Pytanie dotyczy kosztów obsługi księgowej, wynajmu pomieszczenia biurowego (usługi stałe), kosztów dotyczących wynagrodzenia za pracę (umowa o pracę pracownika biura), kosztów ZUS od wynagrodzenia za pracę pracownika biura. Jeśli chodzi o przychód, to spółka wykonuje usługi marketingowe na zasadzie umowy ciągłej (za czerwiec faktura wystawiona została 5 lipca).

Odpowiedź:

Spółka powinna podzielić przychody i koszty czerwca odpowiednio do okresu przed i w trakcie likwidacji.

Uzasadnienie:

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.o.r. Oznacza to, że Państwa spółka ma obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający dzień postawienia jej w stan likwidacji, tzn. na dzień 16 czerwca 2015 r. – nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia.

W sprawozdaniu tym należy wykazać stan aktywów i pasywów na dzień 16 czerwca 2015 r., wyceniony wg art. 29 u.o.r., ponieważ założenie kontynuacji działalności, o którym mowa w art. 5 ust. 2 u.o.r., nie będzie w tym przypadku zasadne. W sprawozdaniu tym wykazuje się również osiągnięte przez spółkę przychody i poniesione koszty do dnia bilansowego (dnia poprzedzającego dzień otwarcia likwidacji).

Zgodnie z art. 461 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 z późn. zm.) – dalej k.s.h. – otwarcie likwidacji następuje z dniem:

– uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd,

– powzięcia przez walne zgromadzenie uchwały o rozwiązaniu spółki,

– lub zaistnienia innej przyczyny jej rozwiązania.

W większości przypadków spółki stawiane w stan likwidacji dążą do tego, żeby dzień otwarcia likwidacji następował 1 dnia miesiąca, ze względu na konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający ten dzień, co w takim przypadku nastąpiłoby na koniec miesiąca poprzedniego. Tak się jednak w Państwa przypadku nie stało i niestety spółka będzie musiała ująć przychody i koszty, które miały miejsce do dnia bilansowego w sporządzanym rachunku zysków i strat za okres od 1 stycznia do dnia 16 czerwca 2015 r. Przychody i koszty od dnia 17 czerwca (księgi otwiera się na dzień rozpoczęcia likwidacji) prawdopodobnie do dnia 31 grudnia 2015 r. (dzień kończący rok obrotowy), o ile dzień zakończenia likwidacji nie nastąpi wcześniej, zostaną wykazane w rachunku zysków i strat za ten „drugi” okres.

Jak należy ująć to na kontach? Tak samo, jak w przypadku sporządzania sprawozdania finansowego na dzień kończący rok obrotowy. Należy utworzyć „nowy rok obrotowy i nowy miesiąc” rozpoczynający się od 17 czerwca 2015 r., na który to dzień wprowadzony zostanie bilans otwarcia zamykanego okresu. Jak to zrobić „technicznie” zależy przede wszystkim od możliwości użytkowanego przez Państwa spółkę programu FK.

Jeżeli chodzi o przychody i koszty powstające za cały miesiąc, uważam, że należy dokonać ich podziału proporcjonalnie do ilości dni miesiąca przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i po zamknięciu. Gdyby spółka rozpoczęła proces likwidacji z początkiem np. czerwca lub lipca, takiego problemu by nie było.

Tadeusz Waślicki, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 7.08.2015 r.