Czy na podstawie przelewu bankowego można w PKPiR zaksięgować koszt?

Ekspert Vademecum Doradcy Podatkowego odpowiada na pytanie Użytkownika programu:Jestem adwokatem, prowadzę działalność opodatkowaną VAT, rozliczam się przy pomocy PKPiR. W pracy pomagają mi aplikanci, którzy nie mogą samodzielnie prowadzić spraw. Na podstawie umów ustnych za zastępstwo przelewam 100 zł na konta aplikantów. Czy na podstawie potwierdzenia przelewu taki wydatek dowodem wewnętrznym mogę zaksięgować w PKPiR, jako moje koszty uzyskania przychodu?

Odpowiedź:

Jeżeli przedmiotowy wydatek będzie potwierdzony przelewem bankowym zawierającym dane personalne aplikanta i precyzyjnie określony opis należności (tytuł przelewu), do którego zostanie załączona kserokopia sporządzonego przez adwokata upoważnienia dla aplikanta, wówczas będzie można uznać je za dokument księgowy, stanowiący podstawę zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Masz pytania i wątpliwości przy stosowaniu przepisów podatkowych? Korzystaj z fachowych komentary, zadawaj pytania ekspertom. Zamów dostęp do Vademecum Doradcy Podatkowego i zyskaj wsparcie online >>>

Uzasadnienie:

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tego przychodu. Kosztami podatkowymi są zarówno koszty, które pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z przychodami podatkowymi, jak również koszty pośrednie, których powiązanie z konkretnym przychodem nie jest możliwe, jednak dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa poniesienie ich jest uzasadnione.
Kolejnym warunkiem, który musi być spełniony, aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów jest jego prawidłowe udokumentowanie.
Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 z późn. zm.) – dalej r.p.k.p.r., podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
- faktury, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
- inne dowody, wymienione w § 13 i 14.
W § 14 r.p.k.p.r. wymieniono dowody wewnętrzne, którymi są dokumenty zaopatrzone w datę i  podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Co ważne, w ww. przepisie wskazano, jakiego rodzaju wydatki mogą być potwierdzone dowodami wewnętrznymi. Wśród tych wydatków nie wymieniono wynagrodzenia aplikantów z tytułu sprawowanego zastępstwa procesowego.
Nie oznacza to, że ww. wydatki nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych z uwagi na brak ich prawidłowego udokumentowania. Otóż stosownie do § 13 pkt 5 r.p.k.p.r., za dowody księgowe uważa się również dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Ze wskazanego wyżej przepisu wynika, że za dowody księgowe uważa się również wszelkie dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W mojej ocenie w świetle zacytowanych przepisów dowodem poniesienia wydatków mogą być wszelkie dowody, stwierdzające fakt jego poniesienia, o ile zawierają wskazane wyżej dane. Uważam, że warunek prawidłowego udokumentowania wydatków w postaci wynagrodzenia wypłacanego aplikantom z tytułu zastępstwa zostanie spełniony, jeżeli wydatek ten będzie potwierdzony przelewem bankowym zawierającym dane personalne aplikanta i precyzyjnie określony opis należności (tytuł przelewu), do którego zostanie załączona kserokopia sporządzonego przez adwokata upoważnienia dla aplikanta.
Taki sposób udokumentowania – w związku z brakiem pisemnych umów – spełni warunki stawiane dokumentom księgowym, określone w § 12 ust. 3 pkt 2 w związku z § 13 pkt 5 r.p.k.p.r.

Marek Jurek, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego
Odpowiedzi udzielono 17.05.2016 r.