Firma wykupiła polisę ubezpieczeniową związaną z podróżami zagranicznymi naszych pracowników. Polisa została oszacowana na 500 osobo-dni.
Czy taką polisę firma może zaliczyć do kosztów podatkowych?
Przed wykupieniem polisy zbiorczej firma indywidualnie ubezpieczała pracowników na okres podróży służbowej.
Czy takie ubezpieczenie pracownika stanowi dla niego dochód do opodatkowania, czy jest kosztem podatkowym dla firmy?
Zdaniem autora odpowiedzi wartość ubezpieczenia (kwota składki) stanowi koszt pracodawcy, a dla pracownika jest ona przychodem wolnym od podatku i składek ZUS.
Zgodnie z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) w razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają jednak zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.
Omawiany zwrot następuje ze środków pracodawcy. Pracodawca może ograniczyć swoją odpowiedzialność, jeżeli ubezpieczy pracownika. Ubezpieczenie pracownika w czasie trwania podróży służbowej jest zatem opłacane w celu zabezpieczenia pracodawcy co jest przesłanką pozytywną do zaliczania wydatku do kosztów uzyskania w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. - lub art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Jednocześnie brak stosownego wyłączenia w obu ustawach powoduje, iż omawiane ubezpieczenie należy uznać za koszt pracodawcy. Dotyczy to zarówno polisy zbiorczej, jak i indywidualnej.
Rodzi się natomiast pytanie, jakie skutki podatkowo-ubezpieczeniowe polisa wywołuje u pracownika. Zgodnie z art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
To, że coś jest przychodem nie oznacza jeszcze konieczności zapłaty podatku. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Tymczasem w myśl § 2 rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Ustawodawca nie precyzuje przy tym, co kryje się pod "innymi wydatkami, określonymi przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb". Uwzględniając fakt, iż ubezpieczenie jest uzasadnione, jest to właśnie takie świadczenie. Dodatkowo warto zauważyć, iż przepisy rozporządzenia nie przewidują w tym wypadku żadnych limitów, wobec czego nie sposób ich przekroczyć (nie można przekroczyć czegoś, czego nie ma). Tym samym ubezpieczenie jest świadczeniem wolnym od podatku. Jest ono także wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.). Można się jednak spotkać także z innymi interpretacjami.
Czy taką polisę firma może zaliczyć do kosztów podatkowych?
Przed wykupieniem polisy zbiorczej firma indywidualnie ubezpieczała pracowników na okres podróży służbowej.
Czy takie ubezpieczenie pracownika stanowi dla niego dochód do opodatkowania, czy jest kosztem podatkowym dla firmy?
Zdaniem autora odpowiedzi wartość ubezpieczenia (kwota składki) stanowi koszt pracodawcy, a dla pracownika jest ona przychodem wolnym od podatku i składek ZUS.
Zgodnie z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) w razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają jednak zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.
Omawiany zwrot następuje ze środków pracodawcy. Pracodawca może ograniczyć swoją odpowiedzialność, jeżeli ubezpieczy pracownika. Ubezpieczenie pracownika w czasie trwania podróży służbowej jest zatem opłacane w celu zabezpieczenia pracodawcy co jest przesłanką pozytywną do zaliczania wydatku do kosztów uzyskania w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. - lub art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Jednocześnie brak stosownego wyłączenia w obu ustawach powoduje, iż omawiane ubezpieczenie należy uznać za koszt pracodawcy. Dotyczy to zarówno polisy zbiorczej, jak i indywidualnej.
Rodzi się natomiast pytanie, jakie skutki podatkowo-ubezpieczeniowe polisa wywołuje u pracownika. Zgodnie z art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
To, że coś jest przychodem nie oznacza jeszcze konieczności zapłaty podatku. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Tymczasem w myśl § 2 rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Ustawodawca nie precyzuje przy tym, co kryje się pod "innymi wydatkami, określonymi przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb". Uwzględniając fakt, iż ubezpieczenie jest uzasadnione, jest to właśnie takie świadczenie. Dodatkowo warto zauważyć, iż przepisy rozporządzenia nie przewidują w tym wypadku żadnych limitów, wobec czego nie sposób ich przekroczyć (nie można przekroczyć czegoś, czego nie ma). Tym samym ubezpieczenie jest świadczeniem wolnym od podatku. Jest ono także wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.). Można się jednak spotkać także z innymi interpretacjami.