Obowiązkowy KSeF już za kilka miesięcy. Jak się przygotować?

Ministerstwo Finansów przesunęło co prawda datę wdrożenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ale zapewnia, że reforma na pewno wejdzie w życie, bez istotnych zmian technicznych. Nowa data ma być znana na przełomie kwietnia i maja 2024 r., a po konsultacji z przedsiębiorcami do systemu wprowadzone zostaną poprawki. Eksperci rekomendują przedsiębiorcom, by nie zwlekali z pracami nad KSeF, bo jego wdrożenie będzie wymagało zmian w funkcjonowaniu całego biznesu. Konieczne będą nie tylko nowe narzędzia informatyczne, ale też dostosowanie firmowych procedur. Przedsiębiorcy muszą opracować zasady, które zapewnią im sprawne zatwierdzanie faktur sprzedażowych oraz akceptowanie kosztów. Wdrożenie KSeF wymaga również dostosowania umów i ustaleń z kontrahentami oraz z biurami rachunkowymi. Dla biur rachunkowym ważne będzie takie sformułowanie umów, by ograniczyć ich odpowiedzialność za tzw. puste faktury.

KSeF zmieni zasady współpracy w biznesie
	Wdrożenie obligatoryjnego KSeF będzie wymagało nie tylko zmian w księgowości i zastosowania odpowiednich narzędzi informatycznych. Przedsiębiorcy muszą opracować nowe procedury obiegu faktur i przeszkolić w tym zakresie pracowników wszystkich działów. Konieczna będzie też zmiana umów z biurami rachunkowymi oraz dostosowanie umów i ustaleń z kontrahentami. Przy wystawianiu faktur trzeba też przemyśleć kwestię ochrony danych.
Rozporządzenie w sprawie JPK będzie dostosowane do KSeF
	Do 14 listopada 2023 r. można zgłaszać uwagi do projektu zmiany rozporządzenia dotyczącego JPK_VAT z deklaracją, dostosowanego do obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) - informuje Ministerstwo Finansów. Zmiany w rozporządzeniu mają wyeliminować wątpliwości co do tego, w jaki sposób ujmować dane w deklaracji i ewidencji po wprowadzeniu obligatoryjnego e-fakturowania.
Wdrażając KSeF, właściciele biur rachunkowych powinni precyzyjnie ustalić zakres obowiązków
	KSeF to nie tylko rewolucja w świecie faktur – ale też istotny bodziec do zmiany organizacji pracy zarówno samych biur rachunkowych, jak i klientów usług outsourcingowych. Bardzo ważne jest, aby zmodyfikować odpowiednio zapisy w umowach o świadczenie usług księgowych tak, aby odzwierciedlić nowy przepływ dokumentów wynikający z konieczności korzystania z KSeF.
Firmy mogą mieć problem z weryfikacją faktur zakupowych w KSeF
	Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcom może być trudno powiązać fakturę zakupową z konkretną umową, zwłaszcza jeśli otrzymują ich bardzo dużo. Wyzwaniem będzie też weryfikacja, czy kwota podana na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie. Wszystko dlatego, że w KSeF nie będzie można przesyłać załączników. Rozwiązaniem może być porozumienie z kontrahentami w zakresie oznaczania faktur w polu opisowym.
Badanie OSCBR: Tylko 2,5 proc. biur rachunkowych w pełni gotowych na KSeF
	42 proc. biur rachunkowych nie podjęło jeszcze żadnych przygotowań do wdrożenia KSeF. Niedostatecznie przygotowanych czuje się 35 proc. biur. 20 proc. deklaruje gotowość z zastrzeżeniem, że wciąż poszukiwane są nowe informacje na temat KSeF, a tylko 2,5 proc. - pełną gotowość - wynika z badania Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR). Ministerstwo Finansów zapowiada, że w IV kwartale 2023 r. udostępni wszystkie akty wykonawcze i dokumentację techniczną dotyczącą KSeF.
Czasu na KSeF coraz mniej, a objaśnień brak
	10 miesięcy, które pozostały na wdrożenie obowiązkowego KSeF, to wbrew pozorom krótki okres – alarmują eksperci. Przedsiębiorcy już teraz powinni wdrażać procedury, a tymczasem wciąż nie jest jasne m.in. to, jak identyfikować klientów biznesowych i konsumentów, by wystawić im faktury w odpowiedni sposób. Konieczne są objaśnienia Ministerstwa Finansów i obiecywana przez resort kampania informacyjna.
Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF biura rachunkowe będą musiały zmienić umowy
	Biura rachunkowe będą zmuszone przejąć od niektórych klientów część obowiązków związanych z wystawianiem lub odbieraniem faktur. Należy więc zacząć od ustalenia ich potrzeb oraz uzyskać upoważnienie do KSeF. Oczywiście zmienia to zakres świadczonych usług i wymaga zmiany umowy - mówi Leszek Lewandowicz, sekretarz Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, doradca podatkowy.
Ministerstwo ma wyjaśnić, jak w KSeF odróżnić konsumenta od przedsiębiorcy
	Weryfikacja kontrahenta, czy jest on konsumentem czy przedsiębiorcą, jest zależna od organizacji i funkcjonujących procesów określenia statusu podatnika. KSeF nie zmienia dotychczasowej praktyki, którą stosowali w tym zakresie przedsiębiorcy - wyjaśnia Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie Prawo.pl. Jednocześnie MF zapowiada wyjaśnienia w tej sprawie.
Rok na wdrożenie KSeF może nie wystarczyć
	Podatnicy już teraz powinni rozpocząć przygotowania do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, by spełnić nowy wymóg od 1 lipca 2024 roku. Eksperci apelują o jak najszerszą kampanię informacyjną i wyjaśnienie wynikających z przepisów wątpliwości. Spodziewają się, że ułatwienia wynikające z KSeF będą odczuwalne dopiero za 2-3 lata. Ministerstwo Finansów zapowiada kampanię po zakończeniu prac w parlamencie.