Większe biura najczęściej mają już sekretariaty, co zdecydowanie ułatwia im zorganizowanie obiegu dokumentacji na wejściu. W sekretariacie zapewne jest zatrudniona osoba, która powinna dokonać pierwszej identyfikacji i rejestracji otrzymywanych wszelkich pism i przesyłek.
Ze względu na duże zróżnicowanie zakresów i specjalizacji działalności poszczególnych biur rachunkowych trudno jest wskazać jakąś najlepszą metodę. Na pewno jednak są cechy wspólne, na które każdy powinien zwrócić uwagę. Do takich cech wspólnych można zaliczyć:
- rejestrowanie listów (najczęściej poleconych) pod datą wpływu i oznaczanie każdego pisma taką datą,
- przyporządkowanie otrzymanej przesyłki jako dotyczącej spraw własnych lub dotyczącej jednego z klientów (np. wezwanie do dostarczenia kopii dokumentu lub udzielenia wyjaśnień),
- zaznaczenie ewentualnego terminu reakcji biura (mogą to być np. decyzje podatkowe lub wezwania),
- zadekretowanie pisma (korespondencji)
i w końcu
- przekazanie otrzymanej korespondencji właściwej osobie.
Powyższe obejmuje w zasadzie dokumentację otrzymywaną za pośrednictwem poczty lub przywożoną przez pracowników albo właściciela biura czy kancelarii.
Poza tym otrzymujemy różne dokumenty od naszych klientów. Tu jednak zasady powinny być inne, gdyż działając w interesie przedsiębiorców, nie będziemy przecież oznaczać datą wpływu i zapisywać w książce korespondencji przychodzącej setek czy tysięcy faktur! Nasza własna ostrożność i nasze bezpieczeństwo oraz dobrze pojęty interes prawny klientów wymaga jednak, aby i tego rodzaju dokumenty jakoś sprawnie przyjąć.
Sprawdzone rozwiązanie jest takie, że dokumenty księgowe otrzymywane od klienta przyjmuje osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg tego konkretnego przedsiębiorcy lub osoba upoważniona. Poza samym przyjęciem bardzo ważne jest bowiem merytoryczne zapoznanie się w obecności klienta z dokumentacją, którą on nam dostarczył. Daje to możliwość wyjaśnienia od ręki szeregu wątpliwości czy braków. Pracownik sekretariatu lub inna osoba niezwiązana z bezpośrednią obsługą klientów w zasadzie tylko w zastępstwie powinna zajmować się przyjmowaniem dokumentacji księgowej.
Więcej o tym, jakie rozwiązania organizacyjne i marketingowe należy wprowadzić w kancelarii doradcy podatkowego, by osiągnąć sukces zawodowy, jak postępować w trudnych sytuacjach biznesowych, jak przełożyć oczekiwania klientów na oferowane usługi, jak poszerzyć bazę klientów i oddziaływać na środowisko biznesowe znajdziesz w poradniku M. Gotowicza "Doradca podatkowy. Jak z sukcesem prowadzić kancelarię, biuro rachunkowe".
