Na stacji paliw w wyniku kradzieży z włamaniem stwierdzono niedobór towarów i gotówki, dokonano spisu z natury.
Czy wartość skradzionych składników będzie stanowiła koszt uzyskania przychodów?
Nadmieniam, że stacja nie była ubezpieczona od kradzieży.
Na podstawie jakich dokumentów można uznać wartość ww. towarów za koszty uzyskania przychodu?
Jak wykazać, że spółka dopełniła staranności w celu ich starannego zabezpieczenia?
Brak ubezpieczenia jak też fakt, iż przedmiotem niedoboru są zarówno towary jak i gotówka nie eliminuje możliwości kwalifikowania wartości zaistniałych strat do kosztów uzyskania przychodów. Działania przedsiębiorcy muszą mieć jednak racjonalny charakter potwierdzający istnienie związku wydatku z uzyskiwanymi przychodami. Dla oceny istnienia takiego związku może mieć wpływ np. organizacja pracy w firmie oraz jej sformalizowanie (regulaminy pracy, regulaminy stanowisk pracy itp.).
Najbardziej pożądanym środkiem dowodowym potwierdzającym zaistnienie straty będą w przypadku kradzieży przede wszystkim protokoły strat sporządzone przez policję oraz zakładową komisję (przy stracie spowodowanej przez pracownika). Nie jest to jednak katalog zamknięty. Do dokumentowania strat ma zastosowanie art. 180 Ordynacji podatkowej gdzie stwierdzono, iż jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. poza jednym wyjątkiem dotyczącym rozliczenia zawinionych niedoborów wyrobów akcyzowych (art. 16 ust. 1 pkt 47 u.p.d.o.p.) nie zawiera szczególnych rozwiązań co do rozliczania strat w środkach trwałych i obrotowych jako kosztów uzyskania przychodów.
W tym zakresie przy kwalifikacji wielkości niedoboru jako kosztu uzyskania przychodu należy uwzględnić ogólną zasadę wyrażoną w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., iż koszt musi zostać poniesiony w celu uzyskania przychodu lub też w celu zabezpieczenia tego przychodu.
Okoliczność zaistnienia tego rodzaju związku przyczynowo - skutkowego zawsze oceniana jest indywidualnie w danym przypadku.
Jak wyjaśnia Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w postanowieniu z dnia 9 czerwca 2005 r., ŁUS-II-2-423/46/05/JB możliwość zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinna być w każdym przypadku oceniana indywidualnie, z uwzględnieniem następujących przesłanek:
1) całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika
2) okoliczności, które spowodowały powstanie straty
3) udokumentowania strat np. protokółem opisującym zdarzenie (data, przyczyna, dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełnionym o protokół policji w przypadku kradzieży, zgłoszenie szkody do instytucji ubezpieczeniowej.
W tym zakresie wypowiedział się także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 lutego 2008 r., II FSK 23/07 który uznał, że strata w środkach obrotowych jest konsekwencją prowadzenia działalności gospodarczej można stwierdzić, że będzie ona kosztem uzyskania przychodu o ile jest ona normalnym następstwem prowadzonej działalności w danej branży, a podatnikowi nie będzie można przypisać winy przy jej powstaniu, to jest wtedy gdy podatnik nie mógł przewidzieć powstania szkody, ani też jej zapobiec. Każdorazowo będzie wymagało to przeprowadzenia szczegółowej analizy sytuacji, jak poprzedziła powstanie straty, a zwłaszcza ocenę, czy podatnik zachował należytą staranność, tj. ogólnie przyjętą w stosunkach danego rodzaju, przeciwdziałając ewentualnemu wystąpieniu uszczerbku w swoim majątku (por. również pogląd wyrażony w uchwale siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 12 października 1995 r., III AZP 19/95, OSNP 1996, nr 10, poz. 133).
Z tych przesłanek rodzi się ocena czy stwierdzone straty powstały w wyniku niezawinionych czy zawinionych działań podatnika. Co do zasady kosztami uzyskania przychodów mogą być straty będące wynikiem zdarzenia losowego (powodzi, pożaru, huraganu, kradzieży) w sytuacji, gdy podatnik dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia oraz prawidłowo udokumentował fakt jej zaistnienia. Kwestionowane są natomiast straty będące wynikiem nieracjonalnego działania (np. zatrudniania do gospodarki magazynowej przypadkowych osób), braku staranności w zapobieganiu im (np. złej organizacji przyjmowania i wydawania surowców, wyrobów gotowych czy też braku nadzoru nad magazynami), lub niewłaściwie udokumentowane.
Kwestie mocy dowodowej odpowiednich rodzajów dokumentów oraz terminów ich sporządzenia porusza w swoich orzeczeniach Sąd Administracyjny.
W wyroku z dnia 4 sierpnia 1999 r., III SA 5669/98 NSA w Warszawie wskazuje, iż podatnik może dowodzić także innymi dowodami fakt zaistnienia szkód czy też strat nadzwyczajnych tylko wtedy, gdy w danym okresie podatkowym sporządził określone dowody zaistnienia tych strat, a następnie w toku postępowania administracyjnego dowody te są kwestionowane. Natomiast w sytuacji, kiedy podatnik w ogóle takich dowodów nie sporządził w odniesieniu do poszczególnych wydarzeń powodujących niedobory czy też straty, nie może on w toku postępowania skutecznie wykazywać, że miały miejsce także wydarzenia, które były źródłem niedoborów czy strat.
Należy jednak wskazać na bardzo korzystne dla podatnika stanowisko zawarte w decyzji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 maja 2006 r., 1401/PD-4230Z-23/06/KST, który stwierdził jednak, iż przeprowadzenie przez Spółkę inwentaryzacji i jej udokumentowanie zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz wyjaśnienie przyczyn powstania niedoborów nie jest związane z obowiązkiem skorzystania z określonych druków lub formularzy. Niezbędne jest jedynie, aby sporządzone przez podatnika dokumenty (niezależnie jak zostaną one przez podatnika nazwane) zawierały dane, wyjaśnienia i inne informacje pozwalające na ustalenie wysokości strat i ich przyczyn.
Jeżeli spółka będzie posiadała dokumenty spełniające powyższe warunki, to wykazane w nim rzeczywiste straty w środkach obrotowych niezawinione przez spółkę będą mogły być uznane za udokumentowane, a tym samym zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Obowiązujące aktualnie przepisy nie dają podstaw do twierdzenia, iż dla udokumentowania strat spowodowanych kradzieżą konieczne jest posiadanie przez podatnika protokołu szkód potwierdzonego przez właściwe organy (np. policję, instytucję ubezpieczeniową itp.). Należy podkreślić, iż zgłoszenie na policję braku towarów nie wiąże się w żaden sposób z potwierdzeniem przez ten organ faktu kradzieży, a ubezpieczenie od kradzieży nie jest obowiązkowe (w przypadku sprzedaży wielkopowierzchniowej taki rodzaj ubezpieczenia praktycznie nie występuje).
W pytaniu wskazano, iż stacja nie była ubezpieczona od kradzieży a ponadto niedobory stwierdzono również w ilości gotówki. Są to okoliczności, których zaistnienie wymaga szczególnego uzasadnienia. Trzeba pamiętać, iż czasami nawet wyrok sądu o winie pracownika nie jest dla organu podatkowego wystarczający.
Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w postanowieniu z dnia 19 grudnia 2005 r., II-2/423/13/2005 wyjaśnił, iż wprawdzie dowiedziono winę pracownika - wyrokiem Sądu Rejonowego w Zielonej Górze jednak zdaniem organu podatkowego z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, by nie można było uniknąć tej kradzieży poprzez lepszą organizację pracy np. w zakresie kontroli wystawianych dokumentów, wpłat klientów poprzez kasę, kontroli zwrotów towarów i innych. Kierownik hurtowni sam wystawiał faktury pobierając jednocześnie pieniądze od klientów, sam decydował o formie zapłaty, pobierał towar, wystawiał dokumenty KP, pobierał gotówkę z kasy na zapłatę wynikającą z umów organizacyjnych, pobierał z kasy równowartość rzekomo zwracanych towarów nie dołączając do dokumentów zwrotu paragonów.
Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, iż zarówno brak ubezpieczenia jak też fakt, iż przedmiotem niedoboru są zarówno towary jak i gotówka nie eliminuje możliwości kwalifikowania wartości zaistniałych strat do kosztów uzyskania przychodów. Działania przedsiębiorcy muszą mieć jednak racjonalny charakter. Dla oceny istnienia takiego związku może mieć wpływ np. organizacja pracy w firmie oraz jej sformalizowanie (regulaminy pracy, regulaminy stanowisk pracy itp.).
Najbardziej pożądanym środkiem dowodowym potwierdzającym zaistnienie straty będą w przypadku kradzieży przede wszystkim protokoły strat sporządzone przez policję oraz zakładową komisję (przy stracie spowodowanej przez pracownika). Nie jest to jednak katalog zamknięty. Do dokumentowania strat ma zastosowanie art. 180 o.p., gdzie stwierdzono, iż jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Czy wartość skradzionych składników będzie stanowiła koszt uzyskania przychodów?
Nadmieniam, że stacja nie była ubezpieczona od kradzieży.
Na podstawie jakich dokumentów można uznać wartość ww. towarów za koszty uzyskania przychodu?
Jak wykazać, że spółka dopełniła staranności w celu ich starannego zabezpieczenia?
Brak ubezpieczenia jak też fakt, iż przedmiotem niedoboru są zarówno towary jak i gotówka nie eliminuje możliwości kwalifikowania wartości zaistniałych strat do kosztów uzyskania przychodów. Działania przedsiębiorcy muszą mieć jednak racjonalny charakter potwierdzający istnienie związku wydatku z uzyskiwanymi przychodami. Dla oceny istnienia takiego związku może mieć wpływ np. organizacja pracy w firmie oraz jej sformalizowanie (regulaminy pracy, regulaminy stanowisk pracy itp.).
Najbardziej pożądanym środkiem dowodowym potwierdzającym zaistnienie straty będą w przypadku kradzieży przede wszystkim protokoły strat sporządzone przez policję oraz zakładową komisję (przy stracie spowodowanej przez pracownika). Nie jest to jednak katalog zamknięty. Do dokumentowania strat ma zastosowanie art. 180 Ordynacji podatkowej gdzie stwierdzono, iż jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. poza jednym wyjątkiem dotyczącym rozliczenia zawinionych niedoborów wyrobów akcyzowych (art. 16 ust. 1 pkt 47 u.p.d.o.p.) nie zawiera szczególnych rozwiązań co do rozliczania strat w środkach trwałych i obrotowych jako kosztów uzyskania przychodów.
W tym zakresie przy kwalifikacji wielkości niedoboru jako kosztu uzyskania przychodu należy uwzględnić ogólną zasadę wyrażoną w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., iż koszt musi zostać poniesiony w celu uzyskania przychodu lub też w celu zabezpieczenia tego przychodu.
Okoliczność zaistnienia tego rodzaju związku przyczynowo - skutkowego zawsze oceniana jest indywidualnie w danym przypadku.
Jak wyjaśnia Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w postanowieniu z dnia 9 czerwca 2005 r., ŁUS-II-2-423/46/05/JB możliwość zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinna być w każdym przypadku oceniana indywidualnie, z uwzględnieniem następujących przesłanek:
1) całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika
2) okoliczności, które spowodowały powstanie straty
3) udokumentowania strat np. protokółem opisującym zdarzenie (data, przyczyna, dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełnionym o protokół policji w przypadku kradzieży, zgłoszenie szkody do instytucji ubezpieczeniowej.
W tym zakresie wypowiedział się także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 lutego 2008 r., II FSK 23/07 który uznał, że strata w środkach obrotowych jest konsekwencją prowadzenia działalności gospodarczej można stwierdzić, że będzie ona kosztem uzyskania przychodu o ile jest ona normalnym następstwem prowadzonej działalności w danej branży, a podatnikowi nie będzie można przypisać winy przy jej powstaniu, to jest wtedy gdy podatnik nie mógł przewidzieć powstania szkody, ani też jej zapobiec. Każdorazowo będzie wymagało to przeprowadzenia szczegółowej analizy sytuacji, jak poprzedziła powstanie straty, a zwłaszcza ocenę, czy podatnik zachował należytą staranność, tj. ogólnie przyjętą w stosunkach danego rodzaju, przeciwdziałając ewentualnemu wystąpieniu uszczerbku w swoim majątku (por. również pogląd wyrażony w uchwale siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 12 października 1995 r., III AZP 19/95, OSNP 1996, nr 10, poz. 133).
Z tych przesłanek rodzi się ocena czy stwierdzone straty powstały w wyniku niezawinionych czy zawinionych działań podatnika. Co do zasady kosztami uzyskania przychodów mogą być straty będące wynikiem zdarzenia losowego (powodzi, pożaru, huraganu, kradzieży) w sytuacji, gdy podatnik dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia oraz prawidłowo udokumentował fakt jej zaistnienia. Kwestionowane są natomiast straty będące wynikiem nieracjonalnego działania (np. zatrudniania do gospodarki magazynowej przypadkowych osób), braku staranności w zapobieganiu im (np. złej organizacji przyjmowania i wydawania surowców, wyrobów gotowych czy też braku nadzoru nad magazynami), lub niewłaściwie udokumentowane.
Kwestie mocy dowodowej odpowiednich rodzajów dokumentów oraz terminów ich sporządzenia porusza w swoich orzeczeniach Sąd Administracyjny.
W wyroku z dnia 4 sierpnia 1999 r., III SA 5669/98 NSA w Warszawie wskazuje, iż podatnik może dowodzić także innymi dowodami fakt zaistnienia szkód czy też strat nadzwyczajnych tylko wtedy, gdy w danym okresie podatkowym sporządził określone dowody zaistnienia tych strat, a następnie w toku postępowania administracyjnego dowody te są kwestionowane. Natomiast w sytuacji, kiedy podatnik w ogóle takich dowodów nie sporządził w odniesieniu do poszczególnych wydarzeń powodujących niedobory czy też straty, nie może on w toku postępowania skutecznie wykazywać, że miały miejsce także wydarzenia, które były źródłem niedoborów czy strat.
Należy jednak wskazać na bardzo korzystne dla podatnika stanowisko zawarte w decyzji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 maja 2006 r., 1401/PD-4230Z-23/06/KST, który stwierdził jednak, iż przeprowadzenie przez Spółkę inwentaryzacji i jej udokumentowanie zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz wyjaśnienie przyczyn powstania niedoborów nie jest związane z obowiązkiem skorzystania z określonych druków lub formularzy. Niezbędne jest jedynie, aby sporządzone przez podatnika dokumenty (niezależnie jak zostaną one przez podatnika nazwane) zawierały dane, wyjaśnienia i inne informacje pozwalające na ustalenie wysokości strat i ich przyczyn.
Jeżeli spółka będzie posiadała dokumenty spełniające powyższe warunki, to wykazane w nim rzeczywiste straty w środkach obrotowych niezawinione przez spółkę będą mogły być uznane za udokumentowane, a tym samym zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Obowiązujące aktualnie przepisy nie dają podstaw do twierdzenia, iż dla udokumentowania strat spowodowanych kradzieżą konieczne jest posiadanie przez podatnika protokołu szkód potwierdzonego przez właściwe organy (np. policję, instytucję ubezpieczeniową itp.). Należy podkreślić, iż zgłoszenie na policję braku towarów nie wiąże się w żaden sposób z potwierdzeniem przez ten organ faktu kradzieży, a ubezpieczenie od kradzieży nie jest obowiązkowe (w przypadku sprzedaży wielkopowierzchniowej taki rodzaj ubezpieczenia praktycznie nie występuje).
W pytaniu wskazano, iż stacja nie była ubezpieczona od kradzieży a ponadto niedobory stwierdzono również w ilości gotówki. Są to okoliczności, których zaistnienie wymaga szczególnego uzasadnienia. Trzeba pamiętać, iż czasami nawet wyrok sądu o winie pracownika nie jest dla organu podatkowego wystarczający.
Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w postanowieniu z dnia 19 grudnia 2005 r., II-2/423/13/2005 wyjaśnił, iż wprawdzie dowiedziono winę pracownika - wyrokiem Sądu Rejonowego w Zielonej Górze jednak zdaniem organu podatkowego z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, by nie można było uniknąć tej kradzieży poprzez lepszą organizację pracy np. w zakresie kontroli wystawianych dokumentów, wpłat klientów poprzez kasę, kontroli zwrotów towarów i innych. Kierownik hurtowni sam wystawiał faktury pobierając jednocześnie pieniądze od klientów, sam decydował o formie zapłaty, pobierał towar, wystawiał dokumenty KP, pobierał gotówkę z kasy na zapłatę wynikającą z umów organizacyjnych, pobierał z kasy równowartość rzekomo zwracanych towarów nie dołączając do dokumentów zwrotu paragonów.
Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, iż zarówno brak ubezpieczenia jak też fakt, iż przedmiotem niedoboru są zarówno towary jak i gotówka nie eliminuje możliwości kwalifikowania wartości zaistniałych strat do kosztów uzyskania przychodów. Działania przedsiębiorcy muszą mieć jednak racjonalny charakter. Dla oceny istnienia takiego związku może mieć wpływ np. organizacja pracy w firmie oraz jej sformalizowanie (regulaminy pracy, regulaminy stanowisk pracy itp.).
Najbardziej pożądanym środkiem dowodowym potwierdzającym zaistnienie straty będą w przypadku kradzieży przede wszystkim protokoły strat sporządzone przez policję oraz zakładową komisję (przy stracie spowodowanej przez pracownika). Nie jest to jednak katalog zamknięty. Do dokumentowania strat ma zastosowanie art. 180 o.p., gdzie stwierdzono, iż jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.