Jak rozliczać wydatki na licencje i modyfikacje oprogramowania

Wiele firm napotyka trudności z rozliczeniem wydatków na zakup nowego oprogramowania, w ramach których nabywane są licencje na użytkowanie określonych programów komputerowych. Pojawiają się wątpliwości, czy można uznać że jest to koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia, czy też należałoby wartość zakupionej licencji amortyzować. Wątpliwości dotyczą również właściwego zakwalifikowania wydatków związanych z modyfikacją czy aktualizacją oprogramowania, a szczególności, czy takie wydatki stanowią ulepszenie wartości niematerialnej i prawnej i powinny zwiększać wartość początkową licencji, czy też powinny tworzyć nową wartość niematerialną i prawną, czy może powinny zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z przepisami ustaw o podatkach dochodowych licencje stanowią wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji, jeżeli przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. Podstawą obliczania odpisów amortyzacyjnych jest wartość początkowa (art. 16g, art. 16h, ust. 1 updop, art. 22g i art. 22h, ust. 1 updof). W przypadku nabycia licencji za wartość początkową licencji uważa się cenę nabycia, czyli kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności koszty instalacji i uruchomienia programów komputerowych. Amortyzacji dokonuje się metodą liniową lub dla wartości niematerialnych i prawych o niskiej jednostkowej cenie początkowej do 3 500zl można dokonywać odpisu jednorazowego (art. 16d updop, art. 22d updof). Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia do używania (art. 16h, ust. 1 updop, art. 22h, ust. 1 udpof ), a jej zakończenie nie później niż z chwilą zrównania wartości początkowej z dotychczasowymi odpisami amortyzacyjnymi lub dokonania likwidacji czy zbycia (art. 16h, ust. 1 updop, art. 22h, ust. 1 udpof). Ewidencji odpisów amortyzacyjnych zazwyczaj dokonuje się co miesiąc, ale można również co  kwartał lub na koniec roku. Pamiętać jednak należy, że okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wartości początkowej licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz praw autorskich  nie może być krótszy niż 24 miesiące (art. 16m, ust. 1 updop, art. 22m, ust. 1 udpof). Oznacza to, że stawka amortyzacji nie może być wyższa niż 50%.

Wydatki związane z modyfikacją oprogramowania komputerowego rozliczane są inaczej niż nabycie licencji. Modyfikacja podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, jeśli ponoszone wydatki spełniają łącznie następujące przesłanki:
- są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie powodują powstania nowej wartości niematerialnej i prawnej,
- nie powodują zwiększenia wartości początkowej „istniejącej” wartości niematerialnej i prawnej (uprzednio przyjętej do używania).

Za wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów należy uznać koszty modyfikacji mające na celu dostosowanie oprogramowania do potrzeb firmy, tj. jego udoskonalenie pod względem użytkowym i funkcjonalnym, jak również m.in. dostosowanie do wymogów zmieniających się przepisów prawa podatkowego. Jeśli jednak poniesione nakłady na modyfikację programów utworzą nową wartość, konieczne będzie przekwalifikowanie tych nakładów oraz zaliczenie ich do wartości niematerialnych i prawnych, a także dokonanie korekty kosztów i odpowiedniego zwiększenia podstawy opodatkowania. O powstaniu nowej wartości niematerialnej i prawnej można mówić w sytuacji , gdy w wyniku modyfikacji zawierane są nowe umowy licencyjne.

Wskazać należy, że w Polsce brak jest uregulowań pozwalających na zwiększenie wartości początkowej (ulepszenie) wartości niematerialnej i prawnej przyjętej do używania. Tylko w odniesieniu do środków trwałych możliwy jest wzrost wartości początkowej w wyniku dokonanego ulepszenia. Zatem nie można uznać, że w modyfikacji oprogramowania zostanie zwiększona wartość początkowa istniejącej wartości niematerialnej i prawnej. Przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie przewidują możliwości ulepszenia tej kategorii składników majątku.

Reasumując należy zatem wskazać, że pojęcie "licencja" oznacza prawo do korzystania, w zakresie objętym umową, z programów/systemów komputerowych. Wydatki związane z jej nabyciem powinny zostać odniesione w koszty firmy poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami. Z kolei, wydatki ponoszone przez firmy na modyfikację oprogramowania, ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie powodując przy tym powstania nowej wartości niematerialnej i prawnej, a także nie powodując zwiększenia wartości początkowej istniejącej wartości niematerialnej i prawnej (uprzednio przyjętej do używania) powinny stanowić koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia.

autor
Kamila Renk
główna księgowa Fakt Dystrybucja Sp. z o.o.