Mimo tych danych wiele osób wątpi w skuteczność tej formy promocji. Kancelaria podatkowa lub biuro rachunkowe powinno jednak spojrzeć na korzystanie z e-mail marketingu w innym kontekście – nie reklamy, lecz budowania relacji. Newsletter firmowy jest wygodną (zarówno dla klientów jak i kancelarii) formą podtrzymywania wzajemnych relacji oraz dostarczania ważnych i przydatnych dla przedsiębiorcy informacji.
Aby newsletter firmowy był chętnie czytany przez klientów należy spełnić trzy najważniejsze warunki: odpowiednio przygotować bazę do wysyłki, zadbać o ciekawą zawartość newslettera i działać zgodnie z długofalowym planem.
Pierwszym krokiem powinno być opracowanie bazy odbiorców newslettera. Wszystkie adresy muszą być pozyskane legalnie, tzn. należy uzyskać od adresatów zgodę na wysyłanie e-biuletynu. Baza powinna być na bieżąco aktualizowana i weryfikowana – dobre programy do wysyłki newsletterów dostarczają nam wiedzy, z których adresów maile są odbijane. Aby zwiększyć skuteczność mailingu można pogrupować odbiorców i dostosować treść do ich potrzeb, np. według branż.
Aby klienci stali się wiernymi czytelnikami newslettera należy zadbać o interesującą treść, podaną w przystępny sposób i w atrakcyjnej formie. Nie wolno sprowadzać zawartości newslettera wyłącznie do reklamy świadczonych usług – promocja może stanowić maksymalnie 1/5 jego treści. Równie ważna jest poprawność tekstu – brak błędów stylistycznych i ortograficznych – przed wysłaniem należy kilka razy sprawdzić całość, najlepiej przez dwie osoby. Jeśli chodzi o kwestie techniczne – na wypadek nieprawidłowego wyświetlania się newslettera w programach pocztowych klientów warto umieścić w biuletynie link do newslettera w przeglądarce internetowej. Dobrze jest też wstawić link rezygnacji z subskrypcji.
I wreszcie trzeci element – nie możemy liczyć na pozytywny efekt e-mail marketingu, nie działając zgodnie z przemyślanym planem działania i nie realizując go z żelazną konsekwencją. Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie harmonogramu wysyłek, zakładając a jaką częstotliwością dostarczymy newsletter klientom (np. raz lub dwa razy w miesiącu).
Prowadzisz własne biuro rachunkowe lub kancelarię podatkową? Koniecznie przeczytaj publikację, która zawiera wskazówki, jak skutecznie i zgodnie z prawem promować swoje usługi z wykorzystaniem tradycyjnych narzędzi (budowanie relacji z klientem, public relations, reklama) oraz instrumentów, jakich dostarcza Internet: Promocja kancelarii doradztwa podatkowego i biura rachunkowego, Joanna Polańska-Solarz