Eksperci zwracają uwagę, że to, czy dany wydatek można uznać za koszt podatkowy, zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy i od tego, czy umie udowodnić związek wydatku z prowadzonym biznesem.

Jakie wydatki są najczęściej kwestionowane przez organy podatkowe? - To głownie te wydatki, co do których urzędy wychodzą z założenia, że zostałyby poniesione także wtedy, kiedy przedsiębiorca nie prowadził działalności. Są to między innymi: zakup okularów czy soczewek korekcyjnych, wydatki na edukację czy prawo jazdy (choć tu głównie kwestionowane są wydatki poniesione przed założeniem działalności w celu jej otwarcia), odzież (jeśli nie ma na stałe naniesionego logo firmy), pakiety medyczne, szczepionki, aparaty słuchowe, polisy ubezpieczeniowe przedsiębiorcy, zajęcia sportowe - mówi Marta Kusek, prezes zarządu KUSEK Sp. z o.o.

Zaznacza, że trzeba pamiętać, że każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie i zawsze trzeba umieć wskazać istotność poniesienia konkretnego wydatku dla potrzeb przedsiębiorstwa. Dobrze jest też wiedzieć jak urzędy czy sądy zachowały się w podobnej sytuacji.

Czytaj też w LEX: Wydatki na cele osobiste a koszty uzyskania przychodów w PIT >

Można odliczyć wydatki na zegarek, ale nie garnitur

- Granica między wydatkiem na cele związane z działalnością gospodarczą a wydatkiem o charakterze osobistym jest bardzo cienka. Zanim odliczymy jakikolwiek wydatek musimy po pierwsze zastanowić się, czy jest on kosztem podatkowym, a po drugie, czy przepisy nie wyłączają danego wydatku jako koszt uzyskania przychodu np. koszty reprezentacji. Problem w tym, że interpretacji na temat kosztów uzyskania przychodów jest bardzo dużo i są niestety w dużej mierze niejednolite, mimo iż w ostatnim czasie wiele z nich było dla przedsiębiorców korzystnych. Niektóre z nich, na pierwsze wrażenie mogą wydawać się po części nietypowe jak np. te potwierdzające możliwość odliczenia zakupu drogiego zegarka. Dla wielu podatników może się bowiem rodzić pytanie, dlaczego elegancki garnitur to dla prawnika przejaw reprezentacji, a zegarek już nie –zastanawia się Grzegorz Grochowina, szef Zespołu Zarządzania Wiedzą w Departamencie Podatkowym w KPMG w Polsce.

Fiskus potwierdza ostatnio, że koszty zakupu zegarka może odliczyć prawnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który rozlicza z klientami na podstawie stawki godzinowej, czasami z dokładnością do 5 minut. Zaś niedokładne liczenie może stanowić podstawę kwestionowania wypłaty wynagrodzenia. Nie zawsze może używać urządzeń elektronicznych ze względu na tajemnicę zawodową, np. gdy musi zapoznać się z aktami sprawy karnej w sekretariacie prokuratury lub podczas spotkań z innymi prawnikami. Dyrektor KIS zgodził się np. w interpretacji z 17 maja 2024 r. (nr 0115-KDIT3.4011.153.2024.3.JS), że zakup może być kosztem.

Zobacz w LEX: Wydatki poniesione na usługi gastronomiczne podczas spotkań z kontrahentami w restauracji - omówienie orzecznictwa >

Ale inny prawnik nie odliczy wydatków na garnitur, w którym występuje przed sądem. Zabrania tego zarówno skarbówka, jak i najnowszy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 czerwca 2024 r. (sygn. II FSK 1116/21). Swoich racji przed sądem bronił adwokat prowadzący kancelarię w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Zapytał, czy może odliczyć koszty zakupu obuwia i ubrania, które są jego strojem „służbowym”. NSA zgodził się z fiskusem, że garnitur i eleganckie buty to co innego niż toga, gdyż obowiązek występowania adwokata w todze jest obowiązkiem ustawowym. Tymczasem wydatek na eleganckie ubranie ma charakter reprezentacyjny i został wprost wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

- Należy odróżnić wydatki na zakupy garderoby, które są niezbędne do wykonywania zawodu adwokata, w szczególności wydatki na strój urzędowy, czyli togę - ponieważ obowiązek występowania adwokata w todze jest obowiązkiem ustawowym - od elementów dodatkowych związanych z należytym wyglądem, prezencją w stosunku do klientów, sądów i organów – uzasadniał NSA. 

Czytaj też w LEX: Rozrachunki z właścicielem w przedsiębiorstwie osoby fizycznej na przykładach >

Kontrowersyjny jacht

Trudno przekonać fiskusa, że w działalności firmy przyda się jacht, ale wszystko zależy od konkretnej sytuacji. W interpretacji z 5 stycznia 2023 r. (nr  0113-KDIPT2-1.4011.899.2022.2.AP) skarbówka zgodziła się, że odpisy amortyzacyjne od jachtu motorowego oraz koszty związane z jego utrzymaniem i eksploatacją będą stanowiły koszty uzyskania przychodu z działalności spółki jawnej. Chodziło o małżonków działających w branży nieruchomości, którzy wynajmują apartamenty i chcą dodatkowo zarabiać na najmie jachtu.

Inaczej było w przypadku spółki, która chciała kupić jacht w celu integracji pracowników. Fiskus uznał to za koszt reprezentacji, który nie podlega odliczeniu (interpretacja z 27 lutego 2024 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.765.2023.1.RH).

Zobacz w LEX: Wydatki na reprezentację i reklamę a koszty uzyskania przychodów w CIT >

Fiskus zmienia zdanie w sprawie aparatu słuchowego

Nawet jednak negatywne stanowisko fiskusa nie jest przesądzone raz na zawsze. Prze wiele lat organy podatkowe twierdziły, że dobry słuch przedsiębiorcy to jego prywata sprawa i nie zgadzały się na odliczenie wydatków na aparat słuchowy. 

Przykładowo w interpretacji z 13 listopada 2020 r. (nr 0115-KDIT3.4011. 592.2020.2.KR) dyrektor KIS stwierdził, że zakup aparatu słuchowego stanowi spełnienie potrzeb osoby z upośledzeniem słuchu, niezależnie od tego, czy prowadzi ona działalność gospodarczą. Jest wydatkiem o charakterze osobistym.

Po latach szef Krajowej Administracji Skarbowej zmienił jednak z urzędu negatywną interpretację na korzyść przedsiębiorcy, który świadczy usługi finansowe i ubezpieczeniowe. W piśmie z 21 maja 2024 r. (nr DOP3.8220.31.2024.HTCE) zgodził się, że wydatki poniesione na zakup aparatów słuchowych stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, ponieważ wydatki te pozostają w związku przyczynowym z tą działalnością. Szef KAS potwierdził, że zakup aparatów słuchowych ma pomóc podatnikowi w prawidłowym wykonywaniu obowiązków zawodowych w telemarketingu i doradztwie ubezpieczeniowym. Aparat jest niezbędny w komunikowaniu się z innymi osobami podczas wykonywania obowiązków służbowych zarówno telefonicznie, jak i w bezpośrednim kontakcie podczas pracy z klientami.

Zobacz również: Drogi zegarek czasem w kosztach przedsiębiorcy

Okulary korekcyjne bez związku z biznesem

Jednak taka argumentacja nie dotyczy już okularów. Jak wynika z interpretacji, w biznesie nie jest potrzebny dobry wzrok. Skarbówka nadal nie zgadza się na odliczenie wydatków na odliczenie zakupu okularów korekcyjnych, ponieważ mogą być wykorzystywane również w życiu codziennym. Mówi o tym interpretacja z 22 sierpnia 2023 r. (nr 0115-KDIT3.4011.433.2023.1.AD). Mężczyzna prowadzący jednoosobową działalność handlową pytał o możliwość odliczenia zakupu soczewek okularowych z filtrem światła niebieskiego (szkła korekcyjne do okularów przy pracy przy komputerze PKWiU 32.50.41.0). 

Fiskus się nie zgodził, bo nie widział związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. - Bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Pomimo wskazania, że będzie pan używał zakupione soczewki wyłącznie przy okazji pracy pracy przy komputerze, zakup ten jest uwarunkowany stanem zdrowia, tzn. wadą wzroku, która wymaga korekcji, a więc jest wydatkiem o charakterze osobistym, niezależnym od prowadzenia działalności gospodarczej - uzasadniał dyrektor KIS.

Czytaj też w LEX: Wydatki prywatne w kosztach firmy - krok po kroku >

To samo stwierdził 28 marca 2024 r. (interpretacja nr 0114-KDIP3-1.4011.55.2024.2.AC). - Wydatek na zakup okularów z filtrem blue cat ma na celu przede wszystkim ochronę zdrowia. Jest to wydatek o charakterze osobistym. Każda osoba pracująca przy monitorze komputera w celu ochrony wzroku jest zmuszona do zakupu okularów korekcyjnych, niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi - tak dyrektor KIS argumentował odmowę. 

- Stanowisko organów podatkowych pozostaje bardzo restrykcyjne. Najogólniej mówiąc, przedsiębiorca odliczy wydatki na sprzęt, który może być używany tylko w działalności gospodarczej. Inaczej będzie, gdy dany wydatek może służyć także do celów prywatnych, jak np. okulary korekcyjne czy elegancki garnitur. Fiskus zabrania odliczenia, nawet jeśli nie można bez nich wykonywać działalności gospodarczej – mówi Przemysław Ruchlicki, zastępca dyrektora Biura Polityki Gospodarczej KIG.

 

 

Decyduje indywidualna sytuacja przedsiębiorcy 

Często decyzja fiskusa jest odmienna w sprawie podobnych wydatków, ale w innej sytuacji przedsiębiorcy. Przykładowo fiskus nie zgodził się na odliczenie wydatków na basen przez prawnika, który chciał odliczyć wydatki na zajęcia z pływania, w tym opłacenie instruktora i wynajęcie toru na basenie oraz zabiegi rehabilitacyjne wykonywane przez fizjoterapeutę (interpretacja z 28 lipca 2023., nr 0112-KDIL2-2.4011.363.2023.2.MW). Fiskus uzasadniał, że wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą, co do zasady, należą do wydatków o charakterze osobistym.

Przedsiębiorcy zaczęli jednak pytać o rehabilitację, zachęceni wcześniejszym złagodzeniem stanowiska w tej sprawie. 22 czerwca 2022 r. szef KAS z urzędu zmienił na korzyść interpretację w sprawie podatniczki, która prowadzi zajęcia taneczne (nr DOP3.8220.16.2021.ELIK). Uwzględnił argument, że instruktorka musi być sprawna fizycznie, by prowadzić działalność gospodarczą, więc może odliczyć ćwiczenia rehabilitacyjne. 

- Definicja kosztów uzyskania przychodów jest bardzo szeroka i odwołuje się do związku wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego wydatek, który u jednego podatnika w jego indywidualnej sytuacji będzie podlegał odliczeniu, u innego może już nie być kosztem. Uważam, że w sytuacjach wątpliwych warto wystąpić o własną interpretację, by mieć pewność i nie narażać się na spór. Należy bowiem pamiętać, że interpretacja indywidualna chroni tylko tego podatnika, który ją otrzymał. Co więcej, nawet uzyskania pozytywnej interpretacji nie gwarantuje, że przedsiębiorca uniknie sporu z fiskusem. Podczas ewentualnej kontroli podatkowej fiskus zweryfikuje, czy opisany we wniosku stan faktyczny odpowiada rzeczywistości  – mówi Grzegorz Grochowina.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.