Podatnik rozpoczął działalność gospodarczą w zakresie szkoleń w dniu 24 czerwca 2010 r. Na potrzeby działalności zakupił mieszkanie, w którym przeprowadził generalny remont i przystosował mieszkanie do prowadzonej działalności. Wśród kosztów, oprócz faktur VAT, ma również KP za ułożenie parkietu, paragon na kontakty. Koszty te poniósł przed rozpoczęciem działalności, ale z nią związane.
Co do zasady, poniesione wydatki należy dokumentować fakturami. W przypadku posiadania jedynie KP lub paragonów wystawionych przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej, urząd skarbowy może zakwestionować możliwość zaliczenia wydatków do kosztów. Jeżeli koszty dotyczy jednak środka trwałego, możliwe jest przyjęcie za wartość początkową wartości szacunkowej ustalonej według cen rynkowych.
Najlepszym rozwiązaniem jest najpierw uruchomić działalność gospodarczą, a dopiero później ponosić koszty z nią związane – nie jest to może stwierdzenie odkrywczej, ale tylko w takim wypadku nie ryzykujemy, że organy podatkowe będą miały zastrzeżenia (a w zasadzie minimalizujemy takie zagrożenie). Każda sytuacja jest jednak inna, wobec czego może się tak zdarzyć, iż część wydatków związanych z działalnością gospodarczą będzie poniesiona przed jej uruchomieniem.
W przypadku kosztów ponoszonych przed uruchomieniem firmy i możliwości zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej spotkać się można z dwiema sprzecznymi opiniami. Zgodnie z jedną z nich, skoro podatnik nie założył jeszcze działalności gospodarczej, to nie może poniesionych wydatków zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Moim zdaniem stanowisko to jest nieprawidłowe.
Zgodnie zaś z innym zdaniem, koszty poniesione przed faktycznym założeniem firmy, a związane z tą działalnością (np. mające na celu jej uruchomienie) stanowią koszty uzyskania przychodów z tejże działalności. Stanowisko to potwierdził Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Praga z dnia 4 czerwca 2004 r., US34/DD2/415/9/I/04 - zgodził się on ze zdaniem podatnika, iż wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności, dotyczące m.in. czynszu, wyposażenia, zakupu artykułów biurowych, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Aby poniesione koszty można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, muszą one spełniać warunki ogólne, to znaczy muszą być poniesione w celu uzyskania przychodów i nie być wymienione w katalogu wyłączeń zawartym w art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.
W szczególny sposób traktowane są wydatki na zakup lub wytworzenie środków trwałych. Wartość początkową takich składników majątkowych ustala się zgodnie z art. 22g u.p.d.o.f. – w uproszczeniu: w przypadku nabycia danego środka trwałego, wartość początkową stanowi cena nabycia, a w przypadku wytworzenia – koszt wytworzenia. W myśl art. 22 ust. 8-9 u.p.d.o.f., jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych lub ich części nabytych przez podatników przed dniem założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu środków trwałych, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia. Z kolei, jeżeli podatnik nie może ustalić kosztu wytworzenia, wartość początkową środków trwałych ustala się w wysokości określonej z uwzględnieniem cen rynkowych przez biegłego, powołanego przez podatnika.
W momencie, gdy podatnik dysponuje dowodami poniesienia kosztów, ustalenie wartości początkowej nie przysparza większych kłopotów. Rodzi się jednak pytanie, czy w takim wypadku można dokumentować poniesienie wydatku innym dokumentem niż faktura. W przypadku KP, uznać należy, iż jest to wadliwy dokument księgowy. "KP" to skrót od kasa przyjmie – jest to więc pokwitowanie odbioru gotówki przez kasę firmy. Dokument ten nie tyle zatem potwierdza dokonanie sprzedaży, co wpłacenie pieniędzy. Tym samym dokumentowanie wydatków za pomocą KP może być zakwestionowane przez urząd skarbowy.
W przypadku paragonów, również należy podkreślić, iż są to wadliwe dokumenty księgowe – brak jest bowiem na nich chociażby danych nabywcy. Poszczególni sprzedawcy mogą jednak rozszerzyć dane na paragonach także o informacje o nabywcach, wobec czego wydatek będzie udokumentowany w sposób umożliwiający powiązanie go z przychodami, a tym samym będzie można uwzględnić go w wartości początkowej środka trwałego. Także jednak i w tym wypadku dobrze byłoby zadbać, aby sprzedawca wystawił fakturę – w takim przypadku urząd skarbowy nie powinien mieć zastrzeżeń.
Nie mając udokumentowanych wydatków, podatnik może wycenić wartość środka trwałego, z tym że najlepiej oprzeć się o opinię biegłego, a to oznacza dodatkowe koszty.
Co do zasady, poniesione wydatki należy dokumentować fakturami. W przypadku posiadania jedynie KP lub paragonów wystawionych przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej, urząd skarbowy może zakwestionować możliwość zaliczenia wydatków do kosztów. Jeżeli koszty dotyczy jednak środka trwałego, możliwe jest przyjęcie za wartość początkową wartości szacunkowej ustalonej według cen rynkowych.
Najlepszym rozwiązaniem jest najpierw uruchomić działalność gospodarczą, a dopiero później ponosić koszty z nią związane – nie jest to może stwierdzenie odkrywczej, ale tylko w takim wypadku nie ryzykujemy, że organy podatkowe będą miały zastrzeżenia (a w zasadzie minimalizujemy takie zagrożenie). Każda sytuacja jest jednak inna, wobec czego może się tak zdarzyć, iż część wydatków związanych z działalnością gospodarczą będzie poniesiona przed jej uruchomieniem.
W przypadku kosztów ponoszonych przed uruchomieniem firmy i możliwości zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej spotkać się można z dwiema sprzecznymi opiniami. Zgodnie z jedną z nich, skoro podatnik nie założył jeszcze działalności gospodarczej, to nie może poniesionych wydatków zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Moim zdaniem stanowisko to jest nieprawidłowe.
Zgodnie zaś z innym zdaniem, koszty poniesione przed faktycznym założeniem firmy, a związane z tą działalnością (np. mające na celu jej uruchomienie) stanowią koszty uzyskania przychodów z tejże działalności. Stanowisko to potwierdził Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Praga z dnia 4 czerwca 2004 r., US34/DD2/415/9/I/04 - zgodził się on ze zdaniem podatnika, iż wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności, dotyczące m.in. czynszu, wyposażenia, zakupu artykułów biurowych, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Aby poniesione koszty można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, muszą one spełniać warunki ogólne, to znaczy muszą być poniesione w celu uzyskania przychodów i nie być wymienione w katalogu wyłączeń zawartym w art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.
W szczególny sposób traktowane są wydatki na zakup lub wytworzenie środków trwałych. Wartość początkową takich składników majątkowych ustala się zgodnie z art. 22g u.p.d.o.f. – w uproszczeniu: w przypadku nabycia danego środka trwałego, wartość początkową stanowi cena nabycia, a w przypadku wytworzenia – koszt wytworzenia. W myśl art. 22 ust. 8-9 u.p.d.o.f., jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych lub ich części nabytych przez podatników przed dniem założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu środków trwałych, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia. Z kolei, jeżeli podatnik nie może ustalić kosztu wytworzenia, wartość początkową środków trwałych ustala się w wysokości określonej z uwzględnieniem cen rynkowych przez biegłego, powołanego przez podatnika.
W momencie, gdy podatnik dysponuje dowodami poniesienia kosztów, ustalenie wartości początkowej nie przysparza większych kłopotów. Rodzi się jednak pytanie, czy w takim wypadku można dokumentować poniesienie wydatku innym dokumentem niż faktura. W przypadku KP, uznać należy, iż jest to wadliwy dokument księgowy. "KP" to skrót od kasa przyjmie – jest to więc pokwitowanie odbioru gotówki przez kasę firmy. Dokument ten nie tyle zatem potwierdza dokonanie sprzedaży, co wpłacenie pieniędzy. Tym samym dokumentowanie wydatków za pomocą KP może być zakwestionowane przez urząd skarbowy.
W przypadku paragonów, również należy podkreślić, iż są to wadliwe dokumenty księgowe – brak jest bowiem na nich chociażby danych nabywcy. Poszczególni sprzedawcy mogą jednak rozszerzyć dane na paragonach także o informacje o nabywcach, wobec czego wydatek będzie udokumentowany w sposób umożliwiający powiązanie go z przychodami, a tym samym będzie można uwzględnić go w wartości początkowej środka trwałego. Także jednak i w tym wypadku dobrze byłoby zadbać, aby sprzedawca wystawił fakturę – w takim przypadku urząd skarbowy nie powinien mieć zastrzeżeń.
Nie mając udokumentowanych wydatków, podatnik może wycenić wartość środka trwałego, z tym że najlepiej oprzeć się o opinię biegłego, a to oznacza dodatkowe koszty.