Co zrobić, aby spełnić wymogi prawne? W jaki sposób zabezpieczyć zgromadzone dane?
Prawo jest jednoznaczne w kwestii okresu przechowywania kopii paragonu fiskalnego. Dokument tego typu trzeba archiwizować przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym paragon został wystawiony. Wspomniany przepis znajduje zastosowanie zarówno w przypadku kasy z kopią elektroniczną, jak i tradycyjną (papierową). Należy jednak zwrócić uwagę na to, że obydwa rozwiązania różnią się nie tylko technologią gromadzenia danych. Na czym innym będzie także polegało skuteczne zabezpieczenie przechowywanej dokumentacji finansowej.
- Podatnik, który posiada kasę z elektroniczną kopią paragonów, powinien nadzorować poprawność i terminowość archiwizowania danych. Urządzenie oczywiście automatycznie zapisuje dokumenty, ale nie oznacza to, że nie wymaga kontroli użytkownika. W przypadku kasy z kopią papierową, istotna jest dbałość o stan i czytelność zadrukowanych rolek - podkreśla ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych, Marcin Ciechowicz.
Jak przechowywać papierową kopię paragonów?
Urządzenie wyposażone w tradycyjną technologię drukuje 2 dokumenty – paragon fiskalny oraz jego kopię. Archiwizacja danych nie odbywa się więc automatycznie. Użytkownik kasy powinien samodzielnie gromadzić zadrukowane rolki oraz przeznaczyć oddzielne miejsce na ich składowanie. Ważne jest więc, aby skutecznie zabezpieczyć przechowywaną dokumentację. Da to większą gwarancję, że papierowa kopia paragonów będzie czytelna nawet po upływie 5 lat.
- Zapełnione rolki warto składować w jednym, suchym, chłodnym miejscu, do którego nie dociera światło słoneczne. Dzięki temu podatnik nie tylko zadba o porządek w dokumentacji, trwałość samego papieru oraz czytelność druku, ale także zapewni sobie łatwy dostęp do danych - tłumaczy Marcin Ciechowicz.
Poprawne archiwizowanie danych w formie elektronicznej
Kontrolowanie terminowości i poprawności przechowywania dokumentacji to nie jedyne zadanie, które stoi przed użytkownikami urządzeń z elektroniczną kopią paragonów. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku, powinni oni również korzystać z autoryzowanego przez producenta programu archiwizującego (zgodnego z kartą kasy) oraz używać nośników informatycznych określonych w książce danego modelu. Takie postępowanie da większą pewność, że dane nie zostaną utracone.
- Użytkownik tego typu urządzenia może także dodatkowo zabezpieczyć kopię paragonów fiskalnych. Wystarczy ją zarchiwizować na komputerze, płycie DVD, pendrivie lub dysku zewnętrznym - podpowiada ekspert PCKF.
Na koniec warto jeszcze wspomnieć o samym nośniku, na którym kasa zapisuje kopię paragonów. W większości urządzeń jest to karta pamięci o pojemności 2 GB, w niektórych modelach wielkość ta wynosi 4 GB. Moment zapełnienia nośnika będzie zależał od liczby wystawianych dowodów sprzedaży. Nie oznacza to jednak konieczności wymiany urządzenia fiskalnego na nowe. Kartę, na której cała dostępna pojemność została wykorzystana, wystarczy zastąpić podobnym nośnikiem danych.
| Dowiedz się więcej z książki | |
 |
Kasy fiskalne w 2015 i 2016 r. Pytania i odpowiedzi
|