Czy wyjazdy szkoleniowe pracowników można rozliczać jako podróże służbowe?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego Pracownicy często wyjeżdżają na szkolenia związane z ich stanowiskiem pracy. Pracodawca jest dealerem samochodowych. Nie wypłaca diet. Faktury za noclegi, wyżywienie, paliwo księguje w KUP. Czy to postępowanie jest prawidłowe? Czy powinno się oskładkować i ozusować część tych wydatków?

Odpowiedź:

Wyjazd na szkolenie nie jest podróżą służbową, ale może być rozliczany w analogiczny sposób. Konsekwencją tego jest to, że pracodawca w ogóle nie musi w takim wypadku wypłacać diet. Wszystkie wydatki związane ze szkoleniem są wolne od PIT i ZUS.

Uzasadnienie:

Po prawną definicję delegacji należy sięgnąć do ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. Zgodnie z art. 775 k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową musi być spełniony szereg warunków:

1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

2) pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,

3) zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Warunki powyższe powinny być spełnione łącznie. Tymczasem w przypadku wyjazdu na szkolenie pracownik zazwyczaj nie wykonuje zadania służbowego, tylko podnosi swoje kwalifikacje. Zamiast polecenia wyjazdu służbowego koniecznego przy delegacji wystarczająca jest inicjatywa pracodawcy lub jego zgoda.

Powyższe oznacza, że wyjazd na szkolenie ma inne cechy niż podróż służbowa, wobec czego jedynie posiłkowo można stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – dalej r.p.s.  

Zgodnie z art. 1033 k.p., pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia (nie będące urlopem szkoleniowym lub zwolnieniem z całości lub części dnia pracy), w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Co prawda, w katalogu tym nie ma wyżywienia, jest to katalog otwarty, o czym świadczy zwrot "w szczególności". Powoduje to, że pracodawca może rozliczyć pracownikowi wyjazd tak, jak podróż służbową, ale może także wprowadzić inne zasady. Istotne jest to, że nie musi rozliczać diet.

Pracodawca może także pokryć inne koszty związane ze szkoleniem (w tym koszty podróży, zakwaterowania, opłaty pobierane przez organizatora szkolenia). Wydatki te będą zwolnione od PIT i ZUS odpowiednio na mocy art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) oraz § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Paweł Ziółkowski

Odpowiedzi udzielono 23.10.2015 r.