Pytanie

Czy zakup licencji baz danych łącznie z prawem do asysty technicznej i aktualizacji wersji bazy danych związanych z wdrożeniem nowego zintegrowanego systemu informatycznego będzie stanowił część składową systemu informatycznego, czy oddzielnie licencje należy potraktować jako wartości niematerialne i prawne?
Licencji jest 65 sztuk, każda po 350 zł.
Czy amortyzację tych licencji należy liczyć od każdej pojedynczej sztuki (wówczas może być jednorazowa?) czy potraktować razem wszystkie zakupione licencje i amortyzować całość przez odpowiedni okres?

Odpowiedź

Przedmiotowa licencja (licencje) na program bazy danych może być potraktowana jako odrębna wartość niematerialna i prawna (odrębne wartości niematerialne i prawne).
Jeśli jest to jedna licencja wielostanowiskowa, to wówczas mamy do czynienia z zakupem jednej wartości niematerialnej i prawnej (o wartości 27.755 zł). Jeśli zaś zakupiono 65 sztuk licencji jednostanowiskowych, to wówczas mamy do czynienia z zakupem 65 odrębnych wartości niematerialnych i prawnych.

Uzasadnienie

Ad. 1)
Zgodnie z przepisami ustaw podatkowych wartościami niematerialnymi i prawnymi są m.in. licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

W przeciwieństwie do środków trwałych nie ma tu wymogu, aby poszczególne licencje były kompletne i zdatne do używania. Nie muszą one więc mieć charakteru samodzielnego. W związku z tym licencja na program - nawet jeśli jest on częścią większej całości - może być potraktowana jak odrębna wartość niematerialna i prawna. Jeśli zatem wartość wydatków na moduł programu przekroczy 3.500 zł, to wówczas należałoby potraktować powyższe wydatki jako koszty nabycia wartości niematerialnej i prawnej. Podlegać więc będą amortyzacji a nie jednorazowemu zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Ad. 2)
Sposób potraktowania powyższych wydatków zależy od konkretnych postanowień umowy licencyjnej.

Możliwe jest bowiem, że zakupiliście jedną licencję, która daje prawo do wykorzystywania oprogramowania na nie więcej niż iluś stanowiskach roboczych (tu: 65). W takiej sytuacji mamy do czynienia z nabyciem jednej licencji. Całość wydatków na nią poniesionych jest wydatkiem na jedną wartość niematerialną i prawną. W takiej sytuacji - ponieważ łącznie wydatki przekraczają 3.500 zł - należałoby powyższe wydatki potraktować jako wydatki na nabycie wartości niematerialnej i prawnej. W konsekwencji zatem podlegały rozliczeniu kosztowemu poprzez amortyzację.

Jeśli natomiast z umowy wynika, że zostało zakupionych 65 licencji z prawem do używania każdej tylko na jednym stanowisku roboczym, to wówczas mamy do czynienia z nabyciem 65 odrębnych wartości niematerialnych i prawnych. Decydować będzie pojedyncza wartość każdej z nich. Jeśli pojedyncza wartość nie będzie przekraczać 3.500 zł, to wówczas koszt ten będzie można jednorazowo zaliczyć w koszty podatkowe.

Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego