Działania promocyjne można podzielić na trzy zasadnicze etapy. Oto jak przedstawia się komunikacja marketingowa w każdym z nich:
1. Zaistniej i wyróżnij się na tle konkurencji. Zadaniem kancelarii podatkowej lub biura rachunkowego jest stworzenie potencjalnym klientom jak najwięcej okazji do zetknięcia z się z firmą i jej ofertą. Nawet opierając strategię rozwoju na marketingu szeptanym i rekomendacjach, nie można zaniedbywać reklamy, public relations, widocznego oznaczenia siedziby biura czy stosowania identyfikacji wizualnej.
2. Drugi krok należy do klienta. Po pierwszym kontakcie z marką należy dać potencjalnym klientom możliwość bliższego zaznajomienia się z ofertą, ale na tym etapie powinniśmy nieco zawęzić krąg potencjalnych klientów stwarzając wszystkim zainteresowanym osobom sposobność do uzyskania bliższych i bardziej szczegółowych informacji. Przedsiębiorca, który boryka się z jakimś problemem podatkowym albo szuka biura rachunkowego chce dowiedzieć się więcej niż tylko to co jest zamieszczone na stronie internetowej czy w ulotce reklamowej. Wychodząc naprzeciw takiej potrzebie można zaproponować klientowi pogłębione informacje na firmowym blogu, pobranie infografiki lub odesłanie do artykułów eksperckich bądź odpowiedzi na pytania udzielone przez przedstawiciela kancelarii lub biura.
3. Bezpośredni kontakt, negocjacje i podpisanie umowy. Ostatni etap zmierzający do nawiązania współpracy wcale nie oznacza końca komunikacji marketingowej. W tym momencie najbardziej liczy się dopasowanie się do indywidualnych potrzeb i oczekiwań klienta. Decyduje znaczenie ma tu kontakt bezpośredni.
I tak od szerokiej grupy osób potencjalnie zainteresowanych usługami kancelarii podatkowej lub biura rachunkowego, do której kieruje się przekaz promocyjny przechodzimy do niewielkiego ułamka osób mogących realnie stać się klientami.
