Pytanie
Spółka prowadzi działalność polegającą m.in. na wywozie odpadów, w związku z tym jest w posiadaniu dużej ilości samochodów. Tankowanie sprzętu odbywa się na terenie zakładu ze zbiornika, który uzupełniany jest paliwem raz lub dwa razy w miesiącu, co potwierdza dowód PZ. Każdorazowe tankowanie samochodów potwierdzane jest dowodem RW i ujmowane w koszty.
Czy stan paliwa w zbiorniku należy zinwentaryzować na koniec roku?
Czy na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych należy skorygować koszty danego roku o niezużyte paliwo będące w bakach sprzętu na dzień 31 grudnia (przy dużej ilości sprzętu jest to dość duża wartość)?
Wydaje się, że aby stan ten prawidłowo określić trzeba przeprowadzić spis z natury, a zgodnie z ustawą o rachunkowości paliwo w bakach nie jest materiałem więc nie podlega rocznej inwentaryzacji.
Odpowiedź
Kwestia rozliczenia paliwa w zbiornikach powinna, moim zdaniem, wynikać z przyjętej polityki rachunkowości i obowiązujących w spółce zasad inwentaryzacji. Paliwo w zbiorniku, które pozostaje jako zapas, powinno zostać objęte inwentaryzacją. Paliwo w bakach samochodów, moim zdaniem, może nie być inwentaryzowane.
Uzasadnienie
Zgodnie z przyjętą w jednostce zasadą rozliczania kosztów zakupu paliwa, jest ono ujmowane w kosztach w dacie zatankowania do poszczególnych pojazdów, na podstawie dokumentu RW (rozchód wewnętrzny). Taka zasada pozwala na rzetelne rozliczenie kosztów zakupionego paliwa w dacie jego zużycia. Jednocześnie paliwo pozostające w zbiorniku stanowi zapas, który powinien zostać uwzględniony w inwentaryzacji.
Paliwo zatankowane do poszczególnych pojazdów zgodnie z powyższą zasadą na dzień bilansowy stanowi już koszt jako paliwo zużyte, zatem moim zdaniem można pominąć go w inwentaryzacji. Warto zwrócić uwagę, że jest to ponadto materiał nie tylko "zużyty" ale także niemierzalny – trudno sobie wyobrazić spuszczanie paliwa w celu dokładnego określenia jego ilości.
Niektóre jednostki stosują zasadę tankowania baków paliwa do pełna, co umożliwia określenie ich ilości i wyksięgowanie z kosztów jako zapasu. Bez wątpienia jest to metoda, której nie zakwestionują urzędy skarbowe – lecz nie zawsze jest ona możliwa (pojazdy mogą przebywać poza terenem jednostki). Jednak przyjęcie zasady opisanej w treści pytania – obciążania kosztów w dacie zatankowania paliwa do pojazdów – także jest, moim zdaniem, prawidłowe. Należy pamiętać, że art. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości stanowi, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Paliwo pozostaje w zbiornikach pojazdów na koniec każdego roku, zatem pominięcie go w inwentaryzacji nie powoduje istotnej zmiany w wyniku kolejnych lat.
