Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Czy tworzyć rezerwy na ewentualne naprawy gwarancyjne dotyczące rękojmi i usuwania wad i usterek w okresie 24-miesięcznej gwarancji na wykonane prace z kontraktu trwającego kilka miesięcy i w jaki sposób je oszacować?

W ramach naszych kontraktów realizujemy prace specjalistyczne polegające na dostawie sprzętu i po konfiguracji i oprogramowaniu uruchamiamy sterowanie procesami produkcyjnymi. Po podpisaniu protokołu odbioru biegnie termin gwarancji np. 2 lub 3 letniej na wykonane prace. Sprzęt objęty jest gwarancją producenta. Termin udzielonej gwarancji producenta może być krótszy, bo sprzęt kupujemy wcześniej, a kończymy kontrakt np. za pół roku. Ponadto w kontraktach są zapisy o stosowaniu kar w wysokości np. 0,3% wartości wynagrodzenia kontraktowego za nieusunięcie wad i usterek w terminie 5 dni roboczych od zawiadomienia. Nasza dotychczasowa praktyka pokazuje niewiele sytuacji z naprawami tego typu. Są to sporadyczne wyjazdy pracowników na instalacje i usuwane są te awarie. Koszty tego to czas wyjazdu pracownika w teren, jego praca, samochód służbowy. Natomiast sprzętu na swój koszt nie wymienialiśmy, jeżeli była potrzeba, to dostarczał sprzedawca jego nowy. My tylko świadczyliśmy jego montaż i demontaż.

Jak do tego podejść?

Wartość kontraktów waha się w granicach 100.000 – 1.000.000 zł. W tym robocizna np. 30%, a reszta to wartość sprzętu. Chociaż może być tylko sama robocizna. Spółka nasza jest spółką jawną, nie podlega obowiązkowi badania, jest małym podmiotem i obroty nie przekraczają 10 mln zł rocznie, będzie przekształcać się w spółkę z o.o.

Odpowiedź:

W danym roku obrotowym powinniście Państwo tworzyć rozliczenia międzyokresowe bierne na naprawy gwarancyjne pod warunkiem, że ich wartość jest istotna z punktu widzenia sprawozdania finansowego. Z treści pytania można wyciągnąć wniosek, że rezerwa może nie być istotna. Ostateczną decyzję będzie można podjąć dopiero po przeprowadzonej kalkulacji. Algorytm takiej rezerwy powinien odzwierciedlać warunki gwarancyjne wynikające z umowy oraz prawdopodobieństwo zaistnienia zdarzenia, które wiąże się z koniecznością poniesienia przez Państwa spółkę wydatków na naprawę gwarancyjną. Z treści pytania wynika, że będą to koszty związane z wymianą/naprawą sprzętu w okresie, w którym nie jest on objęty gwarancją producencką, koszty wynagrodzeń pracowników serwisowych i koszty transportu. Prawdopodobieństwo ustala się na podstawie danych historycznych. Oczywiście nie chodzi tu koszty, które ponosi producent sprzętu.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.o.r. – w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Natomiast zgodnie z art. 4 ust. 4a u.o.r. stosując przepisy ustawy, jednostka kieruje się zasadą istotności. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.

Maciej Soprych, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 4.03.2016 r.