Odpowiedź
Nie ma przeszkód, aby w przedstawionej sytuacji z pracownikiem zostało ustalone, że jest obciążany kosztami używania samochodu służbowego do jazd prywatnych raz na kilka miesięcy czy raz na rok. W takim przypadku faktury dokumentujące świadczenie usług udostępniania samochodu służbowego do jazd prywatnych również będą musiały być wystawiane raz na kilka miesięcy czy raz do roku.
Uzasadnienie
Jak stanowi art. 353[1] ustawy z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny, strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Jest to tzw. zasada swobody umów.
W świetle tej zasady, co do zasady, strony umów mogą przewidywać dowolnie długie okresy rozliczeniowe. Nie ma zatem przeszkód, aby w przedstawionej sytuacji z pracownikiem zostało ustalone, że jest obciążany kosztami używania samochodu służbowego do jazd prywatnych raz na kilka miesięcy czy raz na rok.
Jeżeli zostanie to ustalone, do wykonywania usługi w rozumieniu VAT dochodzić będzie z upływem uzgodnionych okresów rozliczeniowych, np. raz na kilka miesięcy czy raz w roku – zob. art. 19a ust. 3 zdanie pierwsze ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług – dalej u.p.t.u. W takim przypadku faktury dokumentujące świadczenie usług udostępniania samochodu służbowego do jazd prywatnych również będą musiały być wystawiane raz na kilka miesięcy czy raz do roku.
Raczej przy tym należy unikać stosowania okresów rozliczeniowych dłuższych niż rok. Jak bowiem stanowi art. 19a ust. 3 zdanie drugie u.p.t.u., usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. W świetle tego przepisu stosowanie okresów rozliczeniowych dłuższych niż rok i tak wymagałoby uznawania usługi udostępniania samochodu służbowego do jazd prywatnych również za wykonaną z końcem każdego roku, a w konsekwencji wystawiania faktury dokumentującej tę usługę.
Autor odpowiedzi: Tomasz Krywan
Odpowiedzi udzielono 29.09.2017 r.
Jak często należy wystawiać fakturę w przypadku używania samochodu służbowego do jazd prywatnych?
Pytanie pochodzi z Vademecum Głównego KsięgowegoPracownik jest zatrudniony na kontrakcie. Używa samochodu służbowego do jazd prywatnych. Prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Czy można wystawiać fakturę obciążającą za kilka miesięcy razem, czy musi być co miesiąc, czy nawet raz na rok, by wystarczyło?
