Doradca podatkowy, właściciel Kancelarii Doradztwa Podatkowego A.F.O. z siedzibą we Wrocławiu, rezydent Sekcji Firm Doradczych przy Dolnośląskiej Izbie Gospodarczej; doktorant w Katedrze Zarządzania Informacją i Wiedzą Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu; autor wielu publikacji nt. zarządzania organizacjami, coachingu, przedsiębiorczości oraz podatków i rachunkowości

Iwona Kaczorowska
Redaktor naczelna Przeglądu Podatkowego, kierownik projektu Procedury Podatkowe

Polecamy nowy produkt Wolters Kluwer Polska:

Więcej informacji o produkcie >>