Chodziło o pracownika zatrudnionego na stanowisku regionalnego kierownika sprzedaży na podstawie umowy o pracę. Pracownik, jako miejsce pracy ma wskazany określony obszar. Wyjazdy na określonym obszarze w celu realizacji zadań na rzecz pracodawcy nie są zatem podróżą służbową.

Pracownik podróżując po wyznaczonym obszarze realizuje obowiązki pracownicze. Z tego względu pracownikowi nie wypłaca się diet i innych należności przysługujących zgodnie z Kodeksem pracy pracownikom przebywającym w podróży służbowej. Niekiedy pracownik zmuszony jest do noclegów poza miejscem zamieszkania, wynika to z faktu, że niekiedy obowiązki wykonywane mogą być przez kilka dni w tym samym oddalonym od miejsca zamieszkania mieście. Gdyby pracownik miał każdego dnia dojeżdżać na spotkania dochodziłoby każdorazowo do przekroczenia dobowych norm czasu pracy. W takim przypadku wykupienie przez pracodawcę noclegu jest warunkiem niezbędnym do świadczenia pracy przez pracownika w zgodzie z wymogami prawa pracy.

Mechanizm rozliczeń wygląda następująco. Podatnik z własnych środków finansowych pokrywa koszty podróży w celu realizacji zadań służbowych, w tym noclegów oraz wyżywienia. Na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków zbiera faktury, rachunki lub paragony, które następnie przedstawia spółce. Pracodawca wyrównuje uszczerbek majątkowy poniesiony przez pracownika, który działał wyłącznie na jego rzecz. Zarówno uzasadnione wydatki na noclegi, jak i na wyżywienie są zwracane w miesiącu następującym po miesiącu poniesienia wydatku, a więc przez okres od poniesienia wydatku do jego zwrotu pracownik de facto kredytuje pracodawcę. Pracownik uważa, że zwrot określonych kwot w żadnym stopniu nie wpływa na jego wzbogacenie, gdyż nie otrzymuje trwałego przysporzenia, lecz w praktyce zwrot udzielonej pożyczki na cele pracodawcy.

Zwracane wydatki nie stanowią więc przychodu podatkowego. Otrzymane kwoty stanowią jedynie wyrównanie uszczerbku we własnym, prywatnym majątku, powstałego w związku z wykonywaniem zadań na rzecz pracodawcy, nie powodujące przyrostu majątku podatnika.

Fiskus się nie zgodził. Organ twierdził, że kwoty zwracane pracownikowi w związku z wyjazdami niebędącymi podróżą służbową, poniesione z polecenia oraz na rzecz i w imieniu pracodawcy, stanowią przychód ze stosunku pracy a pracodawca jest zobowiązana samodzielnie odprowadzać z tego tytułu zaliczki na poczet podatku dochodowego. Fiskus przyjął, że pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tychże należności. Zatem zwrot kosztów noclegów stanowi wówczas nieodpłatne świadczenie ze strony pracodawcy na rzecz pracownika, które nie korzysta ze zwolnienia zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT.

Sprawa trafiła do WSA w Warszawie. Zdaniem sądu rację ma pracownik. W ocenie Sądu obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych czy pokryciem kosztów eksploatacji samochodu służbowego czy kosztów zużytej energii elektrycznej. Ten obowiązek należy i trzeba odnosić i analizować w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy. Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika, ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy tak aby była ona wydajna i należytej jakości. Zapewnienie możliwości nocnego wypoczynku odpowiada także obowiązkowi pracodawcy organizowania pracy w sposób zmniejszający uciążliwość pracy. Nocleg zapewniony pracownikowi jest więc swego rodzaju "narzędziem pracy", jakie pracodawca dostarcza pracownikowi w celu optymalizacji prowadzonej działalności gospodarczej.

Dlatego należy stwierdzić, że skorzystanie przez pracownika ze świadczenia w postaci noclegu, nawet wykupionego przez niego samodzielnie, nie jest świadczeniem spełnionym w jego interesie, ale w interesie pracodawcy oraz nie przynosi pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść. Wydatki te nie mają związku z celami osobistymi pracownika, a wyłącznie z celami służbowymi.

Wyrok WSA w Warszawie z 10 marca 2016 r., III SA/Wa 3984/14

Dowiedz się więcej z książki
Opodatkowanie przychodów z nieodpłatnych świadczeń
  • rzetelna i aktualna wiedza
  • darmowa wysyłka od 50 zł