Jaki jest termin na wprowadzenie do rejestru sprzedaży VAT i innych ksiąg rachunkowych sprzedaży noclegów w kwaterze turystycznej, w której zainstalowana jest kasa fiskalna?
Nadleśnictwo posiada przy jednej z leśniczówek kwaterę gościnną, w której udostępnia odpłatnie pokoje turystom. W kwaterze zainstalowana jest kasa fiskalna. Sprzedaż noclegów realizowana jest przez upoważnionego przedstawiciela nadleśnictwa, pobierającego również od turystów zapłatę za pobyt. Pełna dokumentacja księgowa nadleśnictwa prowadzona jest w jego biurze, odległym o 15 km od kwatery. Raporty fiskalne dzienne oraz miesięczne dostarczane są do biura nadleśnictwa na koniec każdego miesiąca. Jako zasadę wprowadzono opłatę przez turystę z góry za cały okres pobytu. Opłata uiszczana jest w dniu jego przyjazdu, co potwierdzane jest paragonem fiskalnym. Zgodnie z obowiązującym prawem oraz Branżowym Planem Kont, nadleśnictwo powinno ewidencjonować sprzedaż zakwaterowania w swojej ewidencji księgowej, wystawiając faktury VAT na nabywców lub faktury VAT wewnętrzne w przypadku, gdy osoby fizyczne nie będą żądały wystawienia faktury VAT.
Jaki jest termin na wystawienie takiej faktury?
Czy fakt wystawienia paragonu fiskalnego ma w tym kontekście znaczenie?

Nadleśnictwo zobowiązane - jak wynika z treści pytania - do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kasy rejestrującej, ma obowiązek zaewidencjonowania w ten sposób również sprzedaży usług noclegowych świadczonych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, a co za tym idzie, ma obowiązek udokumentowania takiej sprzedaży paragonem fiskalnym.
Jedynie w przypadku sprzedaży usług noclegowych podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą lub na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nadleśnictwo obowiązane jest do wystawienia faktury.
Ewidencjonując sprzedaż w kasie rejestrującej (wystawiając paragon fiskalny) podatnik dopełnia ciążących na nim obowiązków ewidencyjnych.
"Faktura VAT wewnętrzna", której obowiązek wystawienia wynikać ma z zasad przyjętych w Branżowym Planie Kont w przypadku, gdy osoba fizyczna nie zażądała wystawienia faktury VAT, ma co najwyżej charakter "dowodu wewnętrznego" w rozumieniu przepisów o rachunkowości i nie można jej utożsamiać z "fakturą wewnętrzną" w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług.
Termin wystawienia "faktury VAT wewnętrznej" winien wynikać z odpowiednich zasad planu kont. Natomiast przepisy podatkowe nie przewidują obowiązku wystawienia faktury wewnętrznej w przypadku, gdy osoba fizyczna nie zażądała wystawienia faktury VAT.

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. - podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jak wynika z treści pytania nadleśnictwo ewidencjonuje obrót i kwoty podatku należnego za pomocą kasy rejestrującej.
Zgodnie z przepisami § 5 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 z późn. zm.) - dalej r.s.k.w. - podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są co do zasady obowiązani do:
1)
dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy,
2)
sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
Z kolei na mocy art. 106 ust. 4 u.p.t.u. podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.
Zatem jedynie w przypadku sprzedaży usług noclegowych podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą lub na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nadleśnictwo obowiązane jest do wystawienia faktury. W pozostałych przypadkach ewidencjonując sprzedaż w kasie rejestrującej i wystawiając paragon fiskalny, podatnik dopełnia ciążących na nim obowiązków ewidencyjnych wynikających z przepisów o podatku od towarów i usług.
Przepis art. 106 ust. 7 u.p.t.u. stanowi, iż w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 u.p.t.u., wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz importu usług wystawiane są faktury wewnętrzne. Faktury wewnętrzne są wystawiane także dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Oznacza to, że w przypadku, gdy osoba fizyczna nie zażądała wystawienia faktury VAT nie wystawia się faktur wewnętrznych w rozumieniu art. 106 ust. 7 u.p.t.u.
Faktura VAT wewnętrzna, której obowiązek wystawienia wynikać ma z zasad przyjętych w Branżowym Planie Kont w przypadku, gdy osoba fizyczna nie zażądała wystawienia faktury VAT, ma co najwyżej charakter dowodu wewnętrznego w rozumieniu przepisów o rachunkowości i nie można jej utożsamiać z fakturą wewnętrzną w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 i 1a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1)
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2)
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3)
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4)
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5)
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6)
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Przy czym można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Za taki przypadek uznać można przepisy § 4 ust. 1 pkt 6 r.s.k.w., na podstawie których paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:
a)
imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika,
b)
numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
c)
numer kolejny wydruku,
d)
datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
e)
nazwę towaru lub usługi,
f)
cenę jednostkową towaru lub usługi,
g)
ilość i wartość sprzedaży,
h)
wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek,
i)
wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
j)
łączną kwotę podatku,
k)
łączną kwotę należności,
l)
kolejny numer paragonu fiskalnego,
m)
kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
n)
logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do r.s.k.w., oraz numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy.