Czy elektroniczna wersja może być powielana poprzez drukowanie, ponowne skanowanie i zapisanie w np. w innym formacie, pod warunkiem zachowania czytelności i niezmienności treści?

Odpowiedź:

Moim zdaniem elektroniczna wersja certyfikatu rezydencji pod rygorem utraty jego ważności nie powinna być skanowana, kserowana, drukowana, zapisywana w innym formacie itp.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 21 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., ilekroć w ustawie mowa o certyfikacie rezydencji oznacza to zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.

Ponadto w art. 41 ust. 9a-9d u.p.d.o.f. wyjaśniono, że:

– Jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.

– Jeżeli w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, o którym mowa w ust. 1i, miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji. Przepis ust. 1i stosuje się odpowiednio.

– Jeżeli podatnik nie dopełnił obowiązku określonego w ust. 1j, odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej ponosi podatnik.

– Jeżeli z dokumentu posiadanego przez płatnika, w szczególności faktury lub umowy, wynika, że miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w ust. 1j, przepisy ust. 1i i 1k nie mają zastosowania od dnia, w którym płatnik uzyskał ten dokument.",

W świetle powyższych regulacji i mając na uwadze praktykę organów podatkowych (np. Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji z dnia 11 czerwca 2014 r., IPPB5/423-284/14-4/KS) wskazać należy, że certyfikat rezydencji to dokument:

– wystawiony przez właściwe dla podatnika organy administracji podatkowej,

– wskazujący dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu,

– zawierający stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego siedziby.

Kwestie dopuszczenia możliwości wystawiania certyfikatu rezydencji w formie elektronicznej regulują przepisy poszczególnych krajów.

Odnośnie posługiwania się kopią takiego dokumentu to, jak wyjaśnia Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 5 stycznia 2011 r., II FSK 1363/09, zwrot "zaświadczenie... wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika" oznacza, że chodzi w nim o dokument urzędowy, którego nie może zastąpić kopią nie mająca takiego charakteru, tzn. nie mającą waloru dokumentu urzędowego. Tak restrykcyjną interpretację wymusza nie tylko wykładnia językowa i systemowa analizowanych przepisów, ale także wykładnia celowościowa. Legitymowanie się odpowiednim certyfikatem rezydencji przez polskiego płatnika umożliwia zastosowanie właściwej umowy międzynarodowej o unikaniu podwójnego opodatkowania, właściwej stawki podatku wobec właściwego podmiotu. W przeciwnym razie polskie organy podatkowe pozbawione byłyby możliwości zweryfikowania prawidłowości pobrania podatku przez płatnika. Taka wykładnia jest również w interesie polskiego płatnika, który w ten sposób nie naraża się na odpowiedzialność podatkową z tytułu wadliwie naliczonego, pobranego i odprowadzonego podatku.

W świetle powyższych wyjaśnień moim zdaniem elektroniczna wersja certyfikatu rezydencji pod rygorem utraty jego ważności nie powinna być skanowana, kserowana, drukowana, zapisywana w innym formacie itp.

Artur Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 29.04.2016 r.