Najem mieszkania może być kosztem podatkowym kancelarii prawnej

Prawnik może zaliczyć wydatek na najem lokalu mieszkalnego w innym mieście do kosztów podatkowych kancelarii, jeśli udowodni związek tego wydatku z przychodem. Nie wystarczą jednak dowody dokumentujące wydatki z tytułu najmu mieszkania. Niezbędnym jest posiadanie dowodów świadczących o wykonanych usługach prawniczych, wymagających pobytu w tej miejscowości.

Skutki COVID nie ominęły także kancelarii prawniczych. Zmuszone są one poszukiwać bardziej aktywnych form prowadzenia działalności i sposobów dotarcia do klienta. W takiej sytuacji znalazła się pewna prawniczka, która była zmuszona poszukać potencjalnych klientów poza jej stałym miejscem zamieszkania. W ten sposób znalazła swoich głównych klientów w innej miejscowości i tam również zarejestrowała działalność gospodarczą.

Obecnie świadczenie usług wymaga od niej większej dyspozycyjności niż dotychczas, w tym częstych spotkań zarówno w siedzibie kancelarii, jak i w siedzibach jej klientów, kancelariach notarialnych, organach administracji, organach ścigania (które obecnie w okresie pandemii pracują dwuzmianowo), czy sądach. Obliguje ją to do obecności w innej miejscowości codziennie, często w godzinach wczesno porannych lub późno popołudniowych, czasem również w soboty i niedziele. Z racji faktu, że miejsce zamieszkania i siedzibę działalności gospodarczej prawniczki dzieli około 20 km, codzienne dojazdy są uciążliwe i kosztowne. Prawniczka zamierza wynająć mieszkanie, aby w ten sposób zapewnić klientom dyspozycyjność w oczekiwanych przez nich porach, a także szybciej przemieszczać się do ich siedziby lub do innych miejscowości, w których odbywają się spotkania z udziałem klientów. 

Lokal ma służyć celom mieszkaniowym

Prawniczka zamierza wynająć lokal mieszkalny. Nie będzie w nim prowadzić działalności gospodarczej, a jedynie użytkować go wyłącznie w celach mieszkaniowych w okresie wzmożonej aktywności zawodowej. Najem mieszkania ma umożliwić uzyskiwanie przychodu z działalności gospodarczej oraz świadczenie usług odpowiadających oczekiwaniom klientów, a jednocześnie może wpłynąć na zdobycie nowych klientów.

Podatniczka zapytała organy skarbowe czy wydatki z tytułu najmu mieszkania stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych? Jej zdaniem, zaliczenie tych wydatków  do kosztów podatkowych jest uzasadnione z uwagi na fakt zabezpieczenia źródła przychodu - mieszkanie pozwoli jej być dyspozycyjnym i stawić się szybko w siedzibie klienta lub kancelarii, gdy będzie wymagała tego sytuacja. Gdyby nie pełna dyspozycyjność, nie mogłaby należycie świadczyć usług, co z kolei wpłynęłoby na wysokość jej przychodów.

To podatnik ma obowiązek wykazania związku kosztu z przychodem

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie można zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej tę działalność. Jednak w tym przypadku okazał zrozumienie dla argumentów podatniczki.

Podkreślił, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Dyrektor KIS podkreślił, że w tym przypadku do wydatków na najem mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej znajdują zastosowanie regulacje określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem, wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej prawniczki, czyli kancelarii prawnej.

Organ podatkowy odniósł się do kwestii konieczności właściwego udokumentowania wskazanych wydatków. Zaznaczył, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dokumentów wystawionych przez właściciela mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez podatniczkę wydatków z tytułu najmu mieszkania. Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której prawniczka najmie mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Ekspert: interpretacja jest liberalna i zasługuje na aprobatę

Reasumując, fiskus jest przychylny możliwości zaliczenia wydatków na najem lokalu mieszkalnego do kosztów podatkowych kancelarii prawnej, jeżeli ponoszone przez prawniczkę wydatki na najem mieszkania położonego poza miejscem jej zamieszkania, będą spełniać wymienione powyżej warunki. Będą wówczas mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Jednocześnie obowiązek wykazania związku ponoszonych kosztów najmu z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie będzie mieć wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża prawniczkę.

- W mojej ocenie interpretacja ta jest prawidłowa i zasługuje na aprobatę – ocenia dr Artur Oleś, adwokat, doradca podatkowy z Kancelarii GLC. Podkreśla on, że wydatek na najem mieszkania w celu zwiększenia efektywności prowadzonej działalności jest w pełni zasadny, przyczyni się on bowiem do zwiększenia przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym przypadku działalności prawniczej.

- Istnieje związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy skutkiem najmu mieszkania, tj. zwiększonej ilości czasu na prowadzenie spraw klientów, a zwiększeniem przychodów poprzez obsługę większej ilości klientów, czy zwiększeniem jakości ich obsługi, co de facto przełoży się na wzrost przychodów – podkreśla dr Artur Oleś. Dodaje on, że należy odróżnić wydatki osobiste od firmowych, związanych ze stricte prowadzoną działalnością gospodarczą.

- Biorąc pod uwagę charakter wydatku, tj. najem mieszkania do celów mieszkaniowych, a nie dla celów prowadzenia w nim działalności gospodarczej (kancelarii), wydana interpretacja jest liberalna w tym sensie, że dyrektor KIS mógł uznać, że jest to wydatek o charakterze osobistym. Organ podatkowy stwierdził jednak, że najęte mieszkanie jest narzędziem pracy. Zaakcentować należy, że nie można wykluczyć sytuacji, że podatniczka będzie to mieszkanie wykorzystywać także do celów prywatnych. W takiej sytuacji interpretacja nie będzie jej chronić. Jest ona bowiem wiążąca tylko i wyłącznie w odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego przez podatnika we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej – podkreśla dr Artur Oleś.

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 października 2020 r. nr 0113-KDIPT2-1.4011.697.2020.1.AP.