W przedmiotowej sprawie do fiskusa zwróciła się spółka, która zatrudnia na podstawie umowy o pracę przedstawicieli handlowych. Praca osób zatrudnionych na tym stanowisku wiąże się ze stałymi wyjazdami w celu spotkań z obecnymi, jak i potencjalnymi klientami Spółki. Ze względu na charakter pracy, polegający na stałym świadczeniu pracy poza siedzibą spółki, jako miejsce świadczenia pracy, wskazany jest obszar kilku województw lub całego kraju. Spółka nie traktuje wyjazdów pracowników związanych z wykonywaniem pracy na obszarze wskazanym w umowie, jako podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. W związku z powyższym, Spółka nie wypłaca pracownikom diet im przysługujących.

Zdaniem spółki finansowane przez nią noclegi pracowników związane z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę nie powinny być traktowane, jako przychód tychże pracowników ze stosunku pracy. Tym samym spółka nie powinna pobierać i odprowadzać z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Fiskus się nie zgodził z tym stanowiskiem. Jego zdaniem nie ma przeszkód, aby pracodawca zapewniał pracownikowi wyżywienie, nocleg, bądź zwrot kosztów noclegu, czy wyżywienia związanego z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania pracownika. Nie oznacza to jednak, że zapewnienie tego rodzaju świadczeń należy do obowiązków pracodawcy. Stąd zwrot pracownikowi zwiększonych kosztów wykonywania pracy (niemający charakteru wynagrodzenia za pracę), stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.

Jednocześnie, świadczenia w postaci zapewnienia pracownikowi noclegu nie można utożsamiać z ustawowymi obowiązkami pracodawcy związanymi z porządkiem w zakładzie pracy, w tym z organizacją pracy lub wyposażeniem pracowników w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy. Czym innym jest bowiem organizacja stanowiska pracy polegająca na udostępnieniu pracownikowi np.: biurka, materiałów biurowych, czy pokrywanie przez pracodawcę wydatków związanych ze zużyciem prądu lub eksploatacją samochodu służbowego podczas godzin pracy, czym innym natomiast zapewnienie pracownikowi noclegu, czy wyżywienia w sytuacji, gdy dobowa norma czasu pracy pracownika nie obejmuje noclegu. Pracownik nie przebywa w podróży służbowej, a na pracodawcy nie ciąży ustawowy obowiązek finansowania wydatków mieszkaniowych, czy żywieniowych pracownika, dla którego – zgodnie z zawartą umową o pracę – wyjazdy są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania obowiązków służbowych.

Zasadą jest, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane, jako element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowywane, tj. wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym zostały pracownikowi przekazane, chyba że korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o PIT.

A dochód zwolniony z opodatkowania, to m.in. świadczenia uzyskiwane w ramach podróży służbowej, ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracownika własne narzędzia (sprzęt, materiały). Zwolnienie obejmuje tu diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej – tak jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie, to nie ma możliwości zastosowania do ww. świadczeń zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.

Oznacza to więc, że na spółce występującej w roli płatnika spoczywa obowiązek pobierania i odprowadzania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Interpretacja indywidualna Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 października 2014 r., ILPB2/415-750/14-2/WM, LEX nr 242749

Omówienie pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego