1. Aktualny stan prawny i cel wprowadzenia przepisów regulujących zakładanie metryk spraw

 
W obecnym stanie prawnym nie istnieje obowiązek tworzenia metryk spraw administracyjnych czy podatkowych wskazujących, kto i w jakim kierunku kształtował treść rozstrzygnięcia administracyjnego lub podatkowego w sprawie. Decyzje podpisują osoby pełniące funkcję organów (organów administracji publicznej albo organów podatkowych) lub osoby przezeń upoważnione, a rzeczywiści autorzy lub współautorzy rozstrzygnięcia w sprawie, przygotowujący je do podpisu osobie uprawnionej, nie są co do zasady wyraźnie ujawnieni, a co więcej, nie wiadomy jest sposób kształtowania przez poszczególne, nieujawnione osoby treści rozstrzygnięcia. Jak czytamy w uzasadnieniu ustawy nowelizującej, „charakterystyczne jest że obecne przepisy przewidują ścisłe dokumentowanie czynności zewnętrznych organu administracji w relacji z obywatelem jako stroną postępowania lub z innymi podmiotami będącymi osobami trzecimi wobec organu administracji (np. przesłuchanie świadka), natomiast proces kształtowania decyzji wewnątrz organu administracji nie jest dokumentowany. (...) W konsekwencji, w obecnym stanie prawnym w Polsce bardzo trudno jest ustalić odpowiedzialność poszczególnych urzędników za szkody spowodowane wydaniem sprzecznych z prawem decyzji administracyjnych, gdyż osoby rzeczywiście kształtujące treść decyzji zwykle pozostają anonimowe, a założenie o osobistym kształtowaniu treści wszystkich decyzji przez osobę piastującą funkcję piastuna organu administracji (np. wojewodę) jest fikcją".

Z tych właśnie względów ustawodawca zdecydował się na dodanie przepisów dotyczących zakładania metryk sprawy. Jak czytamy w uzasadnieniu ustawy nowelizującej, „metryka sprawy administracyjnej i podatkowej będzie dokumentować udział poszczególnych urzędników w procesie wydawania rozstrzygnięcia administracyjnego w ramach organu, a więc wewnętrzny proces administracji. Zwiększy się zatem transparentność tego, kto i w jaki sposób, kształtował treść decyzji a konsekwencji także poczucie odpowiedzialności urzędników za jakość wydawanych decyzji oraz ograniczy się ryzyko korupcji". Celem wprowadzenia tych przepisów jest – jak wynika z projektu ustawy nowelizującej – „zwiększenie transparentności udziału poszczególnych urzędników w procesie wydania rozstrzygnięć w sprawach obywateli oraz transparentności uzasadnienia podjęcia takiego a nie innego rozstrzygnięcia w sprawie (...) Dzięki prowadzeniu na bieżąco metryki sprawy w sprawach administracyjnych i podatkowych będzie można nawet po upływie długiego czasu precyzyjnie ustalić, jacy urzędnicy (oprócz osoby podpisanej pod decyzją) uczestniczyli w przygotowaniu decyzji, przygotowywali jej projekt, udzielali wskazówek co do sposobu załatwienia sprawy i opiniowali lub zatwierdzali decyzję oraz w jaki sposób konkretni urzędnicy wpływali na treść decyzji (...) Transparentność, co do tego kto, jak i dlaczego wydał daną decyzję zwiększy poczucie odpowiedzialności urzędników, a w razie wydania decyzji powodującej szkody dla Państwa lub obywateli, ułatwi ustalenie winnych wyrządzenia szkody przez wydanie błędnej decyzji. Zwiększenie transparentności będzie miało też pozytywny wpływ na ograniczenie zjawiska korupcji".

2. Tworzenie i treść metryk sprawy
 
Metryki sprawy zakładane będą od dnia 7 marca 2012 r. w postępowaniach administracyjnych (zasady prowadzenia postępowań administracyjnych określają przepisy art. 61–163 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm. – dalej k.p.a.) oraz w postępowaniach podatkowych (zasady prowadzenia postępowań podatkowych określają przepisy art. 120–271 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm. – dalej o.p.). Zasady ich tworzenia i treść metryk sprawy określają przede wszystkim przepisy art. 66a k.p.a. oraz art. 171a o.p. Zostaną one uzupełnione o przepisy wykonawcze wydane – odpowiednio – przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra Finansów.
Metryki sprawy zakładane będą w aktach sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej (zob. art. 66a § 1 k.p.a. oraz art. 171a § 1 o.p.). W treści metryk spraw wskazywane będą wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym, oraz określone zostaną wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności (zob. art. 66a § 2 k.p.a. oraz art. 171a § 2 o.p.). Metryki sprawy wraz z dokumentami, do których odsyłają, stanowić będą obowiązkową część akt sprawy i będą na bieżąco aktualizowane (zob. art. 66a § 3 k.p.a. oraz art. 171a § 3 o.p.).