Odpowiedź:

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa okres przechowywania zarówno dokumentacji ubezpieczeniowej jak i dokumentacji rozliczeniowej wynosi 5 lat.

Uzasadnienie:

Terminy przechowywania dokumentacji rozliczeniowej oraz  dokumentów zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, określa ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121) - dalej u.s.u.s.
Od 1 stycznia 2012 r. obowiązuje krótszy okres przechowywania ubezpieczeniowych deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty. Stosownie do treści art. 47 ust. 3 c u.s.u.s. termin ten został skrócony z 10 do  5 lat. Jak stanowi powołany przepis, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Okres przechowywania dokumentów zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgodnie z art. 36 ust. 8 w/w ustawy, wynosi także 5 lat. Stosownie do treści art. 36 ust. 8 u.s.u.s., w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik składek przechowuje przez okres 5 lat. Jak widać regulacja dotyczy w zasadzie przechowywania papierowej formy dokumentu i ma zastosowanie do płatników, którzy przekazują dokumenty w formie elektronicznej. Niezależnie jednak od formy w jakiej dokumenty zostały przekazane do ZUS (elektronicznej czy papierowej), płatnik składek, aby uniknąć niepotrzebnych perturbacji, powinien je przechowywać przez okres 5 lat od daty ich przekazania.
Podkreślić w tym miejscu należy, iż pięcioletni okres przechowywania dokumentacji rozliczeniowej dotyczy jedynie dokumentów złożonych, począwszy od dnia wejścia w życie ustawy deregulacyjnej, czyli od 1 stycznia 2012 r. lub później. Wobec braku przepisów przejściowych w ustawie zasadnym jest zatem uznanie, iż w przypadku dokumentów złożonych w 2011 r. (lub wcześniej) okres przechowywania będzie nadal wynosił dziesięć lat.

Agata Kamińska, autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 31.07.2015 r.