Przedsiębiorcy mają świadomość, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych należy ewidencjonować na kasie fiskalnej. W praktyce powstaje jednak szereg wątpliwości. Czytelnicy pytają m.in. co w przypadku, gdy sprzedawca wystawi paragon przedsiębiorcy oraz czy trzeba wystawić paragon, gdy nabywcą jest jednostka samorządu terytorialnego, np. dom kultury.
Czytaj również: Zapłata BLIK i kartą a paragon z kasy fiskalnej
Komu trzeba wystawić paragon
Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Obowiązek dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w przepisie odbiorców. To oznacza, że każdą sprzedaż, podlegającą opodatkowaniu na terytorium kraju, dokonywaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, należy co do zasady ewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej. Podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 czerwca 2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.334.2024.1.JG oraz z 26 lipca 2023 r., nr 0112-KDIL3.4012.297.2023.2.MC.
W interpretacji z 19 czerwca 2024 r., nr 0112-KDIL3.4012.296.2024.1.MBN, dyrektor KIS wskazał, że jeżeli nabywcą danej usługi czy towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.
Na kasie fiskalnej powinna być zatem ujmowana wyłącznie sprzedaż na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, oraz
- rolników ryczałtowych.
Uwaga: Pod pojęciem rolnika ryczałtowego rozumie się rolnika dokonującego dostawy produktów rolnych lub świadczącego usługi rolnicze, korzystającego ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3, z wyjątkiem rolnika obowiązanego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 2 pkt 19 ustawy o VAT). Zgodnie z interpretacją z 24 sierpnia 2020 r., nr 0112-KDIL3.4012.417.2020.1.EW, w przypadku sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych zasadą jest dokumentowanie takiej transakcji paragonem fiskalnym.
Sprawdź też w LEX: W którym momencie rozpoznać przychód przy sprzedaży na rzecz rolnika ryczałtowego? >
Czy sprzedaż na rzecz firm powinna być ujmowana na kasie fiskalnej
Sprzedaż na rzecz firm (osoby fizyczne, spółki osobowe, spółki kapitałowe, przedsiębiorstwa państwowe) nie powinna być ewidencjonowana na kasie rejestrującej. Dotyczy to zarówno firm krajowych, jak i zagranicznych.
Jednak – jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 6 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1375/14/UH - przepisy ustawy o VAT oraz przepisy aktów wykonawczych do tej ustawy nakazują podatnikom dokonującym sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym prowadzić ewidencję tej sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Jednocześnie przepisy te nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą. Jednakże w takim przypadku należy pamiętać, że ustawodawca dla takiej sprzedaży przewidział określone warunki dotyczące wystawienia faktury do paragonu dokumentującego sprzedaż na rzecz firmy.
Należy mieć na uwadze, że jeżeli zdarzyłoby się zaewidencjonować na kasie fiskalnej sprzedaż dokonaną na rzecz firmy, to możliwość wystawienia faktury do paragonu fiskalnego może być uzależniona od spełnienia dodatkowych warunków (zob. art. 106b ust. 5 - ust. 7 ustawy o VAT).
Czytaj też w LEX: Kasy rejestrujące - zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania >
Przedsiębiorca czy konsument
Co istotne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą występują w obrocie zawsze w dwojakim charakterze, tj. jako podatnicy VAT oraz jako klienci indywidualni. Sprzedaż dokonywana na rzecz takich przedsiębiorców powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, gdy dokonując danego zakupu osoby te działają w charakterze klienta indywidualnego. Natomiast jeżeli osoba taka nabywa towary lub usługi na potrzeby prowadzonej firmy, to sprzedaży nie ewidencjonujemy na kasie fiskalnej.
Przykład: Spółka prowadzi restaurację, w której bywa pan Nowak prowadzący działalność gospodarczą.
Wariant I: Pan Nowak nabywa usługę gastronomiczną w ramach prowadzonej działalności (np. obiad z kontrahentem) – w tym przypadku usługa nie powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, gdyż klient nabył ja jako podatnik VAT.
Wariant II: Pan Nowak nabywa usługę gastronomiczną na cele osobiste (np. obiad z rodziną) – w tym przypadku usługa powinna być zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, gdyż klient nabył ją jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Sprzedaż na rzecz gminy bez paragonu
Czy sprzedaż na rzecz jednostek sektora finansów publicznych (np. samorządowych instytucji kultury) powinna być ujmowana na kasie fiskalnej?
Sprzedaż na rzecz jednostek sektora finansów publicznych (np. gmin, powiatów, państwowych jednostek budżetowych, państwowych i samorządowych instytucji kultury) nie powinna być ewidencjonowana na kasie rejestrującej. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy nabywająca jednostka sektora finansów publicznych jest podatnikiem VAT, w tym zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, oraz gdy nie posiada w ogóle statusu podatnika VAT (nawet zwolnionego i niezarejestrowanego).
Przykład: Przedsiębiorca wykonał usługi budowlane na rzecz urzędu skarbowego (państwowa jednostka budżetowa). Wykonana usługa nie powinna być ewidencjonowana na kasie rejestrującej.
Czytaj też w LEX: Zasady ewidencjonowania obrotu przy wykorzystaniu kas rejestrujących >
Co jeśli rolnik ryczałtowy zarejestruje się do VAT
Jeżeli rolnik zrezygnuje ze statusu rolnika ryczałtowego i zarejestruje się jako podatnik VAT czynny, to sprzedaż na rzecz tego rolnika (podatnika VAT czynnego) nie powinna być ewidencjonowaną na kasie rejestrującej.
Jeżeli zdarzyłoby się zaewidencjonować na kasie fiskalnej sprzedaż na rzecz rolnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, to możliwość wystawienia faktury do paragonu fiskalnego może być uzależniona od spełnienia dodatkowych warunków (art. 106b ust. 5 - ust. 7 ustawy o VAT).
Należy też pamiętać, że rolnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni występują w dwojakim charakterze, tj. jako podatnicy VAT oraz jako klienci indywidualni. Sprzedaż na ich rzecz powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, w sytuacji gdy dokonując zakupu działają w charakterze klienta indywidualnego. Natomiast jeżeli rolnik nabywa towary lub usługi na potrzeby prowadzonego gospodarstwa, to sprzedaży tej nie ewidencjonujemy na kasie fiskalnej.
Zobacz też procedurę: Sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej >
Cena promocyjna: 216.81 zł
|Cena regularna: 297 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 216.81 zł
Eksport usług bez paragonu
Czy świadczenie usług poza terytorium kraju (tzw. eksport usług) powinno być ewidencjonowane na kasie fiskalnej?
W przypadku gdy miejsce świadczenia danej usługi znajduje się poza terytorium kraju (tzw. eksport usług), to dana usługa nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania jej na kasie fiskalnej.
Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 18 września 2023 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.256.2023.2.JSU), mimo że spółka dokonuje transakcji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to czynności opisane we wniosku nie podlegają rejestracji za pomocą kas rejestrujących. Powyższe wynika z faktu, że miejscem świadczenia (opodatkowania) dokonanej dostawy nie jest terytorium Polski, tylko kraju trzeciego. Przez sprzedaż, jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Czytaj też w LEX: Kasy fiskalne online >
Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
Czytaj również: Kto zamyka firmę przed zakończeniem umowy leasingu, nie musi korygować PIT i VAT
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
