Odpowiedź:
Wykorzystywanie samochodu służbowego w celach prywatnych wiąże się z koniecznością dokonywania rozliczeń podatkowych, ale dotyczy sytuacji, gdy pojazd udostępniany jest pracownikowi. Pracownik uzyskuje wtedy przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Sytuacja ta nie dotyczy właścicieli firm, czy jak w naszym przypadku – wspólników spółki cywilnej, którzy wykorzystują środek trwały w celach prywatnych. Przepisy nie obligują do dokonywania rozliczeń z tego tytułu.
Uzasadnienie:
W chwili obecnej nie ma regulacji, która na potrzeby PIT obligowałaby właścicieli firm, czy wspólników spółek do rozliczania przejazdów prywatnych służbowym pojazdem oraz np. ograniczania kosztów związanych z użytkowaniem auta w przypadku wykorzystywania go do celów prywatnych. Nie może tu być również mowy o przychodzie po stronie wspólnika. Mimo iż pojazd stanowi środek trwały spółki, to jednak stanowi przedmiot współwłasności - należy do wspólnego majątku wspólników. A zatem wspólnik, który korzysta z tego przedmiotu, nie osiąga przysporzenia majątkowego.
Od strony kosztowej należy podkreślić, iż zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. Oznacza to zatem, że jeżeli dany wydatek nie jest wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, co do zasady – może stanowić koszt uzyskania przychodu. Musi być jednak spełniony warunek - między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek tego typu, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zachowanie przychodu podatnika.
Istnienie tego związku ma decydujące znaczenie przy kwalifikowaniu wydatku do kosztów podatkowych - każdy koszt musi być zatem indywidualnie rozpatrywany. Jeżeli samochód służbowy będący środkiem trwałym, wykorzystywany jest również w celach prywatnych wspólnika i z tego tytułu ponoszony jest koszt, nie może być on ujęty w kosztach uzyskania przychodów. Przykładowo do kosztów nie będą mogły zostać zaliczone wydatki na paliwo kupione w czasie prywatnego wyjazdu wspólnika (np. na urlop w górach), czy opłaty za autostradę poniesione w czasie tej podróży. Nie oznacza to jednak, że w związku z tym jakaś część np. wydatku na ubezpieczenie OC/AC powinna zostać wyłączona z kosztów. Co więcej, ustawa o PIT nie zawiera regulacji, z której wynikałoby, że środek trwały ma być wykorzystywany wyłącznie w prowadzonej działalności. Z art. 22a ust. 1 u.p.d.o.f. wynika, że środki trwałe mają być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu. W rzeczywistości trudno jest wyobrazić sobie sytuację, w której samochód używany jest tylko i wyłącznie w celach służbowych. Samo zawiezienie dzieci do przedszkola w drodze do firmy wystarczyłoby by uznać, iż pojazd jest także wykorzystywany w celach prywatnych. Wciąż jednak jest to pojazd firmowy służący prowadzonej działalności. Koszty z nim związane mogą być w dalszym ciągu rozliczane w ramach prowadzonej działalności.
Uwagi:
Spółki kapitałowe (z o.o. i akcyjna) formalnie rzecz biorąc nie mają właścicieli, tylko udziałowców lub akcjonariuszy, którzy pod względem prawnym są podmiotami odrębnymi od spółki (mimo że pod względem ekonomicznym spółka należy do nich). Tym samym jeżeli spółka udostępni im auto formowe do celów prywatnych, powstanie u nich przychód, a jednocześnie spółka nie będzie mogła zaliczać związanych z tym kosztów do kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 16 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.p.).
Wydatki na rzecz członka zarządu mogą być jednak kosztem uzyskania, nawet jeśli jest on równocześnie wspólnikiem spółki.
Tadeusz Szczupaczyński-Dotryw, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 6 marca 2015 r.