Dla kogo resort finansów przewidział taką opcję i jakie warunki trzeba będzie w związku z tym spełnić?

Niestety ustawa, która wejdzie w życie 1 kwietnia 2014 roku, pozwoli na odliczenie pełnego VAT-u jedynie w nielicznych przypadkach. Większość przedsiębiorców będzie miała możliwość odliczenia tylko 50% VAT-u wynikającego z faktury na zakup samochodu oraz wydatków związanych z jego eksploatacją. Wysokość odliczenia będzie zależała od sposobu użytkowania samochodu. Tym samym przedsiębiorca odliczy:

•50 proc. VAT – jeśli używa samochodu w tzw. systemie mieszanym, czyli zarówno na cele firmowe, jak i prywatne;
•100 proc. VAT – w sytuacji, gdy pojazd służy mu wyłącznie na potrzeby związane z działalnością gospodarczą.

Zobacz: Od 1 kwietnia zmiany w odliczaniu VAT od samochodów z kratką >>

Ustawa nie daje jednak możliwości odliczania pełnego VAT-u przedsiębiorcom, którzy prowadzą firmę w miejscu zamieszkania. Zdaniem ministerstwa finansów w tym przypadku nie da się jednoznacznie stwierdzić, że pojazd używany jest tylko do celów firmowych.

Kiedy pojazd zostanie uznany za przeznaczony wyłącznie na potrzeby firmowe?

W myśl nowych przepisów przedsiębiorca odliczy 100 proc. VAT jeśli będzie używał samochodu jedynie w celach służbowych. Stanie się tak w przypadku, gdy:
•konstrukcja pojazdu sprawia, że może być przeznaczony tylko do działalności gospodarczej (np. koparka, ładowarka);
•sposób wykorzystania potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością.

W drugim przypadku przedsiębiorca zostanie zobligowany do złożenia informacji o pojazdach do naczelnika urzędu skarbowego. Będzie należało to zrobić w terminie 7 dni od dnia dokonania pierwszego wydatku związanego z samochodem po wejściu w życie ustawy. W przypadku zmiany wykorzystania samochodu (np. z użytku firmowego na mieszany) aktualizacji należy dokonać najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje się tej zmiany.

Zobacz: Opublikowano wzór informacji VAT-26 >>

Istota konstrukcji pojazdu

W kontekście odliczania całego VAT-u istotne jest, jakie właściwie pojazdy przepisy uznają za takie, których konstrukcja sprawia, że można ich używać tylko w firmie. Do tej grupy zaliczane są choćby wspominane już koparka i ładowarka, które w myśl przepisów o ruchu drogowym uznawane są za pojazdy specjalne.

Konstrukcja umożliwia również odliczenie pełnego VAT-u w dwóch innych przypadkach:
1.Pojazdów, które posiadają jeden rząd siedzeń, oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
•klasyfikowanych zgodnie z przepisami do podrodzaju „wielozadaniowy”, „van” (VAT-1);
•z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków (VAT-3).

2.Pojazdów, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu (VAT-4).

Spełnienie wymagań dla samochodów VAT-1, VAT-3 i VAT-4 będzie stwierdzane na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów. Konieczne będzie także uzyskanie zaświadczenia wydanego przez tę stację oraz wpisu do dowodu rejestracyjnego, zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Co istotne zaświadczenia (VAT-1, VAT-3, VAT-4) wydane przed dniem wejścia w życie nowelizacji zachowują ważność.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu do celów VAT?

Przedsiębiorca odliczy 100 proc. VAT od samochodu również w sytuacji, gdy używa go jedynie na potrzeby firmowe. Istotne staje się w takim przypadku, aby przedsiębiorca posiadał regulaminy, zarządzenia itp., z których wynika, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej i nie ma innej możliwości jego użycia.

Oprócz tego przedsiębiorca zobligowany będzie prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT. Taki dokument powinien zawierać:1.numer rejestracyjny pojazdu;

2.dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3.stan licznika przebiegu pojazdu na dzień:

•rozpoczęcia prowadzenia ewidencji;
•na koniec każdego okresu rozliczeniowego;
•na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

4.wpis osoby kierującej samochodem – przy każdym wykorzystaniu pojazdu – zawierający:

•kolejny numer wpisu;
•datę i cel wyjazdu;
•opis trasy (skąd – dokąd);
•liczbę przejechanych kilometrów;
•imię i nazwisko osoby kierującej.

5.liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku, gdy przedsiębiorca udostępni chwilowo samochód osobie niebędącej jego pracownikiem, np. klientowi, ewidencja będzie musiała zawierać:
•kolejny numer wpisu;
•datę i cel udostępnienia pojazdu;
•stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu;
•liczbę przejechanych kilometrów;
•stan licznika na dzień zwrotu pojazdu;
•imię i nazwisko osoby, której pojazd został udostępniony.

Ewidencja ma służyć udowodnieniu, że przedsiębiorca wykorzystuje samochód wyłącznie na cele związane z prowadzoną działalnością. Obowiązek jej prowadzenia nie odnosi się jednak do użytkowania pojazdów, których konstrukcja sprawia, że mogą być przeznaczone tylko na cele firmowe.

Zobacz: Proponowane warunki odliczania VAT od samochodów są zbyt skomplikowane >>

W sytuacji, gdy przedsiębiorca spełni wszystkie wymagane przez przepisy warunki, a samochód zostanie uznany za przeznaczony jedynie do celów firmowych, możliwe będzie odliczenie 100 proc. VAT od jego zakupu, wydatków eksploatacyjnych, nabycia paliwa czy też leasingu. Jednak w przypadku, gdy wszystkie warunki nie są spełnione, odliczenie całości VAT-u będzie niemożliwe. To istotna kwestia ze względu na fakt, że organ podatkowy może zakwestionować rozliczenie i zobowiązać właściciela firmy do zapłaty różnicy w podatku oraz odsetek od zaległości podatkowych.

Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy inFakt.pl