Czy nabywca może się zgodzić na e-paragon, akceptując regulamin zakupów

Jeżeli podatnik będzie dokonywać sprzedaży przy zastosowaniu kasy online i nabywcy zgodzą się na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej i przesyłanie e-paragonów na ich adresy mailowe, to podatnik może wydawać nabywcom paragony w wersji elektronicznej. Jeśli zaś nabywca nie wyrazi zgody, podatnik ma obowiązek wystawienia, wydrukowania i wydania nabywcom paragony dokumentujące sprzedaż w formie papierowej.

Przedsiębiorcy ewidencjonujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą tzw. kasy online mogą, po uzyskaniu zgodny klienta, wystawiać dla tych klientów paragony w formie elektronicznej, tzw. e-paragony. Pojawia się pytania, czy przedsiębiorca (stosujący kasy online) może wprowadzić jako zasadę wystawianie i wydawanie paragonu fiskalnego wyłącznie w postaci elektronicznej, bez dokonywania wydruku paragonu w wersji papierowej dla konsumenta. E-paragony byłyby wystawiane na udokumentowanie zakupów w sklepie stacjonarnym zarówno w przypadku sprzedaży towarów dostępnych w sklepie, jak i tych dostępnych na zamówienie.

W tym celu przedsiębiorca sporządzi, a następnie wywiesi w sklepie stacjonarnym w ogólnodostępnym dla klientów miejscu regulamin zakupów, tak aby każdy klient miał możliwość zapoznania się z jego postanowieniami. W tym regulaminie zostanie zawarte postanowienie, że dokonując zakupów w sklepie stacjonarnym konsument zgadza się na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT. W regulaminie zostanie również wskazane, że paragon w formie elektronicznej zostanie wydany konsumentowi poprzez przesłanie paragonu w formie nieedytowalnej na adres mailowy klienta. Regulamin będzie statuował, że klient dokonując zakupów w sklepie jednocześnie akceptuje jego postanowienia. Co oznacza, że dokonanie zakupów w sklepie przedsiębiorcy będzie jednoznaczne z akceptacją regulaminu. Przedsiębiorca przewiduje, że w odosobnionych przypadkach może zaistnieć sytuacja, w której klient wyraźnie odmówi akceptacji regulaminu, a tym samym nie wyrazi zgody na wystawienie mu paragonu elektronicznego. W takich sytuacjach, przedsiębiorca będzie wydawałby klientom odmawiającym zaakceptowania regulaminu papierowe paragony fiskalne. 

Obowiązki sprzedawcy

Odnosząc się do przedstawionego problemu należy wskazać, że podatnik dokonując sprzedaży na rzecz osób, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, tj. m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i prowadząc ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej, ma obowiązek, stosownie do zapisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz par. 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, wydania paragonu fiskalnego nabywcy towaru.

Wydanie paragonu może nastąpić – stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy – w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, przy czym e-paragon może być przesłany pod warunkiem, że nabywca wyrazi na to zgodę i dwie strony uzgodnią sposób przesłania tego paragonu (w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych).

Decyduje zgoda nabywcy

Zatem jeżeli podatnik będzie dokonywać sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy online i otrzyma zgodę od nabywców na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej i przesyłanie e-paragonów na ich adresy mailowe, a te paragony będą wyłącznie dokumentami utworzonymi przez kasę online, które będą stanowić zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych, to podatnik może wydawać nabywcom paragony w wersji elektronicznej.

Natomiast, w sytuacji gdy nabywca nie wyrazi zgody na wystawienie mu paragonu elektronicznego, to podatnik nie może wydawać nabywcom paragonów w wersji elektronicznej zamiast w wersji papierowej. W takiej sytuacji, podatnik ma obowiązek wystawienia, wydrukowania i wydania nabywcom paragony dokumentujące sprzedaż w formie papierowej.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 sierpnia 2023 r., 0113-KDIPT1-3.4012.351.2023.2.JM).

Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

Czytaj również: To podatnik, a nie fiskus, decyduje o doborze kontrahentów - wyrok WSA