Czy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji świadczeń socjalnych pracowników i emerytów?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego Czy pracodawca ma obowiązek prowadzenia kartotek świadczeń socjalnych pracowników i emerytów? Co powinna zawierać taka kartoteka i czy powinna być w zestawieniu rocznym dla każdego pracownika/emeryta?

Odpowiedź:

Przepisy nie określają wprost obowiązku prowadzenia kartotek świadczeń socjalnych pracowników i emerytów. Jeżeli jednak pracodawca nie będzie ewidencjonował świadczeń socjalnych, nie będzie miał jak rozliczyć świadczeń na gruncie podatkowym. W efekcie pracodawca musi uwzględniać świadczenia z ZFŚS w dochodach osób uprawnionych, ale nie musi w tym celu prowadzić jakichś szczególnych kartotek.

Uzasadnienie:

Przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) nie nakładają na pracodawców obowiązku prowadzenia kartotek świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS.

Należy jednak pamiętać, że świadczenia są przychodem osób uprawnionych. Zgodnie bowiem z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. – przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. U pracowników dodatkowo ma zastosowanie art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., w myśl którego za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wiele przychodów jest zwolnionych od podatku, a niektóre charakteryzują się limitami rocznymi. Wolne od podatku są zatem między innymi:

1) zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 u.p.d.o.f.),

2) świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.f.),

3) wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f.).

W efekcie pracodawca powinien ewidencjonować wypłacane świadczenia w celach podatkowych. Bez ewidencji mógłby mieć problem z prawidłowym rozliczeniem podatku i wypełnieniem formularzy podatkowych.

Paweł Ziółkowski

Odpowiedzi udzielono 18.12.2015 r.