Jak wskazuje Stanisław Koc w komentarzu praktycznym "Roczne zamknięcie ksiąg rachunkowych" opublikowanym w Vademecum Głównego Ksiegowego, pierwsza grupa przyczyn zmian, to otrzymanie przez jednostkę informacji o zdarzeniach, jakie nastąpiły wprawdzie po dniu bilansowym (np. 31 grudnia 2012 r.) lub nawet po dacie sporządzenia sprawozdania finansowego (np. 25 marca 2013 r.), ale przed jego zatwierdzeniem, które mają istotny wpływ na wielkości w nim wykazane.
Mogą to być przykładowo następujące sytuacje:
- po dniu bilansowym sprzedano składniki majątkowe (np. zalegające od dłuższego czasu w magazynach wyroby gotowe lub nadmierne zapasy materiałów) po cenach znacznie niższych od tych, po których figurowały one w księgach i bilansie. W związku z tym konieczne stało się odpowiednie obniżenie wartości tych aktywów już na dzień bilansowy za pomocą odpisu aktualizującego, obciążającego pozostałe koszty operacyjne i pogarszającego wynik finansowy zamykanego roku obrotowego;
- na skutek ogłoszenia upadłości znaczącego dłużnika lub oddalenia wniosku o jego upadłość, ponieważ majątek masy upadłościowej nie wystarczyłby na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego, wątpliwa stała się spłata zobowiązań przez tego kontrahenta, co wymaga obniżenia wartości należności na dzień bilansowy i ujęcia skutków odpisu aktualizującego w wyniku finansowym;
- powstał obowiązek spłaty kredytu lub pożyczki poręczonej przez jednostkę przed dniem bilansowym. Powzięcie takiej wiadomości, o istotnych skutkach finansowych, nawet po wstępnym zamknięciu ksiąg rachunkowych, uzasadnia utworzenie rezerwy na to zobowiązanie w księgach roku zamykanego.
W przypadkach takich, w myśl art. 54 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna odpowiednio zmienić roczne sprawozdanie finansowe, dokonując jednocześnie stosownych zmian zapisów (a w ślad za tym uzgodnień) w księgach rachunkowych. Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało już zbadane przez biegłego rewidenta lub jest w toku badania, to trzeba także powiadomić o tym audytora przeprowadzającego badanie (skutki analogicznych informacji, które dotarłyby do jednostki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym je uzyskano).
Powodem korekty wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych może być również wprowadzenie do sprawozdania finansowego, a zatem i do ksiąg, zmian:
- na akceptowany przez jednostkę wniosek biegłego rewidenta (podmiotu uprawnionego) badającego sprawozdanie, gdyż pozwala to lepiej przedstawić rzeczywisty obraz sytuacji finansowej jednostki w dostosowaniu do zasad (polityki) rachunkowości wynikających z ustawy o rachunkowości;
- na wniosek rady nadzorczej lub walnego zgromadzenia w sprawozdaniu finansowym niepodlegającym obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, wobec zakwestionowania przez te organy poprawności określonych pozycji sprawozdania finansowego, a więc i ksiąg rachunkowych.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność, zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości, następuje najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Polega ono na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania dalszych zapisów księgowych w zbiorach objętych tymi księgami.
Przy komputerowej technice prowadzenia ksiąg – co jest powszechne – definitywne ich zamknięcie polega na użyciu funkcji programu, która zablokuje ostatecznie możliwość dokonania jakichkolwiek zmian w zapisach roku obrotowego. Odnosi się to zarówno do ksiąg tworzonych w ramach systemu finansowo-księgowego (FK) jak i stanowiących wyodrębnione podsystemy ewidencji analitycznej programów do ewidencji zapasów, środków trwałych czy wynagrodzeń.
| Dowiedz się więcej z książki | |
 |
Zmiany w ustawie o rachunkowości + Ustawa o rachunkowości. Komentarz
|