Epidemia koronawirusa sprawiła, że księgowi, doradcy podatkowi w przeważającej większości pracują zdalnie. Z tego powodu chociażby dostęp do dokumentów może być utrudniony. Część firm pozwoliła na to, żeby ich pracownicy wzięli dokumenty do domu.
- Co prawda żadne przepisy nie zakazują pracy w tzw. trybie home office, ale na uwadze trzeba mieć kilka ograniczeń. Zgodnie z art. 32 RODO niezależnie od miejsca, w którym świadczona będzie praca, należy stosować adekwatne środki zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. RODO nie narzuca jednak konkretnych rozwiązań – ich dobór zależy od decyzji samego przedsiębiorcy – tłumaczy Mariusz Palian, aplikant adwokacki w kancelarii Chmielniak Adwokaci.
Zobacz również:
Wynoszenie dokumentów z firmy i praca zdalna mogą naruszać prawo >>
Ekwiwalent za pracę na domowym sprzęcie nie podlega PIT, ale jest kosztem >>
Specjalne zalecenia dla pracowników zdalnych
Wśród zaleceń w takich sytuacjach wymienia się przede wszystkim pracę na sprzęcie służbowym, a dopiero w ostateczności na komputerze prywatnym. Wszelkie urządzenia elektroniczne wykorzystywane do pracy powinny zostać zabezpieczone poprzez wprowadzenie hasła dostępu do systemu, zaszyfrowanie danych, zainstalowanie programu antywirusowego czy też wprowadzenie automatycznego back-upu danych.
- Nawet jednak zastosowanie wszystkich tych zabezpieczeń nie spełni swoich wymagań, jeżeli pracownik udostępni komputer lub telefon służbowy osobie trzeciej (np. domownikowi), więc równie ważna jak środki ochrony danych pozostaje świadomość pracownika – podkreśla Mariusz Palian.
Inne podejście do dokumentów papierowych
Ekspert zwraca też uwagę, że nieco inaczej wygląda sytuacja z tradycyjnymi dokumentami w formie papierowej. O ile to możliwe, należy unikać ich wynoszenia z firmy – obecna technologia pozwala bez trudu na pracę na skanach, zdjęciach czy gotowych bazach danych. - Jeżeli jednak nie będzie innej możliwości należy przede wszystkim zadać, aby żadna osoba nieupoważniona nie miała możliwości zapoznania się z nimi. Zakaz ten dotyczy także, a może przede wszystkim domowników i osób najbliższych. Bezpieczeństwo informacji należy mieć na uwadze także po zakończeniu korzystania z dokumentów. Z tego względu zakazane jest ich proste wyrzucanie do kosza w domu - podkreśla.
Trudniejszy kontakt ze skarbówką
Utrudnieniem może być też ograniczona możliwość kontaktu z urzędami skarbowymi. Ministerstwo Finansów sugeruje kontakty elektroniczne i telefoniczne. Od 8 maja br., z urzędnikami można się spotkać osobiście tylko w wyjątkowych sytuacjach, w których nie można załatwić sprawy przez e-usługi. Wizyta w urzędach skarbowych i Krajowej Informacji Skarbowej jest jednak możliwa tylko dwa dni w tygodniu. Urzędy przyjmują interesantów w środy od godz. 9 do 15 i piątki od 9 do 13. MF zapewnia, że klienci są przyjmowani z zachowaniem szczególnych środków ostrożności. W pozostałe dni obsługa podatników odbywa się jedynie poprzez e-usługi, e-PUAP i telefonicznie.
Ankieta – Koronawirus a branża księgowo-podatkowa
Podobnych wyzwań przed księgowymi i doradcami podatkowymi stoi więcej. Zapraszamy zatem do udziału w programie LEXOMETR – unikalnym badaniu pt. „Koronawirus a branża księgowo-podatkowa” dla kadry zarządzającej i pracowników tego sektora. Celem anonimowej ankiety jest poznanie, jak epidemia wpłynęła na Państwa firmy oraz z jakich rozwiązań pomocy rządowej zamierzają Państwo skorzystać. Badanie realizuje Wolters Kluwer Polska we współpracy z redakcją Przeglądu Podatkowego oraz LEX Księgowość, LEX Finanse i LEX Biuro Rachunkowe.
Im więcej odpowiedzi, tym wiarygodniejszy raport i wartościowsze rekomendacje, którymi się niezwłocznie podzielimy. Zapraszamy. Ankieta jest dostępna tutaj >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
