Ujęcie księgowe zakupionego abonamentu Vademecum Głównego Księgowego będzie uzależnione od przyjętej w jednostce polityki rachunkowości oraz od decyzji kierownika jednostki. Niewątpliwie jednak przedmiotowy abonament można potraktować jako wartość niematerialną i prawną, gdyż spełnia on definicję zawartą zarówno w przepisach prawa bilansowego, jak i podatkowego. Jeżeli potraktujemy więc abonament jako wartość niematerialną i prawną to właśnie w zależności od zasad rachunkowości przyjętych w jednostce można albo zaksięgować ją na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne i dokonywać comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych lub dokonać umorzenia jednorazowo, ze względu na cenę nabycia poniżej 3500 zł netto lub w tym drugim przypadku - bezpośrednio zaliczyć do kosztów bieżącej działalności. Sam fakt płatności ratalnej ma tylko znaczenie rozrachunkowe i właśnie na koncie rozrachunków z dostawcami będą ujęte poszczególne płatności z tego tytułu.

 


 



 

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) - dalej u.o.r. - przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:


 

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;
c) know-how.
Według art. 28 ust. 1 pkt 1 u.o.r. wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia. Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.
Dodatkowo cena nabycia wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:
1) niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
2) koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
Zgodnie z art. 33 i 31 u.o.r. wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia wartości niematerialnej i prawnej powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tej wartości po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych ulega zmniejszeniu poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne.
Według art. 16b ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. - amortyzacji podlegają nabyte nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:
1) spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego;
2) spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
3) prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej;
4) autorskie lub pokrewne prawa majątkowe;
5) licencje;
6) prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1117, z późn. zm.);
7) wartość stanowiącą równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1 u.p.d.o.p., zwane wartościami niematerialnymi i prawnymi.
Jednocześnie zgodnie z art. 16d u.p.d.o.p. podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa powyżej, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Przykłady
Ujęcie księgowe nabytego abonamentu VGK o wartości nieprzekraczającej 3500 zł. będzie miało następujące odzwierciedlenie w księgach jednostki:
1. W przypadku zaliczenia abonamentu do wartości niematerialnych i prawnych jednostki:
- faktura za zakup licencji:
Wn konto 024 Inne wartości niematerialne i prawne
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
- odpisy amortyzacyjne (jednorazowy lub zgodnie z planem):
Wn konto 408 Amortyzacja
Ma konto 074 Umorzenie innych wartości niematerialnych i prawnych
2. W przypadku zaliczenia abonamentu od razu w koszty bieżącego okresu:
Wn konto 401 Zużycie materiałów i energii
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
Ujęcie księgowe każdorazowej płatności za powstałe zobowiązanie (identyczne w obu powyższych przypadkach):
Wn konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy.