Do tej pory mieliśmy bazę i abonament dwuletni na Vademecum Głównego Księgowego. W tym roku nabyliśmy bazę i abonament roczny. Poprzednia wersja VGK (o wartości przekraczającej 3.500 zł) stanowiła wartość niematerialną i podlegała amortyzacji. Obecna wersja to już inny rodzaj abonamentu z nową bazą o wartości w sumie poniżej 3.500 zł, a wgranie odbyło się za pomocą płyty w opcji "aktualizacja" (nie "instalacja"). Faktura opiewa na nową bazę abonament roczny.
Jak powinniśmy potraktować nowy rodzaj abonamentu jego bazę?
Naszym zdaniem, ponieważ całość została zakupiona na rok, możemy zlikwidować poprzednią wersję jako wartość niematerialną, gdyż nowa wersja jest inna i ma własną bazę, czyli inną licencję, a ten obecny zakup zaliczać bezpośrednio w koszty w miesięcznych ratach przez rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Czy takie postępowanie będzie prawidłowe?
W przypadku opisanej w pytaniu umowy licencji zawartej na okres roku należy stwierdzić, że nie spełnia ona kryteriów pozwalających na zaliczenie jej do wartości niematerialnych i prawnych. Nie spełnia bowiem podstawowego kryterium jakim jest przewidywany okres używania dłuższy niż rok - umowa zawarta jest bowiem na rok. Wobec tego koszty związane z nabyciem oprogramowania mogą być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych odpowiednio w przepisach art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p.
Przedstawiony w pytaniu problem dotyczy kwalifikacji wydatków związanych z zawarciem rocznej umowy licencyjnej i abonamentowej dotyczącej programu VGK. Wątpliwość dotyczy zagadnienia, czy taka umowa licencyjna może być kwalifikowana jako wartość niematerialna i prawna, a w konsekwencji czy podlega amortyzacji, bądź czy nie stanowi wartości niematerialnej i prawnej, a koszt jej nabycia stanowi koszt uzyskania przychodu.
Odpowiadając na zagadnienie przedstawione w pytaniu należy przywołać przepisy art. 16b ust. 1 u.p.d.o.p., który definiuje pojęcie wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z tym przepisem wartości niematerialne i prawne stanowią nabyte nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania m.in. licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
Odnosząc powyższą definicję wartości niematerialnych i prawnych do opisanej w pytaniu umowy licencji zawartej na okres roku należy stwierdzić, że nie spełnia ona kryteriów pozwalających na zaliczenie jej do wartości niematerialnych i prawnych. Nie spełnia bowiem podstawowego kryterium, jakim jest przewidywany okres używania dłuższy niż rok - umowa zawarta jest bowiem na rok. Wobec tego koszty związane z nabyciem oprogramowania mogą być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w przepisie art. 15 u.p.d.o.p.