Jak się przygotować do raportowania w formacie JPK

Od 1 lipca 2016 r. część podatników jest zobowiązana do wypełnienia nowego obowiązku raportowego względem organów podatkowych, a mianowicie do przedstawiania na żądanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Obowiązek ten obejmie wszystkich podatników od 1 lipca 2018 r. Prawidłowe przygotowanie się do raportowania w formacie JPK wymaga od podatników znacznego nakładu pracy.

Dla uproszczenia warto podzielić ten proces na cztery etapy, tj.:

– analizę i mapowanie danych;

– wdrożenie narzędzia informatycznego;

– przygotowanie procedur podatkowych dla JPK;

– walidację JPK.

Etap analizy i mapowania powinien obejmować porównanie danych wymaganych przez Ministerstwo Finansów w strukturach JPK z danymi dostępnymi w systemach informatycznych podatnika. Warto przyjrzeć się każdemu polu struktur i zastanowić nad jego interpretacją. W następnym kroku należy zidentyfikować, czy dana znajduje się w systemach informatycznych podatnika. Jeżeli tak, należy przypisać do danej jej adres w systemie. Jeżeli dana nie jest dostępna, trzeba rozważyć możliwe zmiany organizacyjne w systemie księgowym lub w zasadach księgowania, które mogłyby ją dostarczyć. Jeżeli koszty takich zmian byłyby istotne, należy rozważyć możliwość przyjęcia uproszczeń lub pominięcia niektórych danych.

Efektem powyższej fazy powinno być mapowanie wszystkich pól struktur do adresów danych w systemie spółki, które byłoby podstawą do stworzenia narzędzia informatycznego do generowania JPK. W dużym uproszczeniu narzędzie takie może zostać wytworzone przez służby informatyczne podatnika lub jego dostawcę systemu (wielu dostawców systemów typu ERP wydało w ostatnim czasie informacje dotyczące statusu swoich przygotowań do generowania JPK) lub nabyte na rynku. Istotne jest, aby wdrożone narzędzie zapewniało spójność wygenerowanego pliku JPK z przygotowanym wcześniej mapowaniem i było na tyle elastyczne, aby możliwa była łatwa modyfikacja procesu generowania JPK w miarę zmian w strukturach wprowadzanych przez Ministerstwo Finansów.

Równocześnie z końcową fazą wdrażania narzędzia do generowania JPK podatnik powinien przygotować się do jego przekazywania organom podatkowym z proceduralnego punktu widzenia. Należy określić, kto będzie odpowiedzialny za generowanie i przekazywanie pliku, jak również za jego walidację. Procedura zarządzania ryzykiem podatkowym w zakresie JPK powinna także obejmować zasady generowania korekt JPK, poprawy błędów w przypadku ich wykrycia w fazie walidacji oraz inne specyficzne zasady związane z obsługą pliku.

Warto także przygotować instrukcję dla JPK (swego rodzaju defence file), która będzie zawierała informację o wszystkich interpretacjach, założeniach i uproszczeniach przyjętych w procesie generowania pliku.

Będzie ona miała podwójną rolę – po pierwsze, będzie stanowić wyjaśnienia dla organu podatkowego. Po drugie, tego rodzaju dokument zapewni spójność wyjaśnień spółki w czasie (przykładowo, jeżeli za kilka lat organ będzie kwestionował przyjęcie określonej interpretacji danego pola).

Końcowym etapem przygotowania JPK powinna być jego walidacja, czyli sprawdzenie poprawności pliku. Po zakończeniu fazy walidacji podatnik powinien zidentyfikować występujące w JPK błędy lub nieścisłości, poprawić je i wygenerować JPK jeszcze raz. Doświadczenie uczy, że w przypadku generowania pierwszych JPK dla uzyskania ich bez błędów wymagane jest przeprowadzenie walidacji kilkakrotnie.

Warto również przeprowadzać taką walidację przed każdym przekazaniem JPK organom podatkowym.

Fragment artykułu Andrzeja Pałysa opublikowanego w lipcowym numerze Przeglądu Podatkowego. W artykule autor przedstawia najważniejsze kwestie związane z wdrożeniem JPK, wraz ze wskazaniem problemów, jakie podatnik może napotkać, przygotowując się do wypełnienia tego obowiązku.